Mitarbeiter anmelden: Die Checkliste für Arbeitgeber

Wenn du dich als Unternehmer dazu entschlossen hast, deine Geschäfte nicht mehr allein bestreiten zu wollen und Mitarbeiter in ein Beschäftigungsverhältnis einstellst, musst du diese natürlich auch offiziell anmelden… zumindest dann, wenn diese beispielsweise nicht als Freiberufler für dich tätig sind, sondern fest bei dir arbeiten.

Aber wann müssen Mitarbeiter eigentlich angemeldet werden? Welche Ämter interessiert es, ob du ein Team beschäftigst? Und welche Unterlagen brauchst du? Und was hat es eigentlich mit deiner Betriebsnummer auf sich? In den folgenden Abschnitten erfährst du mehr.

Hierbei wirst du unter anderem auch feststellen, dass nicht nur du allein beim Anmelden eines neuen Mitarbeiters in der Pflicht stehst. Auch der Arbeitnehmer muss einige Informationen liefern. Nicht „irgendwann“, sondern zu bestimmten Fristen – manchmal sogar per Sofortmeldung.

Bitte beachten: Damit du als Unternehmer überhaupt Mitarbeiter einstellen kannst, brauchst du:

• eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit
• eine Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
• eine Registrierung beim Finanzamt.

Inhaltsangabe

1. Müssen Arbeitnehmer immer angemeldet werden?
2. Wann muss man einen neuen Mitarbeiter anmelden?
3. Benötigte Unterlagen für die Anmeldung neuer Mitarbeiter
4. Mitarbeiter anmelden: Übersicht aller Ämter
5. FAQ - Mitarbeiter anmelden

Müssen Arbeitnehmer immer angemeldet werden?

Grundsätzlich gilt: Wenn du als Arbeitgeber deiner Verpflichtung, neue Mitarbeiter und deren Beschäftigungsverhältnis anzumelden, nicht nachkommst, riskierst du teilweise hohe Strafen bis zu 25.000 Euro.

Um herauszufinden, mit welchen Pflichten du hier konfrontiert wirst, musst du im ersten Schritt herausfinden, für welche deiner Mitarbeiter überhaupt eine Versicherungspflicht besteht.

Eine Frage, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielt, ist: „Handelt es sich bei der betreffenden Tätigkeit um eine selbstständige oder um eine abhängige Tätigkeit?“. Letzteres gilt, wenn der betreffende Mitarbeiter weisungsgebunden und in deinen Betrieb integriert ist, weil er über keine eigene Betriebsstätte verfügt und nicht selbst über seine Arbeitszeit bestimmen kann. Zudem erhält er Lohn bzw. Gehalt und stellt keine Rechnungen.

Solltest du dir unsicher sein, ob du einen Mitarbeiter anmelden musst oder nicht, hilft dir die Deutsche Rentenversicherung weiter.

Sonderregelungen gelten in diesem Zusammenhang für Minijobber. Dieses Beschäftigungsverhältnis ist bis zu einem Verdienst von 520 Euro im Monat bzw. 6.240 Euro pro Jahr nicht sozialversicherungspflichtig. Dennoch bist du als Arbeitgeber verpflichtet, sie bei der Minijobzentrale anzumelden und die entsprechenden monatlichen Abgaben zu zahlen. Im Gegensatz hierzu kümmert sich die jeweilige Krankenkasse bei deinen festen Arbeitnehmern um den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge.

Freiberufliche Kräfte musst du nicht anmelden. Sie sind dazu verpflichtet, sich selbst um ihre Versicherung zu kümmern. Strenggenommen bist du nicht ihr Arbeit-, sondern vielmehr Ihr Auftraggeber. Du buchst ihre Leistungen und sie handeln auf eigene Rechnung. Mit Hinblick auf das Thema Sozialversicherung bist du hier komplett außen vor. Somit musst du dich, falls du ausschließlich Freiberufler beschäftigst, auch nicht um eine Betriebsnummer kümmern.

