Steuernachzahlung vermeiden als Selbstständiger

Eine Steuernachzahlung ist der Horror für jeden Selbstständigen. Denn als wenn die Steuererklärung nicht schon aufwendig genug wäre, kommt das Finanzamt hinterher um die Ecke und will noch mehr Geld. Dabei warst du doch schon das ganze Jahr über ein braver Steuerzahler!?

Wer dann trotz saftiger Steuernachzahlung nicht Pleite geht, nagt meist trotzdem noch länger daran. Viele Selbstständige müssen deswegen sogar ihren Urlaub streichen oder sogar einen Kredit aufnehmen.

Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer... Für alle Steuern können theoretisch Steuernachzahlungen anfallen. Auf welche du achten solltest und was du während des Jahres bereits erledigen kannst, erklären wir dir in diesem Beitrag.

Wir haben uns dafür Rat von einem Experten geholt: Christian Deák, Steuerberater bei der DHW Steuerberatung, hat einige wichtige Fragen rund um Thema Steuernachzahlung beantwortet und gemeinsam geben wir 5 nützliche Tipps, wie du Steuernachzahlungen vermeiden kannst.

Zum Thema Steuernachzahlung haben wir Steuerberater Christian Deák von der DHW Steuerberatung um Rat gefragt

Welche Steuern musst du überhaupt zahlen?

Vorab klären wir, welche Steuern dich als Selbstständigen überhaupt betreffen und wo dabei Steuernachzahlungen anfallen können.

Wie eingangs erwähnt gibt es vier relevante Steuern: Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer. Diese Steuern lassen sich nochmal in zwei verschiedene Bereiche aufteilen: Ertragsteuer und Umsatzsteuer.

Die Ertragsteuer

Eine Ertragsteuer besteuert, wie der Name schon sagt, den Ertrag, also das Einkommen bzw. den Gewinn. Abhängig von der Rechtsform deiner Unternehmung bist du von einer anderen Steuer betroffen.

Christian Deák: Generell gilt: Körperschaften (wie UG(h), GmbH, AG) zahlen Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer. Natürliche Personen, die keinen “Katalogberuf” nach § 18 EStG ausüben (Steuerberater, Rechtsanwälte, Künstler, etc.) zahlen Einkommensteuer und Gewerbesteuer. Die Gewerbesteuer an sich zahlt man vereinfacht ausgedrückt ab einem Gewinn von mehr als 24.500 € und sie kann zum Großteil auf die zu zahlende Einkommensteuer angerechnet werden!

Einkommensteuer

Alle natürlichen Personen müssen Einkommensteuer zahlen. Arbeitnehmer müssen sich jedoch nicht damit beschäftigen. Für sie zahlt der Arbeitgeber die Steuer anteilig direkt an das Finanzamt. Selbstständige hingegen müssen die Steuer selbst abführen. Die Höhe bemisst sich durch die Höhe deines Einkommens . Entweder zahlst du diese Steuern quartalsweise im Voraus oder als Steuernachzahlung. Doch dazu später mehr.

Wichtig: Bist du nebenberuflich selbstständig, zahlst du sowohl Lohnsteuer als auch Einkommensteuer.

Körperschaftsteuer

Alle juristischen Personen (z.B. Kapitalgesellschaften) hingegen müssen Körperschaftsteuer an den Staat abführen. Sie entspricht der Einkommensteuer für natürliche Personen, nur eben für GmbH und AG. Auch für die Körperschaftsteuer fallen quartalsweise Vorauszahlungen an und auch Steuernachzahlungen sind nach Abgabe der Steuererklärung möglich.

Gewerbesteuer

Wer ein Gewerbe betreibt, zahlt Gewerbesteuer. Dabei musst du als Selbstständiger jeden Euro über dem Freibetrag von 24.500 Euro besteuern. Auch die Gewerbesteuer musst du quartalsweise im Voraus zahlen. Somit können auch hier, nach Abgabe der Steuererklärung, Nachzahlungen anfallen.

Für Kapitalgesellschaften gibt es übrigens keinen Freibetrag. Hier muss deine GmbH, genau wie bei der Körperschaftsteuer, jeden gewonnenen Euro versteuern.

Die Umsatzsteuer

Der wohl prominenteste und wichtigste Vertreter der Steuern ist die Umsatzsteuer. In Deutschland macht die Umsatzsteuer über 30% des gesamten Steueraufkommens aus. Umsatzsteuer fällt immer an, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft wird.

Da die Umsatzsteuer eigentlich für Endverbraucher gilt, kannst du dir als Selbstständiger im Umkehrschluss die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer durch das Finanzamt von deiner Umsatzsteuerzahllast abziehen lassen.

Sofern du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst auch du Umsatzsteuer von deinen Kunden einziehen und an das Finanzamt abführen.

Wie entstehen Steuernachzahlungen?

