Umsatzsteuererklärung - Einreichung, Frist, häufige Fehler und Beispiel

Nicht nur jedes Unternehmen, sondern jede umsatzsteuerpflichtige und selbstständig tätige Person muss einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung erstellen. Aber wie geht das, bis wann muss die Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben werden? Und wer genau ist eigentlich umsatzsteuerpflichtig? Was ist mit dem Kleinunternehmer, der keine Umsatzsteuer zahlt – muss die Umsatzsteuererklärung abgegeben werden? Wir haben alle wichtigen Punkte zum Thema Umsatzsteuererklärung für dich zusammengestellt!

Inhaltsangabe

1. Was ist die Umsatzsteuererklärung?
2. So reichst du eine Umsatzsteuererklärung ein
3. Umsatzsteuererklärung Frist und Strafen
4. Mehrwertsteuersätze in Deutschland
5. Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
6. Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererklärung
7. Sonderfall Kleinunternehmer
8. Vereinfache deine Umsatzsteuererklärung mit FastBill
9. Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuererklärung

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Über die Umsatzsteuererklärung gibst du die Summe deiner Umsätze (netto), die Umsatzsteuer, die du vereinnahmt hast und den Vorsteuerabzug, den du geltend machen kannst, an. Als Unternehmer musst du einmal im Jahr auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben – auch, wenn du während des laufenden Jahres keine Voranmeldungen erstellt und keine Vorauszahlungen geleistet hast.

Anhand der Umsatzsteuererklärung sieht das Finanzamt, ob du deine Umsatzsteuer im Rahmen der Vorauszahlungen unterjährig alles korrekt ans Finanzamt abgeführt hast, ob du eventuell noch etwas wiederbekommst oder ob du dem Finanzamt Geld schuldest. Hierbei handelt es sich um eine Art „Abschluss“, der alle nötigen Infos erhält, die im Rahmen der Voranmeldungen bereits übermittelt wurden. Sollten Korrekturen vorgenommen werden müssen, geschieht dies auch mithilfe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

So reichst du eine Umsatzsteuererklärung ein

Hier hat sich im Laufe der letzten Jahre einiges verändert. Heute ist es beispielsweise nicht mehr möglich, eine Umsatzsteuererklärung in Papierform einzureichen. Stattdessen nutzt du ganz einfach die elektronische Übermittlung. Das Ganze passiert zunächst über ELSTER. Wenn es dann darum geht, die Daten rund um die Umsatzsteuer zu übertragen, kannst du ebenfalls ELSTER oder eine Steuersoftware nutzen.

Besonders praktisch: Die entsprechenden Programme sind in der Regel selbsterklärend. Sie fragen einzelne Daten, wie zum Beispiel deine Unternehmensbezeichnung, deine Steuernummer, die Höhe deiner steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze und Weiteres ab. So kannst du sicher sein, dass du auch wirklich nichts vergisst. Daten, die in diesem Zusammenhang relevant werden, sind unter anderem:

• Details zu innergemeinschaftlichen Erwerben und Dreiecksgeschäften
• die Steuerschuld beziehungsweise der Erstattungsanspruch
• allgemeine Angaben zum jeweiligen Unternehmen, zum Beispiel die Steuernummer.

Die Umsatzsteuererklärung umfasst aktuell sechs Seiten. Du musst das Dokument vor der Übermittlung via ELSTER an das Finanzamt nicht unterschreiben, weil du im Rahmen der elektronischen Authentifizierung ohnehin ein Sicherheitszertifikat beantragen musst. Dieses gilt dann als Unterschrift.

Sicherlich hilft dir auch die folgende Schritt für Schritt Anleitung zur Übermittlung der Umsatzsteuer weiter:

Verschaffe dir Zutritt zu Elster Online

Beantrage das nötige Sicherheitszertifikat und registriere dich im ELSTER Portal. Dein Passwort bekommst du dann per Post zugeschickt. (Plane ein paar Tage Puffer ein, damit du im Zweifel noch ausreichend Zeit hast, um deine Termine einzuhalten.)

Entscheide dich für das richtige Formular

Über ELSTER stehen dir verschiedene Umsatzsteuererklärungsformulare zur Verfügung. Achte darauf, dass du dich für das richtige Jahr entscheidest und fülle jede Zeile aus.

Gib alle Daten ein

Wie bereits erwähnt, fragt ELSTER alle Daten, die im Zusammenhang mit deiner Umsatzsteuererklärung relevant werden, ab. Hierzu gehören unter anderem Umsätze, die Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Die Umsatzsteuer: Errechne deine Steuerschuld beziehungsweise die Höhe der Erstattung

Wenn du von deiner eingezogenen Umsatzsteuer die gezahlte Vorsteuer abziehst, erhältst du die Höhe deiner Zahllast beziehungsweise deine Erstattung. Diese trägst du in das hierfür vorgesehene Feld ein.

Versende das Formular ans Finanzamt

Am Ende kontrollierst du noch einmal, ob auch wirklich alle Angaben korrekt sind. Wirf sicherheitshalber auch einen Blick auf deine Steuernummer. Danach kannst du deine Erklärung auch schon verschicken.