Wann muss man einen neuen Mitarbeiter anmelden?

Es gibt unterschiedliche Tatbestände, die von einem Arbeitgeber eine Meldung bei der Sozialversicherung erfordern. So musst du:

• den Beschäftigungsbeginn und dessen Ende
• eine Unterbrechung der Entgeltzahlung
• die Jahresmeldung
• einen Wechsel bei der Krankenkasse

anzeigen. Ansprechpartner sind hier die Krankenkassen oder (im Falle von geringfügigen Beschäftigungen) die bereits erwähnte Minijobzentrale. Das komplette Meldeverfahren erfolgt online und dementsprechend deutlich komfortabler als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Selbstverständlich werden die entsprechenden Daten sicher und verschlüsselt übertragen.

Damit du deinen Verpflichtungen rund um das Beschäftigungsverhältnis nachkommst, ist es jedoch nicht nur wichtig, überhaupt, sondern auch rechtzeitig zu melden. Es gilt, dass du eine neue Beschäftigung mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung anzeigen musst – spätestens jedoch nach sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Doch Vorsicht! Es gibt auch Ausnahmen! Je nachdem, in welchem Bereich dein Unternehmen tätig ist, kann es sein, dass du zu einer Sofortmeldung verpflichtet bist. Diese Sonderregelung gilt unter anderem für die folgenden Branchen und Bereiche:

• Baugewerbe
• Gaststättengewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen, die im Bereich der Forstwirtschaft tätig sind
• Fleischwirtschaft
• Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Ansprechpartner für die Sofortmeldung ist die Rentenversicherung. Wenn Arbeitnehmer aus einem versicherungspflichtigen Verhältnis ausscheiden, musst du sie natürlich auch abmelden – mit der nächsten Lohnabrechnung bzw. spätestens nach sechs Wochen nachdem das Arbeitsverhältnis beendet ist.

Wenn du deinen neuen Mitarbeiter bzw. dessen Beschäftigungsverhältnisnicht innerhalb der vorgegebenen Frist anmeldest, arbeitet dieser schwarz für dich. Das bedeutet, dass du dich strafbar machst.

Benötigte Unterlagen für die Anmeldung neuer Mitarbeiter

Damit du deinen neuen Mitarbeiter korrekt bei den entsprechenden Stellen (s. u.) anmelden kannst, brauchst du verschiedene Unterlagen. Hier bist du unter anderem auch auf die Hilfe deines zukünftigen Mitarbeiters angewiesen. Dieser muss dir die folgenden Informationen bzw. Dokumente liefern:

• die Steueridentifikationsnummer
• der Sozialversicherungsausweis
• seine gewünschte Krankenkasse (eine Mitgliedsbescheinigung, wie es früher der Fall war, brauchst du heute nicht mehr)
• eine Bescheinigung, aus der hervorgeht, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter bei seinem vorherigen Arbeitnehmer genommen hat
• Unterlagen zu VWL („Vermögenswirksame Leistungen“)
• gegebenenfalls eine Arbeitserlaubnis (gilt nur für ausländische Mitarbeiter)
• gegebenenfalls einen Schwerbehindertenausweis
• gegebenenfalls eine Gesundheitsbescheinigung (abhängig von der jeweiligen Beschäftigung).

Nicht verpflichtend, aber dennoch sinnvoll ist es, für jeden Mitarbeiter einen Personalfragebogen anzulegen. Hier trägst du alle relevanten Daten ein und verfügst jederzeit über einen Überblick über alle wichtigen Stammdaten. Achte darauf, diese aktuell zu halten. Am einfachsten ist es natürlich, auch besagte Stammdaten digital zu hinterlegen.