Christian Deák: Nachzahlungen können nur entstehen, wenn die Vorauszahlungen nicht hoch genug waren und nicht angepasst wurden. Dies passiert in der Praxis regelmäßig: Das Finanzamt weiß erst was man verdient hat, wenn ein Jahresabschluss mit den dazugehörigen Steuererklärungen abgegeben wurde.

Christian Deák erklärt im Video, wie du Steuernachzahlungen vorbeugen kannst.

Das Finanzamt weiß nicht, was du verdienst

Ein weit verbreiteter Mythos ist, dass das Finanzamt durch die monatlich oder vierteljährlich abgegebene Umsatzsteuervoranmeldung Einblick in deine Zahlen hat und somit ja weiß, was du verdienst. Das ist zwar nicht richtig so, aber zumindest eine Steuernachzahlung für die Umsatzsteuer lässt sich vermeiden.

Christian Deák: Es gibt Ertragsteuern (Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer) und Umsatzsteuern. Eine Steuernachzahlung im Bereich der Umsatzsteuer kann theoretisch kaum vorkommen, wenn du unterjährig alles korrekt verbuchst und meldest. Die gesamte Nachzahlung wäre demnach 0,00 Euro, da unterjährig bereits alles gemeldet und abgeführt wurde.

Steuernachzahlungen durch Ertragsteuern

Christian Deák: Die berühmten Nachzahlungen kommen dadurch zustande, dass nun die Ertragsteuern nachgefordert werden (wie oben erwähnt: Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer).

Ein Beispiel:

Der Jahresabschluss 2016 und alle dazugehörigen Steuererklärungen werden vom Steuerberater im September 2017 erstellt und gemeldet. Die Nachzahlung beträgt insgesamt 20.000 €.

Der Bescheid ergeht im Januar 2018.

Da bislang auch das Kalenderjahr 2017 abgelaufen ist (Bescheid ergeht ja im Januar 2018), werden nun folgende Zahlungen fällig:
1. Nachzahlung für 2016: 20.000 €
2. Nachträgliche Vorauszahlung 2017: 20.000 €
Summe: 40.000 € - zahlbar innerhalb von 4 Wochen!

Zudem werden nun quartalsweise 5.000 € von deinem Konto im laufenden Jahr 2019 abgebucht. Dies ergibt natürlich auch Sinn: Würdest du konstante Einnahmen und Ausgaben haben, so kann es hier nicht mehr zu hohen Nachzahlungen kommen. Du hast bereits unterjährig 20.000 € im Voraus gezahlt.

Demnach weiß das Finanzamt immer (dies ist systembedingt) zu spät, was du verdienst.

Achtung: Augen auf auch bei der Krankenversicherung

Keine Steuernachzahlung, aber trotzdem wichtig: Auch bei der freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung kann es für dich, wie bei den zuvor genannten Steuern, zu Nachzahlungen kommen.

Christian Deák: Die freiwillig gesetzliche Krankenversicherung bemisst sich ebenfalls an dem ergangenen Steuerbescheid und kann empfindliche Nachzahlungen verlangen. Die Sozialversicherungsträger können ebenfalls erst dann wissen was du verdient hast, wenn der Steuerbescheid ergangen ist. Bis dahin sind deine Zahlungen allenfalls geschätzt und werden demnach nachgefordert.

Eine Alternative bietet die private Krankenversicherung mit fixen Beitragssätzen. Hier gilt es im Einzelfall zu prüfen, ob eine private KV günstiger ist. Sprich hierzu aber bitte mit deinem Steuerberater und nicht mit den Versicherungsvertretern. 😉

Wie du Steuernachzahlungen vermeiden kannst

So, genug Horrorszenarien durchgespielt. Jetzt bekommst du von uns die versprochenen 5 Tipps, mit denen du Steuernachzahlungen vermeiden kannst. Wenn du diese Tipps befolgst, solltest du nach der nächsten Steuererklärung keine Probleme bekommen. Nach der Infografik haben wir die fünf Punkte nochmal im Detail ausgeführt.

Infografik: 5 Tipps zur Vermeidung von Steuernachzahlungen

Umsatzsteuer immer korrekt abführen

Wie oben von Christian Deák beschrieben, dürfte die Umsatzsteuer eigentlich kein Problem darstellen. Wenn du sie korrekt abführst, hast du keine Steuernachzahlung zu befürchten. Achte darauf, dass du - sofern du umsatzsteuerpflichtig bist - die Steuer von deinen Kunden einziehst und an das Finanzamt abführst.

Christian Deák erklärt die Umsatzsteuervoranmeldung

Mit FastBill musst du beim Rechnungen schreiben übrigens nicht groß rechnen, sondern weist die Steuer direkt korrekt auf deinen Rechnungen aus.

➡️ Tipp #1: Führe die Umsatzsteuer bereits unterjährig korrekt ab!

Ertragsteuern im Voraus zahlen

Sofern möglich, solltest du deine Ertragsteuern unbedingt im Voraus zahlen. Eine Stückelung nach Quartalen ist deutlich einfacher zu bewerkstelligen, als eine große Steuernachzahlung nach Abgabe der Steuererklärung.

