Stundensatz kalkulieren: Berechnung des angestrebten Stundenlohns

Als Selbständiger ist nicht dein Bruttogehalt, sondern dein Stundensatz wichtig. Denn der Stundensatz ist essenziell für eine erfolgreiche Selbständigkeit. Den Stundensatz richtig zu kalkulieren, ohne dabei zu teuer, und auch nicht zu günstig zu sein, ist für viele Neuunternehmer eine Herausforderung. Wie du deinen Stundensatz berechnest, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Inhaltsangabe

1. Stundensatz kalkulieren: Warum Preise berechnet werden müssen
2. Stundensatz berechnen: In drei Schritten zu einem realistischen Preis
3. Rabatte und Skonto gewähren: Einflussfaktoren und Strategien
4. Weitere Kosten bestimmen
5. Die Nachkalkulation nicht vergessen
6. Fallbeispiel: Die Bedeutung der Stundensatzkalkulation
7. Weitere nützliche Formeln zur Berechnung des Stundensatzes
8. Stundenlohn vs. Pauschalpreise
9. Durchschnittlicher Stundenlohn 2023 in Deutschland am Beispiel von 10 Freiberuflern

Stundensatz kalkulieren: Warum Preise berechnet werden müssen

Viele Unternehmer neigen dazu, ihren Stundensatz zu schätzen und sich ausschließlich am Wettbewerb zu orientieren. Allerdings wird erst mit einer genauen Preisberechnung klar, ob und mit welchen Leistungen, Produkten oder Aufträgen Gewinne oder Verluste erzielt werden können. 

Selbst wenn du als Unternehmer über das Jahr hinweg einen Gewinn erwirtschaftest, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass dein Unternehmen profitabel ist. Es ist daher wichtig, die Kostenstruktur und den Preis angemessen zu kalkulieren, um eine nachhaltige und erfolgreiche Geschäftstätigkeit sicherzustellen. Wer einen zu niedrigen Stundenlohn ansetzt, erwirtschaftet keinen oder kaum einen Gewinn und kann somit keine Rücklagen bilden. Wer hingegen eine zu hohe Stundensatzkalkulation hat, läuft Gefahr keinen oder nur wenige Kunden zu gewinnen. Die richtige Preisgestaltung ist daher wesentlich für den Unternehmenserfolg.

Stundensatz berechnen: In drei Schritten zu einem realistischen Preis

Viele Neuunternehmer wissen nicht genau, wie man einen Stundensatz kalkuliert und worauf es hierbei ankommt. Kein Wunder, wer erst frisch selbständig ist, war es jahrelang gewohnt, ein geregeltes Monatseinkommen zu erhalten. Aber keine Sorge: Wir zeigen dir in drei einfachen Schritten, wie du zu deinem Stundensatz kommst.

Schritt 1: Berechne die verfügbare jährliche Arbeitszeit/ Arbeitsleistung

Zuerst musst du die Arbeitszeit ermitteln, die du allein oder gemeinsam mit deinen Mitarbeitern im Durchschnitt pro Jahr produktiv für Kunden leisten kannst, also die produktiven Arbeitstage bzw. Wochenarbeitszeit deiner Mitarbeiter. Dazu ziehst du von den jährlichen Kalendertagen Wochenenden, Feiertage, Urlaubszeiten und sonstige Fehlzeiten (zum Beispiel Krankheitssatz durch Krankheitstage) ab. Die verbleibenden Tage werden mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit einer Vollzeitarbeitskraft (zum Beispiel 8 Stunden bzw. 40 Stunden bei der Wochenarbeitszeit) multipliziert. Innerhalb dieser Zeit müssen alle Kosten gedeckt werden und ein angemessener Gewinn erzielt werden, um Rücklagen zu bilden.

Allerdings kann die ermittelte Wochenarbeitszeit nicht vollständig für die Erbringung von Arbeitsleistungen für deine Kunden genutzt werden. Ein Teil der Zeit wird für interne Arbeiten benötigt, wie zum Beispiel Angebote schreiben, Kundenanfragen beantworten, Reklamationen bearbeiten, Fahrtzeiten zu Kundenterminen und Weiteres. 

In dieser Zeit kannst du nicht für Kunden arbeiten, daher musst du sie von den berechneten verfügbaren Stunden abziehen. Diese "unproduktive" Zeit kannst du entweder recherchieren oder schätzen.

