Doppelte Buchführung - einfach und verständlich erklärt

Wer „Buch führt“, zeichnet alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen genau auf. Du kannst damit zahlenmäßig nachvollziehen, welche Warenflüsse, Zahlungen, Anschaffungen und Verkäufe in Deiner Firma vorgekommen sind. Warum gerade diese administrative Arbeit doppelt ausgeführt werden soll – also doppelte Buchführung? Weil das Handelsgesetzbuch und nicht zuletzt das Finanzamt von buchführungspflichtigen Unternehmen konsistente und detaillierte Rechenschaft verlangen. Denn die doppelte Buchführung gibt ein genaues und mehrdimensionales Bild deines Unternehmens ab und hilft dir, im wahrsten Sinne des Wortes Bilanz zu ziehen. Wir erklären, wie das funktioniert.

Inhalt

1. Was ist die doppelte Buchführung?
2. Wie unterscheidet sich die doppelte von der einfachen Buchführung?
3. Wie funktioniert die doppelte Buchführung?
4. Wer muss die doppelte Buchführung einhalten?
5. Wer ist von der doppelten Buchführung befreit?
6. Gewinn- und Verlustrechnung: die GuV
7. Die Bilanz: Aktiva und Passiva
8. Buchung von Geschäftsvorfällen innerhalb des Unternehmens

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt, ist die in der Wirtschaft und auch im öffentlichen Bereich immer breiter vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Sie verzeichnet alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen entweder in der sogenannten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder der Bilanz. Der Begriff „doppelte Buchführung“ lässt sich darauf zurückführen, dass jeweils ein Konto und ein Gegenkonto verwendet werden. Mit einem sogenannten Buchungssatz wird jede Bewegung doppelt festgehalten.

Wie unterscheidet sich die doppelte von der einfachen Buchführung?

Historisch wurde Buchführung in einfacher Form ausgeführt. Das heißt Soll und Haben gab es nicht und die Buchhaltung war mit einer Art Kassenbuch zu vergleichen. Das heißt, jeder Geschäftsvorfall wurde nur einmal vermerkt: Einnahme oder Ausgabe? Plus oder Minus? Im öffentlichen Sektor war dies noch länger anzutreffen als im privatwirtschaftlichen Bereich. Nun gehen aber auch Kommunen und andere öffentliche Einrichtungen immer mehr zur doppelten Buchführung über. Die doppelte Buchführung gibt Organisationen in weit höherem Maße die Möglichkeit, detalliert zu buchen und ein differenziertes Bild über ihren Geschäftserfolg zu bilden. Die doppelte Buchführung lässt sich auch einfacher kontrollieren als die einfache. Denn sowohl das Konto als auch das Gegenkonto der jeweiligen Transaktion – beide Seiten der doppelten Buchführung eben - müssen am Ende stimmen.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Der finanzielle Geschäftsverkehr, also die Buchhaltung von Geschäftsvorfällen, wird auf Konten gebucht. Konten bestehen aus zwei Teilen: Soll und Haben. Diese Unterteilung in Tabellenform gibt den in der doppelten Buchführung verwendeten Konten den Namen „T-Konten“. Die Bezeichnungen von „Soll“ und „Haben“ ist historisch begründet und hat keinen inhaltlichen Zusammenhang mit der eigentlichen Bedeutung der Wörter. Als Eselsbrücke kann man sich merken: Die linke Soll-Seite der Konten wird benutzt, wenn der Kunde bezahlen soll. Die rechte Haben-Seite der Konten wird benutzt, wenn wir einen Lieferanten zu bezahlen haben. Die Konten sind dabei in einer systematischen Reihenfolge angelegt, sodass man anhand der numerischen Kennzeichnung sehen kann, um welche Kontengruppe es sich handelt. Für manche Branchen gibt es einen generellen Standard für Konten, einen sogenannten Kontenplan.

