Buchhaltung GmbH: Eigenständig oder auslagern?

Mit dieser Frage beschäftigen sich viele, die vorher vielleicht Einzelunternehmer waren und nun eine GmbH gegründet haben. Sie bemerken, dass sich die Buchhaltung und die dazugehörigen Aufgaben schnell zu einer besonderen Herausforderung entwickeln können.

Immerhin gilt es – gerade im Falle einer Kapitalgesellschaft wie der GmbH – aus buchhalterischer Sicht noch weitaus mehr zu beachten, als es zum Beispiel bei einem Einzelunternehmen der Fall ist. Andererseits kostet das Beauftragen eines Buchhalters und das Auslagern der Buchhaltung auch Geld… Was ist also besser? Und worauf solltest du achten, wenn du dich dazu entschließt, dich selbst – zum Beispiel mit einer Buchhaltungsprogramm – um alles zu kümmern?

Inhaltsangabe

1. Die Buchhaltung für GmbH selbst machen
2. Die Pflicht zur doppelten Buchführung in der GmbH
3. Vor- und Nachteile der GmbH Buchhaltung durch Steuerberater
4. Buchführungspflicht in der GmbH: So erledigst du deine Buchführung selbst
5. Steueroptimierung in der GmbH-Buchhaltung: So kannst du Steuern sparen
6. Mache jetzt die Buchhaltung für deine GmbH mit FastBill
7. Häufig gestellte Fragen zu Buchhaltung GmbH

Die Buchhaltung für GmbH selbst machen

„Wozu soll ich einen Buchhalter engagieren? Ich kann mich doch auch einfach selbst um die Buchhaltung meiner GmbH, Voranmeldungen, die Eröffnungsbilanz und um die Erfassung meiner Geschäftsvorfälle kümmern, oder nicht?“ – Genaugenommen solltest du hier sehr vorsichtig sein. Denn: Die Vorschriften, die bei der Buchhaltung einer GmbH beachtet werden müssen, sind vielseitig und leider auch voller Fallstricke.

Hinzu kommt, dass die Freunde darüber, Geld sparen zu können, wenn du dich selbst um deine Buchhaltung kümmerst, gegebenenfalls verfliegen wird, wenn du bemerkst, wie viel Zeit und Mühe du investieren musst – vor allem dann, wenn du kein ausgebildeter Steuerberater bist.

Wie immer gilt auch hier: „Unwissenheit schützt nicht!“. Solltest du dich dazu entschließen, dich selbst um die buchhalterischen Angelegenheiten deiner GmbH zu kümmern, geht das Finanzamt davon aus, dass du hierzu auch in der Lage bist und die nötigen Kenntnisse vorweisen kannst.

Die Pflicht zur doppelten Buchführung in der GmbH

Im Gegensatz zum Einzelunternehmer handelt es sich bei einer GmbH um eine Kapitalgesellschaft. Diese ist dazu verpflichtet, die sogenannte doppelte Buchführung anzuwenden und auf ihrer Basis beispielsweise wichtige Daten zur Gewinnermittlung zu dokumentieren. Das bedeutet, dass du alle Einnahmen und Ausgaben insgesamt zweimal erfassen musst. Auf einem Konto zeigst du an, ob der betreffende Betrag auf deinem Konto gutgeschrieben oder in Bar gezahlt wurde.

Über das andere Konto zeigst du an, um was es sich genau gehandelt hat. So kann es sich beim Gegenkonto zum Beispiel um Einnahmen aus Warenverkauf, Miete usw. handeln. Im Rahmen einer Steuerprüfung kann so auf den ersten Blick überprüft werden, welche Konten angesprochen wurden.

Unter anderem werden über die doppelte Buchführung auch:

• Anlage- und Umlaufvermögen
• Wareneingänge
• Warenbestand
• Fremdkapital

usw. angezeigt. Dass dir hierbei kein Fehler unterlaufen sollte, sollte klar sein. Immerhin nutzt du die Zahlen aus deiner doppelten Buchführung dann auch, um unter anderem die Gewinn- und Verlustrechnung und den Jahresabschluss zu erstellen – wahlweise mit einer Buchhaltungssoftware bzw. mit einem Buchhaltungsprogramm. Im Gegensatz zu einigen anderen Unternehmensformen kannst du es dir als GmbH nicht aussuchen, ob du die Vorgaben der doppelten Buchführung erfüllen möchtest. Denn: Du bist hierzu verpflichtet.

Vor- und Nachteile der GmbH Buchhaltung durch Steuerberater

Aufgrund des größeren Aufwands, der mit der doppelten Buchführung und der entsprechenden Gewinnermittlung verbunden ist, überlegen sich viele, die in der Vergangenheit eine GmbH gegründet haben, ob sie die entsprechenden Aufgaben nicht von einem externen Buchhalter ausführen lassen sollen. Kein Wunder! Das Auslagern bietet immerhin viele Vorteile.

Wenn du deine doppelte Buchführung entsprechend outsourced, profitierst du unter anderem von:

• einer individuellen Beratung
• dem guten Gefühl, nichts Wichtiges zu übersehen oder zu vergessen
• der Tatsache, dass du dir sicher sein kannst, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden
• einer merklichen Zeitersparnis, da du dich auf dein „ganz normales Tagesgeschäft“ fokussieren kannst.
• Alternativ kannst du auch überlegen, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen.

