Die neue FastBill Zeiterfassung

Anm. der Redaktion: Dies ist ein alter Artikel. Erfahre hier mehr über die Projektzeiterfassung in FastBill.

Teamleiter und Freelancer stehen oftmals vor einem organisatorischen Problem, wenn es darum geht die Arbeitszeiten von mehreren Mitarbeitern zu erfassen und abzurechnen. Was teilweise mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wird, wollen wir vereinfachen. Darüber hinaus soll keine Arbeitsminute mehr verloren gehen.

Mit der neuen FastBill Zeiterfassung gehören solche Probleme der Vergangenheit an! So wissen Sie, wie viel Arbeitszeit auf die Minute genau am Ende des Tages geleistet wurde, und wie viel davon tatsächlich abgerechnet werden kann. Erstellen Sie mehrere Benutzerzugänge, die es externen Mitarbeitern oder Kollegen ermöglichen, die Arbeitszeiten für spezifische Projekte innerhalb des FastBill-Systems zu erfassen. Die Mitarbeiter-Zugänge gewähren keinerlei Zugriff auf den Rest Ihres Accounts, es sei denn, Sie vergeben bei der Einrichtung der Accounts erweiterte Rechte. Sofern Mitarbeitern nur der Zugriff auf die Zeiterfassung gewährt wird, sind diese lediglich in der Lage Zeiteinträge für Projekte zu erstellen, die Sie dem jeweiligen Mitarbeiter-Account zugeordnet haben. Sie gelangen zu den Bereich in dem sich Mitarbeiter-Zugänge erzeugen und verwalten lassen, indem Sie im FastBill-Mitgliedsbereich auf der rechten oberen Seite bei den Konto-Einstellungen auf „Mitarbeiter-Zugänge“ klicken.

Eine optimale Übersicht der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Sie erhalten eine Übersicht über die Zeiterfassungen Ihrer Mitarbeiter in der Kundenakte unter „Zeiten“ und haben die Möglichkeit diese Zeiteinträge nach Projekt, Mitarbeiter, Leistung, Zeitraum und Abrechnungsstatus zu filtern. Auf Wunsch lassen sich diese Informationen in als Excel Tabelle exportieren.

 

Erfasste Zeiten nach Mitarbeiter oder Projekt filtern

Die von Ihren Mitarbeitern erfassten Arbeitszeit-Einträge lassen sich zu jeder Zeit von Ihnen bearbeiten. Neben anderen Optionen bietet sich hierbei die Möglichkeit eine erfasste Zeit nur zum Teil in Rechnung zu stellen und nachträglich Bemerkungen einzutragen:

 

Abrechenbare Zeit vs. Gesamtzeit

Bei der Abrechnung der Arbeitszeiten für Ihre Kunden (Funktion „Zeiten abrechnen“) lassen sich die Zeiteinträge entweder summiert pro Leistung oder einzeln darstellen. Nach dieser Auswahl und einem Klick auf „Zeiteinträge abrechnen“ erscheint das Ergebnisse in einer passenden Rechnungsvorlage, aus der Sie gewohnt Ihre Rechnung erstellen können. Die relevanten Rechnungsdaten werden bereits vorausgewählt als Rechnungsposten dargestellt, sodass mit einem weiteren Klick die Rechnung bereits fertig erstellt werden kann.

 

Zeiten summiert oder einzeln auf der Rechnung auflisten

Schnell und unkompliziert Arbeitszeiten erfassen

Die Echtzeit-Zeiterfassung ist in allen FastBill Tarifen verfügbar, kann also schon für 5€ pro Monat genutzt werden. Wer mit mehr als einem Mitarbeiter Zeiten erfassen möchte, der benötigt mindestens einen Plus-Account.

Nach dem Login bei FastBill kann die Stoppuhr/Zeiterfassungsmaske mit nur einen Klick im rechten Seitenbereich geöffnet und verwendet werden. Hier lassen sich Zeiten für ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistung (Produkte) erfassen, sofern diese unter Einstellungen -> Produkte mit der Einheit „Stunde“ hinterlegt wurden. Das Bemerkungsfeld hilft auch bei mehreren erfassten Zeiten den Überblick zu behalten.

Mit einem Klick auf „Zeit erfassen“ startet die Stoppuhr im oberen Teil der Sidebar und sobald Sie „Stop & Speichern“ klicken, endet die Zeiterfassung. Auch bereits geleistete und nicht mit FastBill erfasste Arbeitszeiten lassen sich hier blitzschnell eintragen. In diesem Fall ändern Sie einfach die Zeitangabe von 00:00 auf die gewünschte Zeit und klicken auf „Zeit erfassen“. Z.B. bedeutet die Eingabe „3“, dass 3 Stunden gearbeitet wurden. Der Eintrag „13-15“ würde bedeuten, dass von 13 Uhr bis 15 Uhr gearbeitet wurde und z.B. 2 Stunden erfasst wurden. Im unteren Teil der Sidebar befindet sich eine Übersicht der zuletzt erstellen Zeiterfassungen.

 

Zeiten erfassen über das integrierte Widget in der Seitenleiste

Alles geht mit Zeiterfassungslösungen von Clockodo und mite!

Wem die Zeiterfassung bei FastBill nicht ausreicht, dem bieten spezialisierte Anbieter wie Clockodo und mite umfassende Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung. Dank einer Integration mit FastBill bleibt das Rechnungen schreiben so einfach wie gewohnt.

Wer diese Tools nutzen möchte, muss also nicht auf die einfache Abrechnung mit FastBill verzichten. Diese Apps bieten nicht nur mobile Apps, sondern auch umfassende Möglichkeiten rund um Team- und Projektverwaltung.

Die Verknüpfung mit Clockodo hatten wir bereits vorgestellt. Die Anbindung an mite wird in Kürze verfügbar sein. Dafür wurde eigens ein Connector entwickelt, der die Übergabe erfasster Zeiten an FastBill noch einfacher macht.

Beta-Tester für mite-Connector gesucht!

Für den neuen mite-Connector suchen wir aktuell noch Beta-Tester. Wer einen mite-Account und einen FastBill Account nutzt, der meldet sich am besten bei uns per E-Mail unter info@fastbill.com.

Fazit

Mit der Zeiterfassung von FastBill sparen Sie sich den Aufwand, der oftmals mit einer herkömmlichen Zeiterfassung mit Hilfe von Excel Tabellen oder gar Textdokumenten einhergeht und können sich in der gewonnen Zeit wichtigeren Dingen widmen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter zu verwalten und abzurechnen sind. Die Anbindungen an clockodo oder mite helfen das volle Potential auszuschöpfen. Wir sind froh beide Partner mit an Board zu haben und so eine nützliche, flexible und mobile Zeiterfassung und -abrechnung zu ermöglichen.

Erstes Bild: CC Lizenz (Luca Mascaro)