FastBill-Guide: Das große FastBill Handbuch
- 1.) Mach dich mit der Navigation in FastBill vertraut
- 2.) Schreibe deine erste Rechnung
- Daten vervollständigen
- Rechnungsvorlage anpassen
- Rechnungsnummer einstellen
- 3.) Verfolge den Stand deiner Rechnung
- Online-Rechnung aktivieren
- Bank anbinden
- Mahnungen generieren
- 4.) Schreibe Angebote und wandle Dokumente um
- Angebot schreiben
- Dokumente umwandeln
- Angebote abrechnen
- 5.) Lege Kunden an und verwalte sie in FastBill
- Kundenakte anlegen
- Kundencenter nutzen
- Projekte und Projektzeiten eintragen
- 6.) Erfasse und verwalte deine Belege
- Belege hochladen
- Belege erfassen
- Kontenrahmen anpassen
- Bankabgleich
- Überweisung aus FastBill
- 7.) Bereite deine Steuererklärung mit FastBill vor
- Steuerberaterzugang
- Exporte
- Umsatzsteuervoranmeldung
Du startest gerade mit FastBill und suchst nach einer umfassenden Anleitung? Hier haben wir dir alle wichtigen Ressourcen für deinen optimalen Start zusammengetragen. Generell gibt es 3 Stellen an denen du Informationen zu FastBill-Funktionen findest:
Schreib uns gerne an redaktion@fastbill.com, wenn dir hier etwas Wichtiges fehlt. Für sehr individuelle Herausforderungen setzt du dich am besten mit unserem Support-Team in Verbindung.
TIPP: Am besten und schnellsten kann dir unser Support helfen, wenn du dein Anliegen über den Button unten rechts direkt in der Applikation schickst.
1.) Mach dich mit der Navigation in FastBill vertraut
In Fastbill findest du drei Menüs. Zum einen Die fünf Reiter auf dem Dashboard, das Schnellmenü rechts am Bildschirmrand und das Hauptmenü als Drop-Down, wenn du in der rechten oberen Ecke auf deinen Firmennamen klickst. Was sich hinter den einzelnen Punkten verbirgst , siehst du auf einen Blick in unserem Handbuch für Navigation und Einstellungen.
2.) Schreibe deine erste Rechnung
Daten vervollständigen
In den Rechnungsoptionen ergänzt du den Unternehmensnamen, gegebenenfalls Steuernummer, Konto- und Kontaktdaten.
Rechnungsvorlage anpassen
In den Dokumentenvorlagen erstellst du eine Kopie der Standardrechnungsvorlage und lädst dein Logo hinein, sofern es auf deiner Rechnung erscheinen soll. Wenn du noch umfangreichere Änderungen vornehmen willst, hilft dir unsere Videoanleitung zum Editor weiter.
Rechnungsnummer einstellen
In den Grundeinstellungen gibst du jetzt ein, wie deine Rechnungsnummer künftig gezählt werden soll. Sie erscheint dann immer automatisch auf deiner Rechnung. Hier kommst du zur Anleitung.
In unserem Blogbeitrag findest du nochmal generelle Informationen zum Schreiben einer Rechnung, wie zum Beispiel Pflichtangaben und sonstige Dinge, auf die du achten solltest.
3.) Verfolge den Stand deiner Rechnung
Online-Rechnung aktivieren
Deiner Onlinerechnung kannst du einen Bezahllink hinzufügen, über den deine Kunden direkt bezahlen können. Das macht es für den Kunden besonders einfach, deine Rechnung zu zahlen.
Bank anbinden
Wenn du deine Bank in FastBill angebunden hast, kannst du Belege und Rechnungen per Drag n Drop mit den Transaktionen auf deinem Konto matchen. An dem Pro-Tarif wird es sogar noch leichter, denn hier schlagen wir dir bereits passende Paare vor. In unserem Video zeigen wir dir, wie du den Stand deiner Rechnungen nachvollziehen kannst.
Mahnungen generieren
Auch wenn wir hoffen, dass du es nicht so oft brauchst: Sollte ein Kunde mal seine Rechnung nicht zahlen, kannst du mit wenigen Klicks eine Mahnung aus deiner Rechnung generieren.
4.) Schreibe Angebote und wandle Dokumente um
Angebot schreiben
Wie für deine Rechnung auch, findest du in FastBill bereits eine Vorlage, die deine wichtigen Stammdaten bereits enthält. Einfach Kunden und Produkte hinzufügen und schon kann es auf die Reise gehen. Wenn du Hilfe zum Schreiben von Angeboten brauchst, findest du sie hier.