Pflichterfüllung vs. Steuersparpotenzial: Die Entscheidung bei der Buchhaltung

Unabhängig davon, ob du dich selbst mit einem Buchhaltungsprogramm um deine Buchhaltung kümmerst oder mit dem Erfassen deiner Geschäftsvorfälle und anderer Arbeiten einen Steuerberater beauftragst und dich für das Auslagern entschieden hast: Natürlich ist es wichtig, dass du die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung befolgst. Zudem bietet dir die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater noch einen weiteren Vorteil: Der Experte kann dich mit Hinblick auf mögliches Einsparpotenzial beraten.

Buchhaltung für GmbHs: Zeit bedeutet auch Geld für dein Unternehmen

Viele Geschäftsführer einer GmbH verzichten darauf, einen Steuerberater für Gewinnermittlung, Voranmeldung und Co. zu engagieren, weil sie für dessen Dienstleistungen kein Geld ausgeben möchten. Du auch? In diesem Fall solltest du dir vor Augen führen, dass der Spruch „Zeit ist Geld“ nicht von ungefähr kommt. Je mehr Zeit du hast, um dich auf dein Tagesgeschäft zu fokussieren, desto mehr Umsatz kannst du generieren. Währenddessen kümmert sich dein Steuerberater um alles Weitere.

Buchführungspflicht in der GmbH: So erledigst du deine Buchführung selbst

Du verfügst über das nötige Hintergrundwissen und hast genügend Zeit, um dich selbst um deine Buchhaltung zu kümmern? In diesem Fall solltest du die folgenden Punkte beachten:

Gesetzliche Anforderungen an die Buchführungspflicht in der GmbH

Per Gesetz bist du als Geschäftsführer einer GmbH dazu verpflichtet, aus buchhalterischer Sicht die folgenden Anforderungen zu erfüllen:

• doppelte Buchführung
• Gewinnermittlung
• Inventur
• Jahresabschluss (inklusive Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz).

Erfassung und Organisation von Geschäftsvorfällen

Auch mit Hinblick auf die Organisation und die Erfassung von Geschäftsfällen musst du als Geschäftsführer einer GmbH einiges beachten. Du musst zum Beispiel alle ausstehenden Forderungen aufführen und zudem dokumentieren, wie wer in welcher Geschäftsbeziehung zu dir steht.

Erstellung von Buchungssätzen und Kontenführung

Als Geschäftsführer einer GmbH bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Über sie ermittelst du den Gewinn über einen Betriebsvermögensvergleich. Hierzu wird das Betriebsvermögen, das am Ende des Jahres vorhanden ist, vom Betriebsvermögen, das am Ende des Vorjahres vorhanden war, abgezogen.

Dokumentation und Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen

Für GmbHs gilt: Dokumente müssen nach dem Ende einer Liquidation mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn die Speicherung auf elektronischem Wege erfolgt, musst du natürlich auch Sorge dafür tragen, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet werden.

Pflichterfüllung: Die Buchhaltung in der GmbH richtig umsetzen

Wie immer im steuerlichen Bereich gilt auch für die GmbH: Unwissenheit schützt nicht. Wenn du dich dazu entschließt, dich selbst um deine Buchhaltung zu kümmern, bist du auch dafür verantwortlich, deine Pflichten zu erfüllen. Ein modernes Buchhaltungsprogramm kann dir hierbei unter die Arme greifen.

Steueroptimierung in der GmbH-Buchhaltung: So kannst du Steuern sparen

Je besser du dich mit der Buchhaltung, der Gesetzgebung und allem, was damit zu tun hat, auskennst, desto höher ist dein Sparpotenzial. Natürlich ist es jedoch auch zeitaufwendig, sich immer wieder mit den neuesten Gesetzen zu befassen, um sicherzustellen, dass auch wirklich alle Daten und Pauschalen aktuell sind.

Mittlerweile gibt es viele, die sich die Arbeit mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erleichtern. Hier müssen die entsprechenden Daten nur noch eingetragen werden. Den Rest übernimmt das Programm.

Mache jetzt die Buchhaltung für deine GmbH mit FastBill

Fest steht: Du musst kein ausgebildeter Steuerberater sein, um dich um die Buchhaltung deiner GmbH zu kümmern. Klar: Es kostet Zeit, hier selbst tätig zu werden. Wenn du dir die Arbeit jedoch erleichtern möchtest, hast du hierzu mit der Buchhaltungssoftware von FastBill alle Möglichkeiten.

Schau dich nach deiner Registrierung einfach um und trage alle Daten, die abgefragt werden, in die entsprechenden Felder ein. Den Rest übernimmt das Programm. Dank regelmäßiger Updates kannst du dir sicher sein, dass du immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung unterwegs bist und alle Geschäftsvorfälle sauber erfasst werden. Du kannst FastBill unverbindlich 14 Tage lang im Pro-Tarif testen!

Häufig gestellte Fragen zu Buchhaltung GmbH

Mit der Buchhaltung einer Kapitalgesellschaft wie einer GmbH sind immer wieder Fragen verbunden. Vielleicht hast auch du dich schon mit den folgenden Überlegungen befasst.