Den Stundenverrechnungssatz für die Arbeitsstunden im Jahr kannst du folgendermaßen berechnen:

Jährliche Kalendertage (365 Tage/Jahr)

- Wochenenden (104 Tage/Jahr)

- Feiertage (11 Tage/Jahr, je nach Bundesland)

- Urlaubstage (20 Tage/Jahr laut gesetzlichem Mindesturlaubsanspruch)

- sonstige Fehlzeiten (Krankheitstage, Tage für Weiterbildungen)

= mögliche Arbeitstage

x tägliche tarifliche Arbeitszeit (z. B. 8 Stunden/Tag)

= jährliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter

- Arbeitszeit für interne Arbeiten

= produktive Arbeitsstunden

Wenn mehrere Mitarbeiter in deinem Betrieb beschäftigt sind, kannst du wie folgt vorgehen:

Multipliziere die produktiven Stunden mit der Anzahl der auf Vollzeitarbeitskräfte umgerechneten Mitarbeiter.

Falls Mitarbeiter stark abweichende unproduktive Zeiten haben, kannst du dies mit einem anderen Prozentwert berücksichtigen. Der Geschäftsführer wird beispielsweise in der Regel als vollständig „unproduktiv“ geführt.

Schritt 2: Berechne deine Jahreskosten

Um die Kosten pro Stunde und somit den Stundenverrechnungssatz zu berechnen, musst du die voraussichtlichen Kosten, die in einem Jahr anfallen, planen und einkalkulieren. 

Die genaue Berechnung deiner Jahreskosten ist von entscheidender Bedeutung, um eine solide finanzielle Grundlage für dein Unternehmen zu schaffen. Beginne damit, alle relevanten Ausgabenposten aufzulisten, beispielsweise die Raumkosten, Lohnkosten, Versicherungen wie Sozialversicherung, Energiekosten und andere betriebliche Aufwendungen. Vergiss nicht, auch einmalige Ausgaben wie Investitionen bzw. Abschreibungen in Ausrüstung oder Renovierungen einzubeziehen. 

Addiere alle diese Kosten und multipliziere sie mit der Anzahl der Monate oder Wochen, für die Ermittlung der Jahreskosten. Denke daran, auch Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. 

Eine sorgfältige und realistische Berechnung deiner Jahreskosten ermöglicht es dir, ein effektives Budget zu erstellen, finanzielle Engpässe zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass du ausreichend Gewinn erzielst, um dein Unternehmen erfolgreich und nachhaltig zu betreiben.

Schritt 3: Berechne den konkreten Stundensatz

Nachdem du deine Jahreskosten ermittelt hast, teilst du diesen Betrag durch die verfügbare Arbeitszeit. Dadurch erhältst du den Betrag, den du pro Stunde verdienen musst, um deine Kosten zu decken und einen angemessenen Gewinn zu erzielen.

Es ist wichtig, dass du bei deinem Stundenverrechnungssatz auch andere Faktoren berücksichtigst. Dazu gehören die Marktbedingungen, die Wettbewerbssituation und der Mehrwert, den du deinen Kunden bieten möchtest. 

Eine detaillierte Analyse des Marktes und deiner Wettbewerber kann dir dabei helfen, einen wettbewerbsfähigen Stundensatz festzulegen. Gleichzeitig solltest du den Mehrwert, den deine Dienstleistungen oder Produkte bieten, berücksichtigen. Wenn du beispielsweise über spezielle Fähigkeiten oder Fachwissen verfügst, die deine Konkurrenten nicht haben, könntest du einen höheren Stundensatz rechtfertigen.

Es ist wichtig, den Stundensatz regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Da sich Kosten und Marktbedingungen im Laufe der Zeit ändern können, solltest du sicherstellen, dass dein Stundensatz weiterhin rentabel und konkurrenzfähig ist. Eine realistische Berechnung des Stundensatzes ermöglicht es dir, deine Dienstleistungen oder Produkte angemessen zu vergüten, deine Kosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen, der dein Unternehmen erfolgreich und nachhaltig macht.

Rabatte und Skonto gewähren: Einflussfaktoren und Strategien

Zusätzlich zu den grundlegenden Berechnungen für den Stundensatz gibt es weitere Kriterien, die Einfluss auf die endgültige Preisgestaltung haben können. Rabatte und Skonto beispielsweise sollten berücksichtigt werden. 

Rabatte sind Preisnachlässe, die du deinen Kunden gewähren kannst, um beispielsweise langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen oder größere Aufträge zu gewinnen. Der Rabatt wird in der Regel vom Gesamtbetrag abgezogen und verringert somit den tatsächlichen Preis pro Stunde.

