Kreditorenbuchhaltung - Einfach und verständlich erklärt

Mit dem Begriff Kreditorenbuchhaltung wird der Teil der Finanzbuchhaltung beschrieben, bei dem die Verrechnung von Leistungen durch Kreditoren (Lieferanten, Dienstleister) erfolgt. Die Debitorenbuchhaltung stellt das Gegenstück dar. Mit der Kreditorenbuchhaltung organisierst du sowohl die Überprüfung als auch die Begleichung sämtlicher Eingangsrechnungen, die Kreditoren an das Unternehmen stellen.

Inhalt

1. Was heißt Kreditorenbuchhaltung?
2. Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
3. Vorteile elektronischer Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung – Was ist das?

In der Finanzbuchhaltung nimmt die Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle ein. Sie steht im engen Zusammenhang mit dem Einkauf und Beschaffungswesen. Die Kreditorenbuchhaltung überblickt das Leistungsspektrum externer Dienstleister und Lieferanten sowie alle Modalitäten zur Auftragsabwicklung.

Zudem befasst sie sich mit weiteren Aufgaben in Bezug auf die Verwaltung von Kreditoren und Rechnungen. So bearbeitet Sie die Eingangspost, gleicht Angebote ab, führt das WE/RE-Verrechnungskonto (Wareneingang/ Rechnungseingang) und erfasst Reisekostenabrechnungen.

Was sind Kreditoren?

Kreditoren sind Gläubiger, die für ein Unternehmen Leistungen erbringen und dafür eine Gegenleistung erhalten. Dazu zählen Lieferanten und andere Dienstleister, die deinem Unternehmen gegenüber eine Forderung aus einer Lieferung oder einer Dienstleistung mit einer Eingangsrechnung geltend machen.

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich hauptsächlich mit der Abwicklung von Leistungen zwischen Kreditoren und dem Unternehmen. Dazu arbeitet sie eng mit anderen Bereichen im Unternehmen zusammen.

Aufbau und Pflege eines Kreditorenstamms

Kreditoren erhalten üblicherweise einen eigenen Lieferantenstamm. Dieser umfasst die Firmendaten (Firmenname, Gesellschaftsform, Anschrift, Steuerschlüssel, mögliche Rabatte und Skonti) der jeweiligen Kreditoren. Zudem wird eine gültige Bankverbindung hinterlegt, die der Begleichung der Eingangsrechnung dient.

Durch eine regelmäßige Stammdatenpflege wird die Geschäftsbeziehung zu Kreditoren sowie die Begleichung von offenen Forderungen erleichtert.

Prüfung und Erfassung jeder Eingangsrechnung

Die Kreditorenbuchhaltung erfasst jede Eingangsrechnung mit einer eindeutigen und fortlaufenden Nummer. Weiterhin wird jede Rechnung eines Kreditoren mit einem Eingangsstempel einschließlich Datum versehen.

Vor der weiteren Bearbeitung wird die jeweilige Eingangsrechnung einer formellen sowie sachlichen Prüfung unterzogen.

Die formelle Prüfung der Rechnungen dient der Erkennung von Formalfehlern seitens des Kreditoren, welche der Vorsteuerabzugsfähigkeit entgegenstehen. Es erfolgt also eine Überprüfung darauf, ob die Eingangsrechnung auch dem Umsatzsteuergesetz entspricht. Entsprechend diesem müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer und UID-Nummer des Kreditoren
• Datum der Rechnungsstellung
• eindeutige Rechnungsnummer
• Lieferdatum
• Bezeichnung, Art und Menge der Lieferung/ Leistung
• Preise sowie Steuersätze und –beträge
• vereinbarte Entgeltminderungen (Skonti, Rabatte)

Sofern eine Eingangsrechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht, erfüllt sie auch nicht die Bedingungen für den Vorsteuerabzug. Nimmst du diesen dennoch vor, drohen deinem Unternehmen Nachzahlungen im Falle einer Betriebsprüfung durch die zuständige Finanzbehörde.