Zahlst du im Voraus, merkst du außerdem schnell, ob deine Finanzplanung sinnvoll ist. Läuft es nicht gut, musst du so nur ein Quartal etwas spartanischer leben. Im Vergleich zu einem ganzen Jahr, wenn du die Ertragsteuer komplett nach der Steuererklärung zahlst.

➡️ Tipp #2: Zahle die Ertragsteuern im Voraus!

Passende Beträge direkt zurücklegen

Um gar nicht erst in Bedrängnis zu geraten, solltest du von deinen Einkünften direkt anteilig etwas für die Umsatzsteuer und die Einkommensteuer zurücklegen. Lege für dich passende Steuersätze fest. Wieviel Prozent Einkommenssteuer du bezahlen musst, ist übrigens auch abhängig von deiner Steuerklasse. Hier eine kurze Übersicht:

Verkaufst du überwiegend Waren oder Dienstleistungen zu 19% Umsatzsteuer, solltest du direkt 19% deiner Einkünfte für die Umsatzsteuer zurücklegen.

Lege außerdem einen Satz für die Einkommensteuer fest, berücksichtige deine Wachstumspläne und schlag ruhig ein paar Prozente drauf. Hast du letztes Jahr z.B. 27% Einkommensteuer gezahlt, lege am besten direkt 30% oder noch etwas mehr zurück.

So bist du garantiert auf der sicheren Seite und kannst dir im Zweifelsfall nächstes Jahr einen Urlaub von den Rückzahlungen gönnen.

Eine solche Funktion hat beispielsweise das Geschäftskonto von Kontist direkt integriert. Hier definierst du Steuersätze und die Banking-App legt automatisch die jeweiligen Beträge zurück. Kontist verfügt außerdem über eine einzigartige Integration zu FastBill, die eine Echtzeit-Synchronisierung von Buchhaltung und Banking möglich macht.

Auch N26 geht mir Spaces nun in eine ähnliche Richtung, wenngleich die Automatisierung noch nicht vorhanden ist. Automatisierte Spaces für Geschäftskonten wären hier eine tolle Ergänzung für Selbstständige.

➡️ Tipp #3: Nutze ein smartes Bankkonto!

Finanzen im Überblick behalten

Eine gute Finanzplanung ist das A und O für jeden Selbstständigen. Hast du deine Liquidität nicht im Blick, kann es früher oder später schnell mal eng werden. Wichtig ist, dass du stets einen Überblick hast, welche Ausgangs- und Eingangsrechnungen bereits bezahlt bzw. noch offen sind. Hierbei hilft vor allem eine Buchhaltungssoftware wie FastBill. Hier siehst du immer auf einen Blick, was bezahlt ist und was nicht.

Wenn du diese Dinge automatisieren und nicht selbst nachverfolgen willst, schau dir FastBill Premium an. Mit FastBill Premium musst du nie wieder Belege sammeln und sortieren, Bankkonten und Belege abgleichen oder deine vorbereitende Buchhaltung selbst machen. Darüber hinaus bekommst du zwei Mal pro Monat einen Report über offene und fehlende Belege.

➡️ Tipp #4: Behalte deine Finanzen im Überblick

Unterstützung vom Experten: Dein Steuerberater

Trotz der besten Vorbereitung hast du wahrscheinlich oft weder Zeit noch Lust, dich um Steuerrücklagen und Hochrechnungen zu kümmern. Zum Glück gibt es genug Experten, die sich damit auskennen und dich unterstützen können.

Ein guter Steuerberater ist buchstäblich Gold wert. Er hält dir nicht nur den Rücken frei, sodass du dich um dein Unternehmen kümmern kannst, sondern hilft dir auch aktiv dabei Steuernachzahlungen zu vermeiden oder steuerliche Gestaltungsräume zu finden.

Nach dem Motto "Nie wieder Buchhaltung" bieten wir Selbstständigen eine tiefe Verzahnung mit der DHW Steuerberatung an. Christian Deák selbst nutzt FastBill aktiv und empfiehlt es seinen Mandanten im Rahmen unseres gemeinsamen Rundum-Sorglos-Services für die Buchhaltung.

Christian Deák: Um den Horror von Steuernachzahlungen zu verhindern, führen wir von der DHW Steuerberatung zweimal jährlich eine kostenlose Steuerhochrechnung für dich durch! Hier teilen wir dir mit, wieviel Geld du noch zurücklegen solltest. Dies kann auch unter Berücksichtigung von saisonalen Schwankungen erfolgen.

Um dir als Selbständigen, der sich mit solchen Dingen nicht selber beschäftigen möchte, eine finanzielle Sicherheit geben zu können, kannst du dir bei der DHW Steuerberatung diesen Service buchen. Dann spart man sich das böse Erwachen.

➡️ Tipp #5: Suche dir einen innovativen Steuerberater!