Skonto hingegen ist ein Preisnachlass, der gewährt wird, wenn die Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt. Zum Beispiel könntest du deinen Kunden einen Skonto von 2 % gewähren, wenn sie die Rechnung innerhalb von 10 Tagen begleichen. Skonto bietet Anreize für eine schnelle Zahlung und kann sich positiv auf deine Liquidität auswirken. 

Es ist wichtig zu beachten, dass Rabatte und Skonto deine Rentabilität beeinflussen können. Daher sollten sie sorgfältig kalkuliert und mit deinen Gesamtkosten und Gewinnzielen in Einklang gebracht werden.

Weitere Kosten bestimmen

Bei der Preisgestaltung deiner Dienstleistungen oder Produkte sind neben den grundlegenden Kostenfaktoren auch weitere Ausgaben zu berücksichtigen, die die Kundenaufträge beeinflussen können. Dazu gehören beispielsweise der Anfahrtsweg, Übernachtungskosten oder Telefonate zur Abstimmung, wofür Zuschläge in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen.

Der Anfahrtsweg zu einem Kundenstandort kann zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere wenn die Entfernung groß ist. Die Reisezeit und die damit verbundenen Reisekosten wie Benzinkosten oder Transportmittel sollten in deine Preisgestaltung einfließen. Je nach Auftragsgröße und Kundenbeziehung kannst du entscheiden, ob du diese Kosten separat berechnest oder in den Stundensatz oder Pauschalpreis (bzw. Honorar) einbeziehst.

Für manche Projekte kann sogar eine Übernachtung erforderlich sein, insbesondere wenn der Kunde an einem entfernten Standort oder in einer anderen Stadt ansässig ist. Für Kosten wie Übernachtungen, einschließlich Unterkunft und Verpflegung, sollten daher Zuschläge in deiner Kalkulation berücksichtigt werden. Du kannst entscheiden, ob du diese Kosten direkt an den Kunden weitergibst oder ob du sie in deinen Stundensatz oder Gesamtpreis einrechnest.

Telefonate zur Abstimmung mit deinen Kunden sind ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Bei der Abstimmung von Details, Projektfortschritten oder Änderungen können Telefonate erforderlich sein. Es ist wichtig, die damit verbundenen Telefonkosten angemessen zu berücksichtigen. Du kannst entscheiden, ob du diese Kosten gesondert abrechnest oder in deine allgemeine Preisgestaltung integrierst.

Falls diese zusätzlichen Kosten einen erheblichen Einfluss auf deine Rentabilität haben, kannst du sie auch gesondert verrechnen. Alternativ könntest du sie in deinen allgemeinen Stundensatz oder Gesamtpreis einkalkulieren, um eine transparente und einfache Preisstruktur zu gewährleisten.

Die Nachkalkulation nicht vergessen

Sind die Kosten erst einmal kalkuliert, ist es wichtig im laufenden Betrieb zu überprüfen, ob die Kalkulation der Kosten auch mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen. Mit einer Nachkalkulation wird sichtbar, ob verschiedene Kosten höher ausfallen und somit auch der Stundensatz angepasst werden muss.  

Fallbeispiel: Die Bedeutung der Stundensatzkalkulation

Beispiel für die Berechnung des Stundensatzes: 

Max ist der Inhaber einer Marketingagentur, die verschiedene Dienstleistungen wie strategisches Marketing, Social-Media-Management und Content-Erstellung anbietet. Er möchte sicherstellen, dass seine Kosten gedeckt werden und ein angemessener Gewinn erzielt wird. Die Stundensatzkalkulation spielt dabei eine wichtige Rolle.

Schritt 1: Berechnung der verfügbaren Arbeitszeit

Max berücksichtigt die Wochenarbeitszeit und Arbeitstage seiner Mitarbeiter, die 40 Stunden und fünf Arbeitstage pro Woche arbeiten. Nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen und Urlaubstagen ergibt sich eine verfügbare Jahresarbeitszeit von durchschnittlich 2.000 Stunden pro Mitarbeiter.

Schritt 2: Berechnung der Jahreskosten

Max analysiert die jährlichen Kosten der Agentur. Dazu gehören Raumkosten für das Büro, Personalkosten, Ausgaben für Marketingtools und -software, Sozialversicherung und andere Versicherungen, Lohnkosten, Unternehmerlohn, Kosten für Büromaterialien und andere laufende Kosten. Die geschätzten Jahreskosten belaufen sich auf 300.000 Euro.