Neben der formellen Prüfung erfolgt auch eine sachliche Prüfung der Eingangsrechnung. Hierbei werden vom Kreditoren abgerechnete Waren den tatsächlich gelieferten Waren gegenübergestellt und mit dem Lieferschein abgeglichen. In der Regel wird diese Aufgabe von dem Mitarbeiter übernommen, der den Auftrag erteilt hat.

Verwaltung der offenen Posten sowie Kontrolle der Liquidität

Neben der Bearbeitung von Rechnungen ist auch eine Abstimmung mit dem Liquiditätsmanagement notwendig. Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet dabei alle offenen Posten bei Kreditoren und achtet gleichzeitig auf die Inanspruchnahme möglicher Skonti oder Rabatte.

Veranlassung der fristgerechten Begleichung offener Rechnungen

Die Verantwortung der Kreditorenbuchhaltung erstreckt sich weiterhin auf die Begleichung der Rechnungen an den Kreditoren. Dazu wird eine Liste über alle fälligen Rechnungen erstellt, die Angaben zum jeweiligen Kreditoren, dem Rechnungsbetrag und der Bankverbindung enthält. Im Anschluss an die Prüfung dieser Aufstellung werden die Zahlungen veranlasst und ausgeführt.

Archivierung der Rechnungen

Per Gesetz ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen (sowohl von Kreditoren als auch an Debitoren) über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem die Ausstellung der Rechnung erfolgt.

Bei Nutzung eines Datenverarbeitungsprogramms zur Kreditorenbuchhaltung muss der Zugriff für diesen Zeitraum sichergestellt werden. Das gilt auch im Falle eines Systemwechsels, bei dem die notwendigen Daten übernommen oder anderweitig gespeichert werden müssen. Ist eine Rechnung eingegangen und enthält sie alle vorgeschriebenen Angaben, müssen Lieferscheine nicht mehr aufbewahrt werden.

Kommunikation mit Kreditoren

Im Rahmen der Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung ist auch die Kommunikation mit Kreditoren von Bedeutung. Im Falle offener Rechnungen gilt die Kreditorenbuchhaltung als erster Ansprechpartner, außerdem ist sie für die Meldung von formell oder sachlich falschen Rechnungen verantwortlich.

Durchführung der Reisekostenabrechnung

Die Kreditorenbuchhaltung ist weiterhin für die Erfassung der Reisekostenabrechnung zuständig. Dabei handelt es sich beispielsweise um Fahrtkosten, Fahrtnebenkosten, Übernachtungskosten oder auch Verpflegungskosten, die bei einer Geschäftsreise entstehen.

Die Vorteile einer elektronischen Kreditorenbuchhaltung

Inzwischen ist es üblich, dass die Kreditorenbuchhaltung elektronisch durchgeführt wird. Daraus ergibt sich der große Vorteil, dass Zeit und Geld bei der Freigabe von Rechnungen eingespart wird. Das gesamte Liquiditätsmanagement wird deutlich vereinfacht, auch die Übersicht über Skonti sowie dazugehörige Zahlungsfristen ist besser. IT-Lösungen erleichtern außerdem die Erstellung von Auswertungen hinsichtlich der Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens.

Ist eine eigene Kreditorenbuchhaltung sinnvoll?

Ob für dein Unternehmen eine eigene Kreditorenbuchhaltung lohnenswert ist, hängt von den buchhalterischen Aufgaben sowie deinem unternehmerischen als auch steuerlichen Status ab.

Grundsätzlich gilt: je größer ein Unternehmen, umso mehr lohnt sich eine Teilung der finanzbuchhalterischen Aufgaben. Vor allem bei Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen und somit zur doppelten Buchführung und zur Bilanzierung verpflichtet sind, ist eine Trennung der Finanzbuchhaltung in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aufgrund des mitunter hohen Aufwands durchaus sinnvoll.

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