Buchungssätze – Definition und Anwendung
Zusammenfassung
Was du erfährst
- Wie ein Businessplan aufgebaut ist
- Für wen du einen Businessplan erstellen musst
- Warum eine Businessplan-Vorlage hilfreich ist
Ein Buchungssatz erfasst jeden Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Wenn im Betrieb Waren ge- oder verkauft, Rechnungen bezahlt oder ausgestellt werden oder auch ein Kredit aufgenommen oder bezahlt wird, handelt es sich um einen Geschäftsvorfall, der einem bestimmten Konto zugeordnet werden muss. Die doppelte Buchführung, die zu einer alljährlichen Bilanz führt, ist Pflicht für Betriebe mit einem Mindestumsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro und mehr sowie für Kapitalgesellschaften. Für die anderen genügt eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben für die Gewinnermittlung. Das ist die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Inhalt
- Wie sind Buchungssätze aufgebaut?
- Einfache Buchungssätze bilden
- Zusammengesetze Buchungssätze bilden
- Falsche Buchung korrigieren
Wie sind Buchungssätze aufgebaut?
Um den Aufbau eines Buchungssatzes zu verstehen, der immer nach dem gleichen Schema abläuft, ist ein Blick auf die Bilanz erforderlich. Dort stehen auf der linken Seite die Aktiva, das bedeutet alle vorhandenen (positiven) Mittel. Dazu zählen Bankguthaben, Bargeld, versandte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen (die in der Buchführung Forderungen heißen) und die Geschäftsausstattung. Dem gegenüber auf der rechten Seite findest du alle lang- und kurzfristigen Schulden, also Kredite, Darlehen, noch nicht bezahlte Rechnungen und das Eigenkapital. Das sind die Passiva.
Bevor es am Jahresende zur Bilanz kommt, wird jeder einzelne Geschäftsvorfall auf Konten gebucht, und zwar mithilfe der Buchungssätze. Hier kommen die Begriffe Soll und Haben ins Spiel; auf der linken Seite steht das Soll, auf der rechten das Haben. Wenn die Aktiva mehr werden, buchst du sie im Soll; verkleinern sie sich, im Haben. Umgekehrt gilt dieser Satz für die Passiva: Sie vergrößern sich im Haben, verkleinern sich im Soll.
Für Buchungssätze gilt ausnahmslos: Soll an Haben.
Wenn also ein Kunde eine Rechnung per Überweisung bezahlt, wird dein Bankguthaben größer, die Forderungen kleiner. Der Buchungssatz lautet demnach: Bank an Forderungen. Überweist der Unternehmer eine Kreditrate, verringern sich Bankkonto und auch der Kredit, also heißt es: Kredit an Bank.
Erfolgskonten – Konten für Aufwand und Ertrag
Neben den Konten, die tatsächliche Bestände aufnehmen, gibt es auch die sogenannten Aufwands- und Ertragskonten, wobei die ersten Zahlungen, die zweiten Einnahmen bezeichnen. Aufwände sind beispielsweise Löhne und Gehälter, Mieten oder Pachten. Beiträge zu Berufsverbänden, Aufwendungen für Büromaterial und für Roh-, Betriebs- und Hilfsstoffe; als Erträge gelten etwa Umsatzerlöse, Zinserträge, erhaltene Rabatte und Skonti.
Die Erfolgskonten stehen in Zusammenhang mit dem Eigenkapital – Aufwände verringern es, Erträge vergrößern es. Bei der Buchung werden die Saldi zunächst auf das Konto Gewinn und Verlust (GuV) übertragen und dann über das Konto Eigenkapital abgeschlossen. Bei den Ertragskonten gibt es im Gegensatz zu den Bestandskonten keinen Anfangsbestand; vielmehr wird dann gebucht, wenn ein Ertrag oder ein Aufwand anfällt.
Was ist ein T-Konto?
Keine Angst – es gibt keine weiteren langwierigen Erklärungen zu dieser Art von Konten. Es handelt sich lediglich um eine schematische Darstellung; sie stammt aus der Zeit, als es noch keine EDV gab und jede Buchung von Hand und auf Papier geschrieben wurde.
Das T-Konto hat seinen Namen von der Form: Es besteht aus zwei Spalten mit einem Querbalken darüber. Mittig darauf steht der Name des Kontos, etwa Bank oder Darlehen, über der linken Spalte Soll, über der rechten Haben. Ganz links kannst du den betreffenden Geschäftsvorfall bezeichnen, und zwar mit dem Datum des jeweiligen Tages, an dem die Buchung durchgeführt wird..