Bei der doppelten Buchführung ist zu beachten, dass jede Buchung eines Geschäftsvorfalls dokumentiert werden muss. Das heißt, dass nur auf Konten gebucht wird, was zu belegen ist. Der vielzitierte Grundsatz heißt: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Bei Einnahmen und Ausgaben sind das Quittungen, Rechnungen, Kassenbons usw. Ist dir mal ein Beleg verloren gegangen, musst du einen sogenannten Eigenbeleg erstellen und gegenzeichnen bzw. vom Vorgesetzten gegenzeichnen lassen.

Das Ergebnis deiner Buchführung ist die Bilanz. Es stellt Verbindlichkeiten und Vermögen, Eigenkapital und Fremdkapital zu einem Stichtag gegenüber. Du kannst deine Bilanz laufend erstellen, schließt sie aber erst zum Ende deines Geschäftsjahres ab. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird ebenso in den zweiteiligen Jahresabschluss aufgenommen.

Die Buchführung hilft auch bei der Erfüllung diverse Meldepflichten, die du als Selbstständiger oder Gewerbetreibender erfüllen musst. In den ersten beiden Jahren deiner Geschäftstätigkeit musst du jeweils am 10. jedes Monats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung für den vorangegangenen Monat abgeben. Die notwendigen Informationen dafür erhältst du aus der Buchführung. Darüber hinaus ist natürlich jährlich die Steuererklärung abzugeben. Hier läuft die Abgabefrist bis zum 31. Mai des Folgejahres.

Pflicht - wer muss die doppelte Buchführung einhalten?

Der Zweck von Buchführung hängt eng mit der Steuerpflichtigkeit von Unternehmen zusammen. Damit das Finanzamt und letztlich der Staat die korrekten Steuersätze errechnen können, muss er die genauen finanziellen Verhältnisse des Steuerpflichtigen kennen. Das gilt für Umsatz, Kosten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital, aus denen sich Einkommens- bzw. Körperschaftssteuer ermitteln lassen. Auch Geschäftsvorfälle, die beispielsweise eingehende und ausgehende Mehrwertsteuer berühren, werden mit der Buchhaltung dokumentiert. Darüber hinaus wirst du als Unternehmer selbst an dem Überblick über deinen Unternehmenserfolg interessiert sein, den dir die Buchführung verschafft. Investoren, Geschäftspartner, Arbeitnehmer oder die breite Öffentlichkeit können normalerweise auch Adressaten deines Jahresabschlusses sein.

Die Pflicht zur Buchführung kann sich aus verschiedenen Umständen ergeben:

• Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB): Bist du im Handelsregister eingetragen oder hast du „nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“, musst du doppelt buchführen.
• Nach den EU Vorschriften: Als börsennotierte Kapitalgesellschaft musst du nach den internationalen Standards (IAS und IFRS) konsolidierte Abschlüsse vorlegen.
• Nach dem Steuerrecht: Ergibt sich aus anderen als den Steuergesetzen eine Buchführungspflicht, dann musst du ebenfalls doppelt buchführen. Beispiele sind der Betrieb land- oder forstwirtschaftlicher Flächen mit einem Wirtschaftswert über 25.000 Euro oder ein Gewerbetrieb mit über 60.000 Euro jährlichem Gewinn.

Wer ist von der doppelten Buchführung befreit?

Befreiungen von der Pflicht zur Buchführung richten sich vor allem nach Umfang des Geschäftes. Für kleine Betriebe oder Selbstständige entfällt häufig die Buchführungspflicht. Du kannst dich an folgenden Kriterien für eine Befreiung von der doppelten Buchführung orientieren:

• Nach §241a des Handelsgesetzbuches: kleine Einzelkaufleute
• Ausübende sogenannter freier Berufe wie Arzt, Journalist, Rechtsanwalt oder Steuerberater, sofern sie ihre Tätigkeit nicht in einem eingetragenen Unternehmen betreiben
• Betreiber kleinerer Land- oder Forstwirtschaften oder Gewerbebetriebe