Mitarbeiter anmelden: Übersicht aller Ämter

Das Einstellen eines neuen Mitarbeiters ist immer auch mit Bürokratie verbunden. Die gute Nachricht ist: Wenn du eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt hast und deine neue Kraft einmal angemeldet ist, läuft alles weitestgehend automatisiert ab. Auch das Meldeverfahren ist vergleichsweise unkompliziert. Solltest du deine Steuer- und Personalangelegenheiten an einen Steuerberater outgesourced haben, kannst du ihn auch damit beauftragen, die entsprechenden Aufgaben zu übernehmen.

Damit du hierbei nicht die Übersicht verlierst, findest du in den folgenden Abschnitten alles, was du zu den unterschiedlichen Stellen, aber auch zu den jeweils benötigten Dokumenten wissen musst. Grundsätzlich gilt: Alle Arbeitnehmer, die fest in einem Unternehmen mit Betriebsnummer angestellt sind, werden in Deutschland gesetzlich über die Sozialversicherung abgesichert.

Anmeldung neuer Mitarbeiter beim Finanzamt

Damit du deinen neuen Mitarbeiter ordnungsgemäß abrechnen kannst, brauchst du seine Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese sind: Die Steuerklasse und der Faktor, das Kirchensteuermerkmal, die Zahl der Kinderfreibeträge, der Hinzurechnungsbetrag und der Lohnsteuerfreibetrag.

In diesem Zusammenhang musst du ihn zum ELStAM Verfahren anmelden. Für die Anmeldung beim Finanzamt brauchst du die Steueridentifikationsnummer deines Mitarbeiters, sein Geburtsdatum und eine Info darüber, ob es sich hierbei um seine Hauptarbeit oder um einen Nebenjob handelt.

Minijobber müssen nicht beim Finanzamt angemeldet werden, da du für sie keine Lohnsteuer zahlst. Hier spielen Lohnsteuerabzugsmerkmale und ähnliches keine Rolle.

Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Abmeldung bei der ELStAM Datenbank vorzunehmen.

Solltest du dich dazu entscheiden, die Lohnabrechnungen nicht selbst vorzunehmen, sondern einen Steuerberater (oder generell einen Dritten) hiermit zu beauftragen, reicht es aus, wenn du beim Finanzamt registriert bist. Solltest du ausschließlich Minijobber beschäftigen, brauchst du noch nicht einmal eine Registrierung beim Finanzamt.

Anmeldung neuer Mitarbeiter zur Sozialversicherung

Wenn dein neuer Mitarbeiter über die Pflege-, Arbeitslosen-, Kranken- und Rentenversicherung pflichtversichert ist, musst du ihn auch zur Sozialversicherung anmelden. Dies gilt auch dann, wenn dein Mitarbeiter die Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei überschreitet. Sollte dein neuer Mitarbeiter über der Regelaltersgrenze liegen und bereits Rente beziehen, muss er dennoch angemeldet werden. Er zahlt in diesem Fall lediglich keinen Beitrag zur Rentenversicherung. Der Arbeitgeberanteil bleibt hiervon jedoch unberührt. Weitere Arbeitnehmer, die du zur Sozialversicherung anmelden musst, sind Arbeitnehmer, die:

• sich in Altersteilzeit befinden
• bei dir einen Minijob ausüben
• Studenten, die sich während ihrer Studienzeit etwas dazuverdienen, aber nicht zur Kategorie der Minijobber gehören.

Ansprechpartner für alle Anmeldungen zur Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Sie ziehen die Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten diese an die zuständigen Stellen weiter. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist es wichtig, deinen Mitarbeiter spätestens sechs Wochen nach der Aufnahme der Beschäftigung anzumelden. Auf Ausnahmen, die mit Hinblick auf Sofortmeldungen gelten, wurde bereits hingewiesen.

Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden

Um sicherzustellen, dass der Mitgliedsbeitrag zur Krankenkasse ordnungsgemäß abgebucht werden kann und damit dein Mitarbeiter versichert ist, ist es wichtig, ihn spätestens zwei Wochen nach dessen Arbeitsaufnahme bei der Krankenkasse zu melden. Hierbei handelt es sich um ein Standardprozedere. Vergleichsweise neu ist, dass du hierzu keine Mitgliedsbescheinigung mehr brauchst.