Dokumente umwandeln
Damit du nicht für jeden Vorgang ein neues Dokument von null erstellen musst, kannst du in FastBill Dokumente umwandeln. Folgende Dokumententypen kannst du umwandeln bzw. ineinander überführen:
- Angebote
- Aufträge
- Auftragsbestätigungen
- Bestellungen
- Lieferscheine
Angebote abrechnen
Natürlich kannst du auch dein Angebot problemlos in eine Rechnung umwandeln und somit in FastBill direkt abrechnen.
5.) Lege Kunden an und verwalte sie in FastBill
Kundenakte anlegen
In FastBill findest du für jeden Kunden, den du anlegst, eine 360-Grad-Kundenakte, hier findest du alle Rechnungen, Angebote und weiteren Dokumente, die du an den Kunden geschickt hast, sowie den Kommunikationsverlauf über das Kundencenter. Du kannst auch Kunden per CSV-Datei importieren.
In deinen Kundenprofilen hast du auch die Möglichkeit, Tags zu hinterlegen.
Tags sind Schlagworte, nach denen du filtern kannst.
Kundencenter nutzen
Damit auch deine Kunden immer die Übersicht über alle wichtigen Dokumente haben, gibt es bei FastBill ein eigenes Kundencenter. In dem Portal können sich deine Kunden selbst einloggen und ihre Rechnungen und Angebote einsehen. Auch der Status der Dokumente wird hier angezeigt, sodass deine Kunden immer genau einsehen können, welche Rechnungen sie noch bezahlen müssen. Du kan
Projekte und Projektzeiten eintragen
Für jeden deiner Kunden kannst du eigene Projekte erstellen, für die du einen MwSt.-Satz und einen Stundensatz definierst. Für jedes Projekt kannst du dann die geleisteten Arbeitszeiten und Leistungen anlegen oder die Zeiten direkt in FastBill tracken. Deine offenen Zeiten kannst du später mit nur wenigen Klicks abrechnen.
6.) Erfasse und verwalte deine Belege
Belege hochladen
Du hast drei Wege, deine Belege zu FastBill zu schicken, per Mail-Inbox, per Datei-Upload, von unterwegs über unsere Scan-App.
Belege erfassen
Die Texterkennung in FastBill erkennt die Daten auf deinen Belegen und digitalisiert sie. Du musst den Belegen jetzt nur noch eine Kategorie zuweisen. Ab dem Pro-Tarif profitierst du von der automatischen Kategorisierung.
Kontenrahmen anpassen
In FastBill ist standardmäßig der SKR03 vordefiniert. Wie du deinen Kontenrahmen anpasst erfährst du hier. Du weißt gar nicht, was ein Kontenrahmen ist, dann lies unseren Lexikonartikel zum Thema Kontenrahmen.
Bankabgleich
Hast du deine Bank in Fastbill angebunden, kannst du nun auch deine Transaktionen mit deinen Belegen verknüpfen und hast somit immer die Übersicht, für welche Zahlungen noch ein Beleg fehlt.
Überweisung aus FastBill
Und zu guter Letzt, kannst du deine offenen Rechnungen auch direkt aus FastBill heraus per Überweisung bezahlen.
7.) Bereite deine Steuererklärung mit FastBill vor
Steuerberaterzugang
Hast du einen Steuerberater, kannst du ihm entweder einen eigenen Zugang mit speziellen Berechtigungen geben oder du kannst die Datev-Schnittstelle für die Übertragung deiner Dokumente und Auswertungen nutzen. Mehr Infos dazu findest du hier.
Exporte
Alternativ hast du im Bereich Import & Export die Möglichkeit, einen Export im DATEV-Format herunterzuladen, den dein Steuerberater direkt in seine DATEV-Buchhaltungsprogramme einpflegen kann.
Umsatzsteuervoranmeldung
Wusstest du, dass du in FastBill ohne Elster-Zertifikat deine UStVA machen kannst? Oder besser gesagt: Wir machen Sie für dich. Wenn du nämlich deine Belege und Rechnungen in FastBill pflegst, dann kannst du das Umsatzsteuervoranmeldungsformular automatisch ausfüllen lassen.
Wir hoffen, diese Zusammenfassung macht dir den Start mit FastBill einfacher und wünschen dir viel Erfolg mit deinem Business!
