Ersetzendes Scannen – endlich wirklich papierlos!

Belege einscannen und danach vernichten? Nicht alles ausdrucken und in Ordnern lagern müssen? Klingt wie ein Traum. In unseren FAQ haben wir die Frage, ob Dokumente nach dem Einscannen vernichtet werden dürfen, bereits behandelt. Fest steht, dass das Verfahren der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Dokumente durch einen Scanvorgang genau dokumentiert werden muss. Da die Dokumentation für ersetzendes Scannen extrem aufwendig ist, dürfte es vor allem Freiberufler und kleine Unternehmen abschrecken, da diese oft nicht die Kapazitäten haben, um eine solche Dokumentation zu erstellen. Wir möchten den Prozess und die notwendigen Schritte in diesem Beitrag erläutern und eine Unterstützung für den Einstieg geben. Ersetzendes Scannen für alle!

Was bedeutet ersetzendes Scannen überhaupt?

Dazu gibt es ein gelungenes Video von der DATEV:

Ersetzendes Scannen bedeutet also nicht anderes, als dass du deine Papierdokumente mit digitalen Dokumenten ersetzen kannst, sofern du eine Verfahrensdokumentation erstellst. Für eine Verfahrensdokumentation musst du erfassen, wie genau dein Scanprozess aussieht und welche Mitarbeiter in welchem Schritt beteiligt sind. Laut DATEV gibt es Steuerberater, die vom BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik) für das ersetzende Scannen zertifiziert sind. Sprich also am besten mal deinen Steuerberater drauf an oder sieh dich nach einem zertifizierten Steuerberater um.

Der Scanprozess

Ersetzendes Scannen will gelernt sein. Das BSI hat die technische Richtlinie 03138 veröffentlicht, die 39 Seiten umfasst. Das Ziel dieser Richtlinie ist eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich ersetzendes Scannen. Also genau das, was wir alle wollen.

Die einzelnen Schritte des Scanprozesses

Dokumentenvorbereitung

Dokumente in Papierform musst du vor dem Scannen entsprechend vorbereiten. Du solltest darauf achten, dass das Papier sauber und unbeschädigt ist, also keine Flecken, Knicke, unwichtige Notizen oder sonstige Unzulänglichkeiten enthält. Mehrseitige Dokumente musst du natürlich in der korrekte Reihenfolge einscannen. Im besten Fall sieht dein zu scannendes Dokument einfach aus, als hättest du es gerade erst ausgedruckt.

Scannen

Beim Scannen dürfen keine Informationen verloren gehen. Dazu solltest du einerseits die passenden Einstellungen für deinen Scanner wählen und andererseits deine Mitarbeiter schulen, sodass diese den Scanner einwandfrei bedienen können. Dein Scanner sollte außerdem mit einem Passwort geschützt sein und muss passende Formate (PDF!) und doppelseitige Scans unterstützen.

Nachbearbeitung

Nach dem Scannen solltest du immer kontrollieren, ob alles vollständig und in ausreichender Qualität gescannt wurde. Erst nach erfolgreicher Kontrolle darfst du die Scanprodukte dann löschen. Bei automatisierten Scanvorgängen musst du in diesem Schritt auch überprüfen, ob alles in der richtigen Reihenfolge gescannt wurde und ob eventuell mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen wurden. Sofern deine Behörde oder dein Unternehmen Barrierefreiheit vorschreibt, muss diese auch für Scanprodukte gewährleistet sein.

Integritätssicherung

Je nach Schutzbedarf eines Dokuments musst du bestimmte Anforderungen erfüllen. Dokumente mit normalem Schutzbedarf bedürfen keiner Maßnahmen wie Kryptographie oder Prüfsummen. Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf hingegen bedarf es besonderer Maßnahmen. Diese gelten sowohl für die digitalen, als auch für die Papierdokumente. Während diese Maßnahmen bei Papierdokumenten zumeist aus Zugangsbeschränkungen bestehen, musst du für die digitalen Dokumente z.B. Verschlüsselung und Schlüsselmanagement einsetzen. Außerdem musst du Scans protokollieren und regelmäßig auditieren lassen.

Beweiserhaltende Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung digitaler Belege gelten verschiedene Vorschriften. Diese sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) festgehalten. Hier hältst du am besten Rücksprache mit deinem Steuerberater, der dich im Zweifelsfall informieren können sollte. Es ist wichtig, dass du eine individuelle Lösung findest, die zu deinem Unternehmen passt. Die genauen Vorgaben für die Aufbewahrung verschiedener Dokumente sind in § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Laut AO musst du z.B. Bilanzen und Jahresabschlüsse immer in Papierform aufbewahren – egal ob mit oder ohne ersetzendes Scannen. Die Aufbewahrungsfrist für Briefe und unwichtige Dokumente beträgt 6 Jahre, bei Buchhaltungsdokumenten sind es 10 Jahre. Solange musst du auch die digitalen Belege behalten.

