Mit Automatisierung im E-Commerce erfolgreich werden

Im E-Commerce geht es darum, Produkte und Dienstleistungen online zu verkaufen. Online-Händler:innen haben es dabei mit einer Vielzahl von Aufgaben zu tun, angefangen bei der Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen bis hin zur Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen.

Automatisierungen können dir als Händler:in dabei im Alltag eine große Stütze sein. Durch Automatisierung kannst du Zeit und Ressourcen sparen, die Fehlerquote senken und die Effizienz steigern. Wie das konkret funktioniert, erfährst du in diesem Blogbeitrag!

Inhaltsangabe

1. Warum ist Automatisierung wichtig für Online-Händler:innen?
2. 3 Beispiele aus der Praxis, wie du deine Abläufe automatisieren kannst
3. Das richtige Tool zur Automatisierung

Warum ist Automatisierung wichtig für Online-Händler:innen?

Automatisierungen im E-Commerce bieten dir als Online-Händler:in eine Vielzahl von Vorteilen, die dir helfen, dein Geschäft zu optimieren und es wachsen zu lassen. Dazu gehören u. a.:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Prozessen kannst du Zeit sparen, die du stattdessen in andere wichtige Geschäftsbereiche investieren kannst.
• Optimierung von Ressourcen: Automatisierungen können dir dabei helfen, personelle Ressourcen effektiver zu nutzen, was zu einer Kosteneinsparung führen kann.
• Fehler minimieren: Automatisierungen minimieren menschliche Fehler und erhöhen damit die Genauigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Automatisierungen im E-Commerce ermöglichen es dir, deinen Kund:innen einen besseren Service zu bieten, indem sie automatisiert über die Schritte in ihren Bestellungen – zum Beispiel per Mail – informiert werden.

Mit den richtigen Tools und Systemen kannst du als Online-Händler:in das Automatisierungspotenzial deines Geschäfts voll ausschöpfen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

3 Beispiele aus der Praxis, wie du deine Abläufe automatisieren kannst

Nahezu jeder Prozess in deinem Unternehmen kann automatisiert werden, um dich bestmöglich zu unterstützen und deinen Alltag zu erleichtern. Doch gerade am Anfang sind viele Online-Händler:innen von der Masse an Automatisierungsmöglichkeiten überrumpelt. Wir zeigen dir 3 Beispiele, wie du ganz einfach in die Automatisierung deiner Geschäftsprozesse einsteigen kannst:

Automatisierungen in der Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung ist ein zentraler Bereich in einem Webshop. Hier geht es vor allem um die Bearbeitung der Bestellungen und schließlich um den Versand der Produkte an die Kund:innen. Automatisierungen können hier für eine deutliche Entlastung von alltäglichen und fehleranfälligen Arbeitsschritten sorgen.

Klassische Beispiele für Automatisierungen in der Auftragsabwicklung sind z. B. automatische Auftragsbestätigungen, die automatische Generierung von Versandlabels und die automatische Erstellung und der anschließende E-Mail-Versand von Auftragsdokumenten (v.a. Rechnungen) an deine Kund:innen.

Damit die Automatisierung reibungslos funktioniert, müssen die eingesetzten Systeme miteinander harmonieren. Es ist wichtig, dass diese Systeme miteinander kommunizieren und Daten automatisch austauschen können. Dein Shopsystem oder Marktplatz sollte also über eine sogenannte Middleware (z. B. Billbee) bspw. mit dem Versanddienstleister kommunizieren.

In der Praxis sieht der Ablauf mit der Automatisierung dann wie folgt aus:

1. Die Bestellung wird im Online-Shop aufgegeben. Sie wird automatisch an das eingesetzte Tool zur Auftragsabwicklung weitergeleitet.
2. Im Tool zur Auftragsabwicklung werden alle weiteren Schritte automatisiert durchgeführt. Dazu gehören z. B. der automatische Versand der Auftragsbestätigung sowie der Rechnung und die Generierung eines Versandlabels, das idealerweise direkt und automatisch an den Etikettendrucker übergeben wird.
3. Die Daten der erstellten Sendung werden vom Versanddienstleister an deine Middleware übermittelt, welche die Informationen an dein Shopsystem übermittelt und sie zur automatisierten Versandbenachrichtigung an deine Kund:innen nutzt.

Diesen Prozess kannst du noch beliebig erweitern und an deine individuellen Arbeitsabläufe anpassen. Jetzt musst du nur noch das Paket für deine Kund:innen packen, denn das kann ein Tool (noch) nicht für dich übernehmen. Außer, du setzt auf externes Fulfillment).


Nie mehr beim Rechnungsschreiben verzweifeln - mit der automatisierten Rechnungserstellung

Automatisierte Verwaltung von Warenbeständen

Jederzeit die richtige Menge an Waren am richtigen Ort verfügbar zu haben - diese Disziplin gilt es im Online-Handel täglich aufs Neue zu meistern. Eine effiziente Lagerhaltung ist für den Erfolg eines Online-Shops unerlässlich. Durch die Automatisierung von Prozessen im Bereich der Warenwirtschaft lassen sich Bestände besser kontrollieren. Klassische Beispiele für die Automatisierung im Bereich der Warenbestandsverwaltung sind z. B. die automatische und plattformübergreifende Aktualisierung und Überwachung des Lagerbestands auf Basis deiner Bestellungen.

