Kundenverwaltung leicht gemacht - mit FastBill

Wenn du deine Kunden professionell verwalten willst, heißt das nicht nur, sich Kontaktdaten und Adressen zu merken. Eine gute Kundenverwaltung ist Basis eines Customer Relationship Managements und hilft dir, deine Kunden jederzeit im Blick zu behalten. In FastBill hast du dazu viele verschiedene Funktionen, die es dir ermöglichen, alle wichtigen Daten und Dokumente zu speichern und deine Kundenbindung zu verbessern.

Alle diese Funktionen stellen wir dir im folgenden Blogartikel vor. Du kannst dir aber auch dieses Video anschauen – da haben wir dir alle Vorteile der Kundenverwaltung mit FastBill noch einmal zusammengefasst:

Inhaltsangabe

1. Die 360-Grad Kundenakte
2. Dokumente hinterlegen
3. Ansprechpartner und Kostenstelle hinzufügen
4. Projekte und Zeiten erfassen
5. Kontaktverlauf dokumentieren und Tags vergeben
6. Kundencenter
7. Nachrichten im Messenger
8. Online-Zahlung im Kundencenter
9. Branding im Kundencenter
10. Kundendaten exportieren

Die 360-Grad Kundenakte

Zuerst einmal kannst du in FastBill für jeden deiner Kunden eine eigene Akte anlegen. Du kannst dir die Kundenakte wie eine Schaltzentrale vorstellen: In den Akten siehst du alle kundenrelevanten Informationen wie z.B. die durchschnittliche Zahlungsdauer, Rechnungen, Projekte, aber auch Kontakte oder Notizen, die du selber hinterlegen kannst.

Als ersten Schritt solltest du dir deine Kunden anlegen. Das kannst du entweder manuell tun, oder du importierst deine Kunden im CSV-Format. Wie genau das geht, kannst du hier nachlesen.

Hast du deine Kunden angelegt, kannst du zu jedem Kunden verschiedene Daten hinterlegen - zum Beispiel den Firmennamen, die Rechnungs- und Kontaktadresse, die Zahlungsart oder auch ein individuelles Zahlungsziel. So weißt du immer, wo du nachschauen kannst, wenn du mal eine Info benötigst.

Dokumente hinterlegen

In der angelegten Kundenakte hast du außerdem die Möglichkeit, alle wichtigen Dokumente zu deinen Kunden zu hinterlegen. Alle Dokumente, die du in FastBill erstellt hast, werden automatisch in den entsprechenden Ordnern hinterlegt. Du kannst aber auch eigene Ordner erstellen und Dokumente hochladen, die nicht in FastBill erstellt wurden - zum Beispiel die AGB des Kunden oder Verträge. So findest du alle Dokumente zu deinen Kunden immer gebündelt am richtigen Ort.

Ansprechpartner und Kostenstelle hinzufügen

Für jeden Kunden kannst du zudem einen gewünschten Ansprechpartner und eine gewünschte Kostenstelle hinterlegen. Die Felder dazu findest du unter dem Reiter „Kontakte“ in der Kundenakte. Beide Optionen ermöglichen es dir, innerhalb eines Kundenprofils mit verschiedenen Rechnungsadressen arbeiten.

Projekte und Zeiten erfassen

Ein weiterer Vorteil der Kundenverwaltung mit FastBill: Die Projekt- und Zeiterfassung. Denn für jeden deiner Kunden kannst du eigene Projekte erstellen, für die du einen MwSt.-Satz und einen Stundensatz definierst. Für jedes Projekt kannst du dann die geleisteten Arbeitszeiten und auch bestimmte Leistungen anlegen. Und das Beste: Alle deine Zeiteinträge kannst du später filtern, damit du sie schnell wiederfindest. Und deine offenen Zeiten kannst du mit nur wenigen Klicks abrechnen.

Kontaktverlauf dokumentieren und Tags vergeben

Du merkst sicherlich schon: Die FastBill Kundenakte ist ganz darauf ausgerichtet, dass du immer die Übersicht über deine Kunden und eure Zusammenarbeit behältst. Deshalb kannst du auch deinen Kontakt mit den Kunden genau dokumentieren. In der Kundenakte gibt es einen eigenen Notizbereich, in dem du alle Kundenaktivitäten festhalten kannst.

Außerdem kannst du zu jedem Kunden auch tags vergeben. Tags sind Schlagworte, nach denen du filtern kannst. Diese werden nach dem ersten Schreiben gespeichert und können bei weiteren Kunden ausgewählt werden. In deinem Kundenbereich kannst du dann nach den angelegten Tags filtern. Dafür trägst du den Begriff in die Suchleiste ein – schon werden dir alle Kunden angezeigt, die mit dem Tag versehen wurden.

Kundencenter

Damit auch deine Kunden immer die Übersicht über alle wichtigen Dokumente haben, gibt es bei FastBill ein eigenes Kundencenter. In dem Portal können sich deine Kunden selbst einloggen und ihre Rechnungen und Angebote einsehen. Auch der Status der Dokumente wird hier angezeigt, sodass deine Kunden immer genau einsehen können, welche Rechnungen sie noch bezahlen müssen.

Nachrichten im Messenger

Im Kundencenter können dir deine Kunden zudem Nachrichten hinterlassen. Hat dein Kunde zum Beispiel eine Frage zu einer bestimmten Rechnung, kann er dir eine Nachricht schreiben - und du kannst auch direkt wieder antworten. So behaltet ihr beide die Übersicht und könnt Fragen und Missverständnisse schnell klären.

Online-Zahlung im Kundencenter

Eine weitere Funktion des Kundencenters ist die Online-Zahlung. Im Kundencenter kann dein Kunde nämlich nicht nur seine Rechnungen einsehen und Rückfragen stellen, sondern ab dem Pro-Tarif auch direkt bezahlen. Dafür kann er aus deinen festgelegten Zahlungsarten die auswählen, die ihm am liebsten ist. Wie genau die Online-Zahlung funktioniert, kannst du dir in diesem Video ansehen.

Branding im Kundencenter

Ab dem Pro Tarif kannst du im Kundencenter zudem dein eigenes Branding anlegen. Damit erscheint dein Logo auf allen Online-Rechnungen, die du an deine Kunden schickst.

Kundendaten exportieren

Zuletzt kannst du alle deine Kundendaten mit nur wenigen Klicks exportieren - als CSV oder XLSX-Datei. So hast du alle wichtigen Informationen immer gebündelt auf deinem Computer.

Wenn du zum Export der Kundendaten noch Fragen hast, schau dir gerne diesen Support-Artikel an. Alle weiteren Infos zur Kundenverwaltung in FastBill findest du hier.

Und wenn du die vielen weiteren Funktionen von FastBill - wie die Belegerfassung, die UstVa oder das automatische Mahnwesen - kennenlernen möchtest, schau gerne auf unserer Funktionen-Seite vorbei.