Gewinn- und Verlustrechnung: die GuV

Ein Geschäftsvorfall beeinflusst wie erwähnt die Vermögenssituation deines Unternehmens, nämlich das Eigenkapital. Ist die Anzahl deiner Geschäftsvorfälle sehr überschaubar, könntest du also direkt auf das Konto für Eigenkapital buchen. Häufig ist das jedoch nicht der Fall. Deshalb fasst man alle Transaktionen bezüglich des Eigenkapitals in einem Saldo zusammen und überträgt es dann als eine Zahl in die Bilanz. Der Ort, an dem die verschiedenen Buchungen jedes einzelnen Geschäftsvorfalls vorgenommen wird, heißt Gewinn- und Verlustrechnung. Sie ist in zwei Seiten aufgeteilt: Erträge und Aufwändungen. Entsprechend werden in der GuV Ertrags- und Aufwandskonten verwendet. Sie werden auch Erfolgskonten genannt. Anhand der GuV wird der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum bestimmt. Die GuV bezieht sich also auf eine Zeitspanne, wie einen Monat, ein Quartal oder ein Geschäftsjahr.

Die Bilanz: Aktiva und Passiva

Der Begriff Bilanz stammt vom italienischen Wort „bilancia“, die Waage, ab. Die Bilanz stellt das Vermögen, Aktiva genannt, und das Kapital, Passiva genannt, deines Unternehmens gegenüber. Sie gibt eine Momentaufnahme ab. Daher wird die Bilanz normalerweise zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses erstellt, also per Ende deines Geschäftsjahres. Das Vermögen beschreibt, wofür die Finanzmittel deines Unternehmens verwendet wurden. Das können Anlagevermögen wie Gebäude, Maschinen oder immaterielle Gegenstände sein. Außerdem umfasst das Vermögen das Umlaufvermögen, wie Lagerbestände, offene Rechnungen und Bankguthaben. Das Kapital hingegen bezeichnet, woher diese Mittel kamen. Das kann Eigenkapital aus dem Überschuss zurückliegender Jahre oder von Investoren sein. Dazu gehören auch Rückstellungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Kreditinstituten. Sowohl das Vermögen als auch das Kapital (bzw. Aktivkonten und Passivkonten) beruhen dabei auf sogenannten Bestandskonten. Solche Bestandskonten enthalten quasi das „Inventar“ einer bestimmten Gruppe. Beispielsweise umfassen die Verbindlichkeiten auf der Kapitalseite der Bilanz die Schulden deines Unternehmens an Lieferanten, Banken oder das Finanzamt. Auf der anderen Seite zeigen die Bestandskonten auf der Vermögensseite der Bilanz im Anlagevermögen den Fuhrpark oder die Immobiliensituation an.

Buchung von Geschäftsvorfällen innerhalb des Unternehmens

Ein Geschäftsvorfall ist als ein Geschehnis im Unternehmen definiert, das Einfluss auf seine Vermögenssituation hat. Beispiele für solche Buchungen sind:

• Die Zahlung einer Lieferantenrechnung
• Die Fakturierung einer erbrachten Leistung an einen Kunden
• Der Einkauf von Rohmaterial
• Der Empfang einer Gutschrift von einem Lieferanten

Dabei wird innerhalb der doppelten Buchführung auf den Konten auch jedes Mal ein doppelter Buchungssatz angewandt: Haben beim Zahlungsausgang an den Lieferanten, Soll bei den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Auf den jeweiligen Konten wird immer der gleiche Wert gebucht. Ein doppelter Buchungssatz auf T-Konten muss sich immer die Waage halten, sonst geht am Ende der Jahresabschluss nicht auf.

Hier haben wir für dich einige Beispiele und eine Erklärung, wie die Buchung von Geschäftsvorfällen korrekt funktioniert.

Fazit

Mit strukturierter und den Steuerrichtlinien folgender doppelter Buchführung auf den richtigen Konten machst du es dir selber und den Interessenten an deinem Unternehmen möglich, deinen Geschäftserfolg nachzuvollziehen. Sie ist unabdingbar, wenn du einen zweiteiligen Jahresabschluss aus Bilanz und GuV erstellen musst oder möchtest. Die doppelte Buchführung ist damit die Grundlage für die Finanzbuchhaltung in deinem Unternehmen.