Online-Händler:innen kennen das Problem nur zu gut: Überverkäufe von Produkten sind ein wahrer Albtraum. Besonders wenn du erfolgreich im Multichannel unterwegs bist und auf mehreren Marktplätzen sowie in deinem eigenen Online-Shop verkaufst, kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen. Ein:e Kund:in kauft ein Produkt in deinem Online-Shop, während zeitgleich ein:e andere:r Kund:in den gleichen Artikel über einen Marktplatz bestellt – und du stehst vor einem Dilemma, welches die Zufriedenheit deiner Kund:innen gefährden kann. Mit einem automatischen Bestandsabgleich kannst du Überverkäufe vermeiden. Eine plattformübergreifende Synchronisation deiner Lagerbestände sorgt dafür, dass die Zahlen auf all deinen Plattformen immer auf dem neuesten Stand sind. So kannst du sicherstellen, dass jede:r Kund:in nur das bestellt, was tatsächlich verfügbar ist.

Ein solcher Lagerbestandsabgleich ist ein unverzichtbares Werkzeug für Online-Händler:innen, die sicherstellen möchten, dass Kund:innen mit ihrem Einkauf zufrieden und glücklich sind.

Automatisierung des Zahlungsabgleichs

Wenn du jeden Morgen dein Konto überprüfst und manuell Zahlungseingänge mit deinen Bestellungen abgleichst, haben wir gute Nachrichten für dich: Du kannst diesen Prozess automatisieren!

Wenn du ein Tool verwendest, das alle deine Bestellungen zentral erfasst und mit deinen Geschäftskonten verknüpft ist, kann das Tool diese Arbeit für dich erledigen. Eingehende Zahlungen können zum Beispiel über die Bestellnummer oder die Rechnungsnummer automatisch einer Bestellung zugeordnet werden. So siehst du auf einen Blick, welche Bestellungen bereits bezahlt und versandbereit sind - und welche noch auf eine Zahlung warten.

Statt nur die Zahlungen deinen Bestellungen zuzuordnen, kannst du mit diesen Daten noch einen Schritt weiter gehen und sie automatisch deiner Buchhaltung zuführen. Da alle deine Bestelldaten in einem System zusammenlaufen und du über dieses System auch automatisch Rechnungen schreiben kannst, sind alle Informationen zu Bestellungen, Umsätzen und Steuersätzen bereits gebündelt. Du musst dich also nicht mehr jeden Monat an deinen PC setzen und alle Informationen händisch zusammenstellen, sondern kannst die Daten vollautomatisch z. B. zu Fastbill übermitteln lassen.

Das richtige Tool zur Automatisierung

Die Wahl des richtigen Tools ist für jede:n Online-Händler:in von entscheidender Bedeutung. Bei der Auswahl sollte besonders darauf geachtet werden, dass sich das Tool nahtlos in andere bereits genutzte Tools integrieren lässt.

Billbee ist eine cloudbasierte Softwarelösung für Online-Händler:innen zur Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung und Automatisierung. Billbee bietet z. B. über 100 Schnittstellen aus folgenden Bereichen an:

• Marktplätze: Amazon, eBay, Etsy, Idealo, Otto Market und viele mehr.
• Shopsysteme: Shopify, Shopware, WooCommerce, Magento, PrestaShop, Gambio, Jimdo und viele mehr.
• Zahlung: PayPal, Amazon, Klarna, Bank und viele mehr.
• Buchhaltung: FastBill und viele weitere.
• Versand: DHL, Deutsche Post, GLS, DPD und viele mehr.
• Fulfillment: Pakdo, byrd, YouSellWeSend, Lufapark und viele mehr.

Durch die Integration all dieser Daten in einem Tool kannst du deine Automatisierungen optimal an deine Workflows und Prozesse anpassen. Teste Billbee jetzt kostenlos und unverbindlich für 30 Tage und nutze alle Funktionen von Anfang an im vollen Umfang!

FastBill ist die Buchhaltungssoftware für dein e-Commerce-Unternehmen. Mit FastBill kannst du Einnahmen und Ausgaben deines Shops überwachen und auswerten. Obwohl die Rechnungsstellung eine der Hauptfunktionen des Tools ist, eignet es sich auch für Online-Händler, die über Shopify, WooCommerce, Amazon und Co. verkaufen, und ihre Rechnungen woanders generieren, da diese in FastBill integriert werden können, sodass alle deine Belege an einer Stelle zentral gesammelt und verwaltet werden können. So kannst du deinen kompletten Rechnungs- und Buchhaltungsprozess automatisieren.

FastBill startet schon ab 9€ im Monat und lässt sich 14 Tage kostenlos testen.

Mit unseren Tipps und diesen beiden Tools bist du also bestens vorbereitet, die Prozesse in deinem e-Commerce-Unternehmen so weit wie möglich zu automatisieren. Wir wünschen dir dabei viel Erfolg!

Über die Autorin:

Jana ist Content Managerin bei Billbee, ein Tool zur Auftragsabwicklung, Automatisierung und Artikelverwaltung für Online-Händler:innen. Wenn sie nicht gerade dabei ist, ein neues How To Video für den YouTube Channel von Billbee zu drehen, kümmert sie sich um die redaktionellen Freiheiten von Blog und Social Media.