Schritt 3: Berechnung des konkreten Stundensatzes

Max teilt nun die Jahreskosten (300.000 Euro) durch die verfügbare Arbeitszeit (2.000 Stunden) und erhält einen Stundensatz von 150 Euro pro Stunde. Dieser Stundensatz ermöglicht es ihm, die Kosten seiner Agentur zu decken und einen angemessenen Gewinn zu erzielen.

Zusätzliche Kostenfaktoren

Max berücksichtigt auch zusätzliche Kostenfaktoren, die spezifisch für seine Marketingagentur sind. Dazu gehören Reisekosten für Kundentreffen, Kosten für Werbematerialien und -kampagnen sowie eventuelle Ausgaben für externe Dienstleister oder Freelancer. Er stellt sicher, dass diese Kosten in die Kalkulation einfließen und den Stundensatz entsprechend anpassen.

Marktanalyse und Wettbewerb

Max führt eine Marktanalyse durch, um die Preise und Stundensätze anderer Marketingagenturen in seiner Region zu recherchieren. Er berücksichtigt die Wettbewerbssituation und den Mehrwert, denn seine Agentur bietet, wie z. B. Fachkenntnisse, Erfahrung und Qualität der Dienstleistungen. Basierend auf dieser Analyse setzt er einen wettbewerbsfähigen Stundensatz fest, der die Positionierung seiner Agentur am Markt unterstützt.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Max versteht, dass sich die Kosten und die Marktsituation im Laufe der Zeit ändern können. Er plant regelmäßige Überprüfungen des Stundensatzes, um sicherzustellen, dass er weiterhin rentabel und wettbewerbsfähig ist. Bei steigenden Kosten oder zusätzlichem Mehrwert passt er den Stundensatz entsprechend an, um den Gewinn zu steigern.

Weitere nützliche Formeln zur Berechnung des Stundensatzes

Zur Preisgestaltung gibt es neben dem Stundenverrechnungssatz auch noch zusätzlichen Formeln, die wir dir genauer vorstellen möchten, um deinen Stundensatz zu berechnen.

Markup-Formel:

Die Markup-Formel wird verwendet, um den Verkaufspreis auf Basis der Kosten zu berechnen. Sie wird oft in Einzelhandelsgeschäften und E-Commerce verwendet.

Berechnung: Verkaufspreis = Kosten * (1 + Markup-Prozentsatz)

Die Markup-Formel eignet sich gut für Unternehmen, die physische Produkte verkaufen, da sie die Produktkosten und einen angemessenen Gewinn berücksichtigt.

Break-Even-Formel:

Die Break-Even-Formel wird verwendet, um den Punkt zu berechnen, an dem die Einnahmen die Kosten decken und kein Gewinn oder Verlust entsteht. Sie hilft bei der Bestimmung des Mindestumsatzes, den ein Unternehmen erzielen muss.

Berechnung: Break-Even-Umsatz = Gesamtkosten / Deckungsbeitragsquote

Die Break-Even-Formel ist besonders nützlich für Start-ups oder Unternehmen, die neue Produkte oder Dienstleistungen einführen, um zur Ermittlung jenes Punktes, an dem sie profitabel werden.

Um den Stundensatz zu ermitteln, teilst du den Mindestumsatz durch die maximal verkaufbaren Arbeitsstunden. Dadurch erhältst du deinen Brutto-Stundensatz, der notwendig ist, um den erforderlichen Umsatz zu generieren und sich deine Selbstständigkeit finanziell lohnt.

Lebenszykluskosten-Formel:

Die Lebenszykluskosten-Formel wird verwendet, um die Gesamtkosten eines Produkts über seinen gesamten Lebenszyklus zu berechnen. Sie berücksichtigt nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Wartung, Reparatur und Entsorgung.

Berechnung: Lebenszykluskosten = Anschaffungskosten + Betriebskosten + Wartungskosten + Entsorgungskosten

Die Lebenszykluskosten-Formel ist besonders relevant für Unternehmen, die langlebige Produkte herstellen oder Dienstleistungen mit langfristigen Verträgen anbieten.

Stundenlohn vs. Pauschalpreise

Wenn du deine Dienstleistungen anbietest, stehst du vielleicht vor der Frage, ob du deinen Kunden einen Stundenlohn (bzw. ein Honorar) oder einen Pauschalpreis in Rechnung stellen sollst. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile, die du abwägen musst.