Formular zur Umsatzsteuererklärung ausfüllen

Grundsätzlich ist es nicht schwer, das Formular zur Umsatzsteuererklärung auszufüllen. Alle Daten, die du hierzu brauchst, findest du in der Regel in deinen Unterlagen. Bei Bedarf hilft dir dein Steuerberater sicherlich auch gern weiter.

Trage die allgemeinen Angaben zu deinem Unternehmen, die steuerpflichtigen Umsatze (den Nettobetrag) und den hieraus resultierenden Umsatzsteuer Betrag, deine steuerfreien Umsätze (sofern vorhanden), Informationen zu innergemeinschaftlichen Erwerben und Dreiecksgeschäften, die abziehbaren Vorsteuerbeträge und die Steuerschuld/ deinen Anspruch gegenüber dem Finanzamt ein.

Umsatzsteuererklärung Frist und Strafen

Die gute Nachricht zuerst! Für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung hast du länger Zeit als für die Abgabe deiner unterjährigen Umsatzsteuer Voranmeldungen. Wann du deine Umsatzsteuererklärung abgeben musst, ist davon abhängig, ob du dich selbst um diese Aufgabe kümmerst oder ob du hiermit einen Steuerberater beauftragt hast.

Es gilt: Wenn du dich selbst, zum Beispiel mithilfe einer entsprechenden Software um deine Umsatzsteuererklärung kümmerst, hast du bis zum 31. Juli Zeit. Solltest du diesen Bereich outgesourced haben, verlängert sich die Abgabefrist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Vor allem dann, wenn du dich selbst um die Abgabe der Umsatzsteuererklärung kümmerst, solltest du die jeweils aktuellen Fristen immer noch einmal gesondert prüfen. Immerhin hat vor allem die Corona Pandemie dafür gesorgt, dass sich hier einiges verschoben hat. 

Unabhängig vom jeweiligen Stichtag zeigt der „ganz normale Alltag“ oft, dass Fristen auch übersehen werden können. Aber was solltest du tun, wenn dir genau das passiert ist? Was, wenn du die Abgabe deiner Umsatzsteuererklärung vergessen hast?

• Wenn du deine Umsatzsteuererklärung nicht abgibst, wirst du in naher Zukunft ein Schreiben vom Finanzamt erhalten. Hierauf solltest du unbedingt reagieren und dich kooperativ zeigen. Du kannst dich beispielsweise für das Vergessen entschuldigen und dem Sachbearbeiter mitteilen, dass du die Umsatzsteuererklärung spätestens am XX.XX.XXXX abgeben wirst. Natürlich solltest du dich auch an dein Versprechen halten.
• Antwortest du nicht, wirst du von Finanzamt geschätzt. Und genau das kann richtig teuer werden.

Oft zeigt sich, dass die Kommunikation mit dem Finanzamt – auch dann, wenn du vergessen hast, deine Umsatzsteuererklärung abzugeben – weitaus stressfreier ist als befürchtet. Wichtig ist natürlich, dass du eingehende Schreiben nicht ignorierst.

Mehrwertsteuersätze in Deutschland

Um deine Umsätze im Rahmen der Umsatzsteuererklärung errechnen (und auch, um deine Rechnungen schreiben) zu können, musst du dich natürlich auch ganz genau mit dem Thema „Mehrwertsteuersätze“ beschäftigen. Über sie bestimmst du, wie viel Umsatzsteuer zu einnimmst.Der „normale“ Mehrwertsteuersatz liegt in Deutschland bei 19 Prozent. Es gibt jedoch auch Lieferungen und Leistungen, bei denen du nur 7 Prozent berechnen kannst beziehungsweise musst.

Wenn du zum Beispiel:

• verschiedene Lebensmittel
• Tiere
• Bücher
• Hilfen für eingeschränkte Menschen
• Kunst

und ähnliches verkaufst, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du lediglich 7 Prozent berechnen wirst. Wichtig ist es immer, sich genau nach den aktuellen Vorgaben zu erkundigen. Auch bei der oben genannten Auflistung handelt es sich lediglich um Beispiele. Zudem gilt es zu berücksichtigen, dass der Staat manchmal auch Umsatzsteuersenkungen dazu nutzt, um – beispielsweise während und nach der Corona Pandemie – die Kaufkraft der Menschen zu unterstützen. Kurz: Auf der Suche nach dem richtigen Umsatzsteuersatz gilt es, einiges zu beachten. Eine wichtige Anlaufstelle ist in diesem Zusammenhang § 12 Umsatzsteuergesetz.

Du möchtest wissen, wie hoch die Umsatzsteuer ist, die du im Rahmen deiner Rechnungen angeben musst? Nutze den Mehrwertsteuerrechner, um mehr zu erfahren!

