Debitorenbuchhaltung - Aufgaben & Erklärung

Kunden, die Produkte oder Dienstleistungen erwerben, erhalten im Anschluss an ihren Kauf eine Rechnung. Diese Rechnung kann für gewöhnlich mit unterschiedlichen Zahlungsarten, wie beispielsweise Überweisung oder Lastschrift, beglichen werden. Der offene Betrag wird hierbei in der Fachsprache als Forderung bezeichnet. Was kann jedoch getan werden, wenn der Kunde die Forderung nicht fristgerecht begleicht? Genau mit diesem Problem beschäftigt sich die Debitorenbuchhaltung. Doch was versteht man eigentlich unter Debitorenbuchhaltung, mit welchen Aufgaben befasst sich das Debitorenmanagement und was ist ein Debitorenrisiko?

Inhalt

1. Was heißt Debitorenbuchhaltung?
2. Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
3. Debitorenrisiko & Scoring

Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist der Teil der Finanzbuchführung, der sich insbesondere mit dem Forderungsmanagement gegenüber Kunden beschäftigt. Als Debitor versteht man hierbei einen Kunden, dem eine Rechnung für ein Produkt oder eine Dienstleistung ausgestellt wurde. Jeder Kunde erhält für gewöhnlich ein eigenes Debitorenkonto, in welchem alle offenen Forderungen ersichtlich sind. In Ausnahmefällen werden auch mehrere Debitoren auf einem gemeinsamen Konto als Debitorengruppe zusammengefasst. Die offenen Forderungen stellen aus Sicht des Unternehmens ein Guthaben dar, welches dank der Debitorenbuchhaltung jederzeit genau einsehbar ist. Die Debitorenbuchhaltung hat jedoch weit mehr als eine reine Dokumentationsaufgabe. So obliegt es der Debitorenbuchhaltung, die ausstehenden Zahlungen einzutreiben sowie die Bonität der Debitoren zu bewerten. Zusätzlich liefert die Debitorenbuchhaltung wichtige Kennzahlen an die Führungsetage des Unternehmens. Die Zahlen aus der Debitorenbuchhaltung lassen zudem auch Rückschlüsse auf die finanzielle Lage des Unternehmens zu und sind die Basis für operative und strategische Entscheidungen.

Mit welchen Aufgaben befasst sich die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung umfasst mehrere Aufgabengebiete, wie beispielsweise die Verbuchung von Forderungen sowie die Prüfung von Zahlungseingängen. Zudem fallen auch Tätigkeitsbereiche wie das Mahnwesen, die Fälligkeitsüberwachung, die Bonitätsprüfung und die Einschätzung des Debitorenrisikos in den Bereich der Debitorenbuchhaltung.

Informationsmanagement

Beim Informationsmanagement wird zwischen zwei unterschiedlichen Arten von Daten unterschieden. Die erste Art der Informationen beschäftigt sich mit den ausstehenden und zu erwartenden Zahlungen der Debitoren. Die zweite Art fokussiert sich wiederum auf das Zahlungsverhalten der einzelnen Debitoren. Das Zahlungsverhalten beeinflusst hierbei die Liquidität des Unternehmens und wirkt sich dadurch auf die mittel- und langfristige Investitionsplanung aus. Ohne diese Daten ist es für ein Unternehmen schwierig, fundierte Entscheidungen über die Unternehmenszukunft zu treffen.

Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement, als Teil der Debitorenbuchhaltung, umfasst alle Tätigkeiten, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit offenen Forderungen ergreift. Das zentrale Element des Forderungsmanagements ist das Mahnwesen. Begleicht ein Kunde eine Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist, so fließen die offenen Forderungen in den Mahnprozess. Der Mahnprozess kann hierbei zwei bis drei gewöhnliche Mahnungen umfassen. Diese werden meist im Abstand weniger Wochen versendet, wobei es Aufgabe des Mahnwesens ist, die offenen Forderungen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Bleiben die Mahnungen erfolglos, wird der Fall meist an ein Inkassobüro oder an einen Rechtsanwalt weitergeleitet. Wenn auch diese Schritte nicht zur Bezahlung der offenen Forderungen führen, kann es der Mahnprozess vorsehen, dass es zur Einleitung eines Vollstreckungsbescheids oder zu einer Gerichtsverhandlung kommt.

Das Debitorenrisiko & Scoring

Viele Unternehmen stehen vor dem Problem, dass Debitoren ihre offenen Forderungen nicht oder nicht pünktlich bezahlen. Dieses Verhalten wird in der Fachwelt oftmals unter dem Oberbegriff Debitorenrisiko zusammengefasst. Um dieses Risiko zu verringern, kann Scoring eingesetzt werden. Das Scoring bewertet hierbei das individuelle Risiko eines Zahlungsausfalls. Zudem schätzt das Scoring auch eine temporäre Zahlungsunfähigkeit oder drohende Insolvenz des Kunden ein. Für ein möglichst aussagekräftiges und genaues Scoring wird die Zahlungshistorie des Debitors herangezogen, die im Debitorenkonto aufscheint. Bei Neukunden oder bei nur wenigen Informationen kann zudem auch auf externe Daten zurückgegriffen werden. Aus den aggregierten Daten lassen sich dann, oftmals unter Zuhilfenahme von Algorithmen und automatisierten Reports, Prognosen über die zukünftige Zahlungsmoral des Kunden ableiten. Begleicht ein Kunde seine offenen Forderungen beispielsweise vermehrt unpünktlich, so können dank des Scorings frühzeitig Maßnahmen eingeleitet werden. Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise die Forderung einer Vorauszahlung oder die gänzliche Ablehnung eines Auftrags. Die exakte Bewertung des Debitorenrisikos hilft Unternehmen folglich, Zahlungsausfälle frühzeitig zu erkennen und diesen effektiv vorzubeugen. Das stärkt die Liquidität des Unternehmens und trägt somit zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens bei.