Sollte der Arbeitnehmer dir keine Infos zu seiner gewünschten Krankenkasse zukommen lassen, kannst du ihn bei der Krankenkasse melden, bei der er zuletzt versichert war. Auf diese Weise kommst du deiner Verpflichtung als Arbeitgeber nach.

Mit Hinblick auf die Meldung bei der Krankenkasse ist dein neuer Arbeitnehmer in der Pflicht. Er muss dir sagen, wo er versichert sein möchte. Sollte - aus welchen Gründen auch immer - bisher keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse bestanden haben, muss der Arbeitnehmer dir dies ebenfalls mitteilen. Er kann sich dann ebenfalls für eine Krankenkasse seiner Wahl entscheiden.

Mitarbeiter bei der Unfallversicherung anmelden

Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, deine neuen Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft anzumelden. Die Berufsgenossenschaft ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Dein Arbeitnehmer muss hier keine Beiträge zahlen. Stattdessen trägst du die entsprechenden Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung allein. Sollte dein Mitarbeiter in deinem Betrieb während der Arbeitszeit in einen Unfall verwickelt sein, ist er über die Berufsgenossenschaft abgesichert. Die Unfallversicherung ist ein Bestandteil der Sozialversicherung und deckt unter anderem Arbeitsunfälle, aber auch Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsverfahren ab.

Wie hoch der Betrag ist, den du an die Berufsgenossenschaft zahlen musst, ist von der Gefahrenklasse deines Unternehmens abhängig. Je größer das Risiko ist, desto höher sind auch die Beiträge.

Bitte beachten: Die Unfallversicherung versichert in der Regel nur die Arbeitnehmer und nicht den Geschäftsführer selbst. Daher solltest du dich im Zweifel um eine private Absicherung kümmern. Von den Leistungen der Berufsgenossenschaft profitieren meist nur deine Mitarbeiter.

Die Minijobber bei der Minijob Zentrale anmelden

Wenn du einen Minijobber einstellen möchtest, bist du im ersten Schritt dazu verpflichtet, zu überprüfen, ob genau das überhaupt möglich ist. Wichtig ist, dass dein Arbeitnehmer pro Monat die Grenze von 520 Euro Arbeitsentgelt nicht überschreitet. Im Zusammenhang mit kurzfristigen Minijobs darf dein neuer Mitarbeiter zudem nicht mehr als 70 Tage pro Kalenderjahr arbeiten. Achte darauf, dass auch für Minijobber die Vorgaben des Mindestlohns gelten! Wenn alle Voraussetzungen erfüllt werden, meldest du die Anstellung bei der Minijob Zentrale der Bundesknappschaft.

Diese zieht auch die entsprechenden Beiträge ein. Für die Meldung der Minijobs gilt, dass sie mit der ersten Entgeltabrechnung beziehungsweise spätestens sechs Wochen nach dem ersten Tag der Beschäftigung abgegeben werden müssen.

In diesem Zusammenhang musst du auch angeben, ob eine Befreiung von der Rentenversicherung vorliegt oder ob sich der Mitarbeiter dazu entschlossen hat, Eigenbeiträge zu zahlen.

Mitarbeiter beim Gesundheitsamt anmelden

In verschiedenen Bereichen ist es wichtig, deine Mitarbeiter auch beim Gesundheitsamt zu melden.

Dies gilt vor allem dann, wenn du beispielsweise Lebensmittel herstellst oder verarbeitest. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Metzgereien und Betriebe aus dem Bereich der Gastronomie. Damit du die betreffenden Personen ordnungsgemäß anmelden kannst, brauchst du eine Unbedenklichkeitsbescheinigung eines Amtsarztes. Diese dokumentiert, dass dein neuer Mitarbeiter dazu in der Lage ist, die Aufgaben, die ihm im allgemeinen Geschäftsbetrieb aufgetragen werden, auszuführen.

FAQ - Mitarbeiter anmelden