Die Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen umfasst insgesamt über 60 verschiedene Punkte, die teilweise selbst noch Unterpunkte enthalten. Ein komplette Liste findest du hier, in der Anlage P zur technischen Richtlinie 03138. Einige Punkte lauten beispielsweise:

• Nr. 3: „Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufgaben müssen festgelegt sein“
• Nr. 4: „Es sollen Regelungen für die Wartung und die Reparatur der eingesetzten IT-Systeme und Anwendungen getroffen werden.“
• Nr. 13: „Für die im Scanprozess involvierten IT-Systeme (z.B. Client-, Server- und Netzwerkkomponenten) sollen die hierfür in den IT-GS-Katalogen vorgesehenen Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden.“
• Nr. 51: „Bei der Verarbeitung von Dokumenten mit einem Schutzbedarf hinsichtlich der Vertraulichkeit von zumindest ‚hoch‘ müssen die Mitarbeiter bzgl. der Sicherheitsmaßnahmen und der sicherheitsbewussten Handhabung von Dokumenten, Daten und IT-Systemen und der zu ergreifenden Vorsichtsmaßnahmen sensibilisiert und geschult werden.“

Hier siehst du schon, dass einige Punkte erfüllt werden müssen, während andere erfüllt werden sollen. Damit das Verfahren anerkannt wird und es nicht nachträglich zu Problem kommt, ist es empfehlenswert möglichst viele bzw. alle Punkte auf der Liste zu erfüllen, sofern für dein Unternehmen möglich.

Wenn du von den Anforderungen für ersetzendes Scannen erfährst.

Ersetzendes Scannen mit FastBill vereinen

FastBill besitzt eine smarte Belegverwaltung

Die Belegverwaltung war immer schon ein zentraler Bestandteil unserer Software. Ersetzendes Scannen erfordert eine revisionssicher Aufbewahrung deiner Dokumente, weshalb ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) empfehlenswert ist. Dieses kannst du über die API anbinden oder dafür mit deiner FastBill Inbox-Adresse arbeiten. Sobald du einen Beleg an diese Adresse schickst, landet er in deiner FastBill Inbox. In FastBill kannst du den Beleg dann einfach zuweisen und von unserer smarten Belegverwaltung profitieren.

Einfaches Rollensystem für unterschiedliche Zugriffsrechte

Grundsätzlich sollte es kein Problem darstellen, zusätzlich zur normalen Dokumentenverwaltung, im Sinne des ersetzenden Scannens die für die Buchhaltung relevanten Dokumente gleichzeitig mit FastBill zu verwalten. Du musst lediglich eine geeignete Lösung finden, bei der du FastBill in deinen Workflow integrieren kannst. Nicht nur unsere smarte Belegverwaltung hilft dir dabei, sondern auch das Rollensystem. Dabei kannst du festlegen, welche deiner Mitarbeiter bestimmte Bereiche deines Accounts sehen dürfen. Du kannst so bestimmte Bereiche für deine Mitarbeiter sperren, sofern diese laute Verfahrensdokumentation nicht die nötigen Zugriffsrechte besitzen.

Rechnungen aus FastBill exportieren

Auch deine mit FastBill erstellten Rechnungen kannst du einfach als PDF exportieren und in deine Verwaltung einsortieren lassen. FastBill hat darüber hinaus viele weitere nützliche Funktionen, die dich bei der Verwirklichung des papierlosen Büros unterstützen.

Welche Alternativen gibt es?

Ersetzendes Scannen in deinem Unternehmen einzuführen ist mit großen Aufwand verbunden. Wenn du lieber klein anfangen möchtest, gibt es aber Alternativen. Diese beseitigen zwar nicht unbedingt die Aufbewahrungspflicht für deine Papierdokumente, erleichtern aber immerhin die Verwaltung.

Dropscan

Sofern du selbst keine Zeit hast deine Post einzuscannen oder vielleicht gar keine deutsche Adresse besitzt, kann Dropscan dir helfen etwas papierloser zu werden. Der Dienst ist wie ein digitaler Briefkasten. Deine Post landet bei Dropscan, wird für dich eingescannt und du erhältst durchsuchbare PDF-Dokumente.

Eridian

Bei Eridian kannst du direkt ganze Ordner einscannen lassen. Wenn du endlich das papierlose Büro umsetzen möchtest, aber keine Zeit hast, um alles selbst zu digitalisieren, könnte Eridian eine passende Lösung für dich sein. Eridian scannt wirklich alles – ganze Ordner, Fotos, Bücher oder einzelne Dokumente.

Paperless

Die Software Paperless von Mariner lässt dich all deine Dokumente auf Mac oder Windows verwalten. Sie geht aber über eine einfache Dokumentenverwaltung hinaus und liefert dir z.B. Einblicke in deine Ausgaben, die sogar mit Diagrammen aufbereitet werden.

FastBill

Auch unsere Buchhaltungssoftware bringt dich dem papierlosen Büro näher. Neben der oben genannten Belegverwaltung gibt es weitere spannende Funktionen, wie z.B. die FastBill Online Rechnung. Teste uns jetzt einen Monat kostenlos und überzeuge dich selbst! Einfach hier anmelden.

Fallen dir weitere nützliche Lösungen zum Thema ersetzendes Scannen und Papierloses Büro ein? Erzähl uns davon in den Kommentaren!

Weiterführende Informationen zum Thema ersetzendes Scannen

Im Beitrag haben wir ja bereits einige Quellen verlinkt, an denen du weitere Informationen finden kannst. Das sind z.B. DATEV oder das BSI. Es gibt darüber hinaus aber auch Communities, wie beispielsweise die Paperless Pioneers, die sich zum Thema „Papierloses Büro“ austauschen. Dort findest du Tipps und Tricks rund um Hardware, Software und Workflows. Es tummeln sich Unternehmer, Studenten, Privatpersonen und Steuerberater im Chat und tauschen sich aus. Bestimmt findest du dort auch Informationen zum Thema ersetzendes Scannen. Die beste und zuverlässigste Quelle wird im Zweifelsfall aber dein Steuerberater sein.

Wenn du ersetzendes Scannen erfolgreich im Unternehmen etabliert hast.