Einfache Buchungssätze bilden
Die Buchführung unterscheidet zwischen einfachen und zusammengesetzten Buchungssätzen. Bei dem einfachen ist auf jeder Seite, im Soll und im Haben, jeweils ein Posten erwähnt.
Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten: Zwei Aktiva sind betroffen, zwei Passiva stehen im Buchungssatz oder ein Posten der Aktiva vergrößert sich und ein Passivposten wird kleiner (und umgekehrt). Dafür haben sich die Begriffe Aktiv-Aktiv-Tausch, Passiv-Passiv-Tausch und Aktiv-Passiv-Tausch. Im letzten Fall unterscheidet die Buchhaltung die Aktiv-Passiv-Mehrung und die Aktiv-Passiv-Minderung. Am anschaulichsten lassen sich diese drei Möglichkeiten anhand von Beispielen verdeutlichen.
Beispiele für einfache Buchungssätze
Aktiv-Aktiv-Tausch
Du hebst Bargeld vom Bankkonto ab. Bei beiden Konten handelt es sich um Aktiva – der Buchungssatz lautet in diesem Fall:
Kasse an Bank.
Das Guthaben bei der Bank wird kleiner, der Kassenbestand größer.
Passiv-Passiv-Tausch
Du hast Verbindlichkeiten bei einem Händler, die du in ein längerfristiges Darlehen umwandelst. Die Buchung lautet jetzt:
Verbindlichkeiten an Darlehen.
Beides sind Passivkonten, von denen durch diesen Geschäftsvorfall das Darlehen größer wird, die Verbindlichkeiten kleiner.
Aktiv-Passiv-Mehrung
Du kaufst (von privat, also ohne Vorsteuer) Büromaterial ein und bezahlst erst später. Dann buchst du
Büromaterial an Verbindlichkeiten.
Du hast jetzt mehr Büromaterial, aber auch höhere Schulden.
Aktiv-Passiv-Minderung
Eine fällige Kreditrate wird vom Bankkonto abgebucht. Du formulierst
Darlehen an Bank.
In diesem Fall verringert sich dein Bankguthaben, aber dein Kredit wird ebenfalls kleiner.
Während beim einfachen Buchungssatz lediglich zwei Kontenbetroffen sind, buchst du beim zusammengesetzten drei oder auch mehr. Das ist viel übersichtlicher, als wenn du für jeden Posten, der zu einem bestimmten Geschäftsvorfall gehört, eine gesonderte Buchung schreibst. Dabei musst du unbedingt beachten, dass die Beträge im Soll und im Haben übereinstimmen.
Beispiele für zusammengesetzte Buchungssätze
Stell dir vor, ein Kunde hat eine Rechnung noch nicht bezahlt, was du im Aktiv unter Forderungen gebucht hast. Jetzt bezahlt er sie teils bar, teils als Banküberweisung. Die Buchung lautet dann:
Bank und Kasse an Forderungen.
Das Bankguthaben und der Kassenbestand werden größer, die Forderungen, die ebenfalls zu den Aktiva gehören, werden weniger.
Auch der umgekehrte Fall kommt vor. Du selbst hast als Unternehmer eine Rechnung nicht bezahlt; das sind in der Sprache der Buchführung für dich Verbindlichkeiten. Wenn du einen Teil davon bar bezahlst und den Rest überweist, heißt der Buchungssatz
Verbindlichkeiten an Kasse und Bank.
Eine falsche Buchung korrigieren
In der Buchhaltung passiert es immer wieder, dass ein Buchungssatz falsch gebucht wird – vielleicht mit falschen Zahlen, Konten oder auch mit einer Verwechslung von Soll und Haben. Am einfachsten wäre es natürlich, den Fehler zu löschen – bei schriftlichen Aufzeichnungen durchzustreichen oder gar zu radieren – und den korrekten Satz hinzuschreiben.
Das entspricht aber keineswegs den Richtlinien der ordnungsgemäßen Buchführung, bei der jeder Schritt nachvollziehbar sein muss. Ganz im Gegenteil: Es ist ein ehernes Gesetz, einen einmal geschriebenen Buchungssatz so zu belassen, wie er dasteht.
Was also tun? Ganz einfach: Du schreibst eine Korrekturbuchung, indem du zunächst den falschen Buchungssatz hinschreibst, aber mit der Vertauschung von Soll und Haben. Das ist deshalb wichtig, weil sich sonst Aktiva und Passiva oder das Eigenkapital fälschlich verändern.
Danach schreibst du den korrekten Buchungssatz.
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