Der Stundenlohn bietet eine klare Abrechnung, bei der deine Kunden nur für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zahlen. Das ermöglicht dir eine flexible Anpassung der Kosten je nach Aufwand. Der Stundenlohn ist besonders geeignet, wenn du den Umfang deiner Arbeit nicht genau vorhersagen kannst oder wenn es wichtig ist, die Zeit genau zu erfassen. Außerdem kannst du anhand des Stundenlohns deine Leistung bewerten und deine Produktivität im Blick behalten.

Allerdings kann der Stundenlohn für deine Kunden manchmal unberechenbar sein und zu Unsicherheiten bei der Budgetplanung führen. Sie haben möglicherweise Schwierigkeiten, den Gesamtpreis im Voraus abzuschätzen, besonders wenn sich der Projektumfang ändert. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie das Gefühl haben, für eine ineffiziente Arbeitsweise zu bezahlen.

Pauschalpreise hingegen bieten deinen Kunden eine klare Preisstruktur und ermöglichen eine einfache Budgetplanung. Von Anfang an wissen sie, wie viel sie insgesamt für deine Dienstleistung bezahlen müssen, unabhängig von der tatsächlich benötigten Zeit. Pauschalpreise sind vor allem dann vorteilhaft, wenn der Projektumfang gut definiert und vorhersehbar ist. Deine Kunden haben die Sicherheit, dass der vereinbarte Preis nicht überschritten wird, es sei denn, es gibt zusätzliche Leistungen oder Änderungen im Umfang.

Allerdings besteht bei Pauschalpreisen die Gefahr, dass du deine Zeit und Ressourcen nicht effizient nutzt, da der Preis unabhängig von der tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeit festgelegt ist. Das kann zu Überlastung oder fehlender Rentabilität führen, wenn der tatsächliche Aufwand die erwarteten Arbeitsstunden übersteigt.

Letztendlich hängt die Entscheidung zwischen Stundenlohn und Pauschalpreisen von verschiedenen Faktoren ab. Es ist auch möglich, eine Kombination beider Ansätze zu wählen, indem du beispielsweise einen Pauschalpreis für bestimmte Leistungen vereinbarst und zusätzliche Stunden separat abrechnest. 

Durchschnittlicher Stundenlohn 2023 in Deutschland am Beispiel von 10 Freiberuflern

Der durchschnittliche Stundenlohn in Deutschland im Jahr 2023 variiert je nach Beruf und Marktbedingungen. Hier ist ein Überblick über den durchschnittlichen Stundenlohn von zehn Freiberuflern:

Coach: Als Coach kannst du einen durchschnittlichen Stundenlohn zwischen 100 und 350 Euro erwarten, abhängig von deiner Erfahrung und Spezialisierung.

Fotograf: Fotografen verdienen im Durchschnitt zwischen 50 und 80 Euro pro Stunde. Die genaue Höhe hängt von der Art der Fotografie (z. B. Hochzeitsfotografie oder Produktfotografie) und deinem Erfahrungsniveau ab. Oftmals wird hierbei ein Tagessatz vereinbart.

Grafiker: Grafikdesigner verdienen in der Regel zwischen 50 und 70 Euro pro Stunde. Die genaue Vergütung kann von Faktoren wie dem Umfang des Projekts und der Komplexität der Aufgaben abhängen.

Übersetzer: Der durchschnittliche Stundenlohn für Übersetzer liegt zwischen 40 und 60 Euro. Dies kann jedoch je nach Sprachkombination, Fachgebiet und Schwierigkeitsgrad der Übersetzung variieren.

Copywriter: Copywriter verdienen durchschnittlich zwischen 50 und 70 Euro pro Stunde. Die genaue Vergütung hängt von deiner Erfahrung, dem Umfang des Projekts und der Art der Texte (z. B. Werbetexte oder Website-Inhalte) ab.

Trainer: Als Trainer kannst du mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 60 bis 100 Euro rechnen. Der genaue Betrag hängt von deinem Fachgebiet und deiner Expertise ab.

Handwerker: Handwerker verdienen in der Regel zwischen 40 und 70 Euro pro Stunde, abhängig von ihrer Qualifikation, dem Fachgebiet und der Region, in der sie tätig sind.

Yogalehrer: Der Stundenlohn für Yogalehrer liegt im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Euro. Dies kann von Faktoren wie dem Standort, der Erfahrung und der Art des Unterrichts (z. B. Gruppenunterricht oder Einzelstunden) abhängen.

Speaker: Als Speaker kannst du einen Stundenlohn zwischen 200 und 500 Euro erwarten. Die genaue Höhe hängt von deinem Bekanntheitsgrad, deiner Expertise und der Art der Veranstaltung ab. Hier sind häufig Pauschalpreise wie Tagessätze üblich.