Die folgende Übersicht rund um Steuersätze zeigt dir, welche Regelungen hier gelten:

Herkömmlicher Steuersatz: 19 Prozent

Ermäßigter Steuersatz: 7 Prozent. Gilt auf verschiedene Produkte, wie zum Beispiel Bücher, unterschiedliche Lebensmittel und Hilfsmittel für körperlich beeinträchtigte Menschen

Null-Steuer: Wer sich in Deutschland für den Bau einer Photovoltaikanlage entscheidet, profitiert von der Null-Steuer. Das bedeutet, dass in diesem Zusammenhang keine Mehrwertsteuer anfällt. Auf Basis dieser besonderen Ausnahmen soll die Energiewende auch in finanzieller Hinsicht unterstützt werden.

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Die Umsatzsteuererklärung muss jedes Unternehmen abgeben. Wenn du eine eigene Firma hast, musst du die Umsatzsteuererklärung einmal im Jahr machen und beim Finanzamt abliefern. Wenn du selbständig bist (und kein Unternehmen führst), kommt es darauf an. Bist du Kleinunternehmer? Dann bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Hier also noch einmal kurz zusammengefasst, wer umsatzsteuerpflichtig ist:

• Unternehmer, die nicht von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind
• Selbständige, die keine Kleinunternehmer sind

Es ist also zuerst einmal jeder und jede Selbständige umsatzsteuerpflichtig, wenn es keine Befreiung gibt. §4 UStG regelt, wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist – das betrifft beispielsweise Ärzte und Versicherungsvertreter. Ansonsten besteht die Umsatzsteuerpflicht nach §1 UStG für alle Unternehmer/-innen, die im Sinne von §2 UStG Lieferungen oder andere Leistungen im Inland, gegen Entgelt im Rahmen des eigenen Unternehmens ausführen. Bleiben als Ausnahme die Kleinunternehmer/-innen.

Sonderfall Kleinunternehmer

Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen ebenfalls keine Umsatzsteuer aus. Wichtig ist es, dass auf den entsprechenden Dokumenten klar ersichtlich ist, warum lediglich der Nettobetrag in Rechnung gestellt wird. Daher musst du auf den entsprechenden Dokumenten darauf verweisen, dass du Kleinunternehmer bist und dementsprechend auch von der Kleinunternehmerregelung profitieren kannst.

Du möchtest die Sonderregelungen für Kleinunternehmer für dich in Anspruch nehmen? Voraussetzung ist, dass du im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro umgesetzt hast. Achte dementsprechend regelmäßig darauf, dass du als Selbstständiger die Voraussetzungen zur Umsatzgrenze noch erfüllst.

Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererklärung

Einige Fehler kommen immer wieder vor. Damit du davor gefeit bist, führen wir hier die häufigsten Fehler bei der Umsatzsteuer und deren Erklärung auf.

• Mängel in der Buchführung: Verbuchung falscher Belege, zeitliche Verzögerungen und ähnliches
• Falsche Auslegung der Kleinunternehmerregelung
• Falsche Rechtsform: Unternehmen, die keine Gewinne erzielen, sind keine GmbH
• Fehlende Verträge mit Angehörigen: wenn Familienangehörige im Unternehmen mithelfen, müssen Arbeitsverträge, Miet- und Darlehensverträge abgeschlossen sein
• Abweichende Beträge: Voranmeldungen immer gut überprüfen
• falsche Umsatzsteuersätze: 7 % oder 19 %?
• Verspätung: lieber eine Fristverlängerung beantragen und pünktlich abgeben

Vereinfache deine Umsatzsteuererklärung mit FastBill

Wenn du über das Hintergrundwissen, das in diesem Artikel vermittelt wurde, verfügst und gleichzeitig auf eine nutzerfreundliche Software zurückgreifen kannst, gestaltet sich die Abgabe deiner Umsatzsteuererklärung sicherlich einfacher als gedacht - und zwar unabhängig davon, ob du klassisch oder auf der Basis der Kleinunternehmer Regelung fakturierst.

Mit FastBill kannst du zum Beispiel unkompliziert deine Umsatzsteuervoranmeldung ohne Elster Zertifikat machen. Auf Basis deiner Rechnungs- und Belegdaten, wird diese von uns vollautomatisch ausgefüllt. Und per Elster-Schnittstelle kannst du sie direkt aus dem Tool ans Finanzamt schicken.

So sparst du dir ganzjährig Zeit und Nerven bei der UStVA und hast alle Daten parat, wenn es an die Jahresabrechnung geht. Teste FastBill kostenlos! Wir freuen uns, dir beweisen zu können, wie dich das Programm in deinem Alltag unterstützen kann – unabhängig davon, ob du dich entsprechenden Optionen als Kleinunternehmer oder als großes Unternehmen nutzt.

Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuererklärung

Im Rahmen der Umsatzsteuererklärung tauchen immer wieder Fragen auf. Kein Wunder! Immerhin handelt es sich hierbei um ein spannendes und wichtiges Thema, das in deinem geschäftlichen Alltag mindestens einmal im Jahr eine wichtige Rolle spielen wird und das eine Ergänzung und quasi den Abschluss deiner Umsatzsteuervoranmeldungen darstellt. Der folgende FAQ Bereich hilft dir dabei, einige Antworten zu finden.