Bewerbungsgespräch führen – so bereitest du dich auf die Bewerber vor
Zusammenfassung
Was du erfährst
- Wie du dich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitest
- Wie ein Bewerbungsgespräch abläuft
- Welche Fragen du stellen kannst beim Bewerbungsgespräch
- Welche typischen Fehler im Bewerbungsgespräch gemacht werden
- Weitere Tipps für Bewerbungsgespräche
Volle Auftragsbücher, voller Terminkalender – eine gute Auftragslage ist eigentlich ein Grund zur Freude. Andererseits weckt sie auch den Bedarf für weitere Mitarbeiter. Dies ist spätestens dann der Fall, wenn du die Aufträge mit der aktuellen Arbeitskraft nicht mehr bewältigen kannst.
Zum Recruiting-Verfahren gehört zum einen ein gutes Anforderungsprofil und zum anderen eine ansprechende Stellenanzeige. Zusätzlich musst du am Ende mit den vielversprechendsten Kandidaten auch noch ein Bewerbungsgespräch führen. Doch wie läuft dieses im Idealfall ab? Welche Fragen solltest Du stellen und wie wählst Du am Ende die Wunschbewerberinnen oder Wunschbewerber aus? Wir werfen einen genaueren Blick auf das Thema und zeigen dir alle wichtigen Fakten rund um das Vorstellungsgespräch.
Inhaltsangabe
- Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs – Gesprächsleitfaden erstellen
- Ablauf des Vorstellungsgesprächs
- Wie lange dauert ein Bewerbungsgespräch?
- Die richtigen Fragen für das Bewerbungsgespräch: Fragetechnik & Interviewfragen
- Auswertung und Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs
- Typische Fehler im Bewerbungsgespräch
- Tipps für das Bewerbungsgespräch
- FAQ - Bewerbungsgespräch führen
Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs – Gesprächsleitfaden erstellen
Vorstellungsgespräche dienen dem gegenseitigen Kennenlernen. Das bedeutet: Nicht nur du schaust dir die Bewerberin oder den Bewerber an. Vielmehr nutzen viele Kandidaten das Gespräch auch für einen umfassenden Check ihres potenziellen Arbeitgebers.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Vorstellungsgespräche sorgfältig vorzubereiten. In vielen Unternehmen gibt es heute allgemeine Gesprächsleitfäden, die für Personalverantwortliche eine grobe Orientierung bieten. Trotzdem ist es wichtig, jedes einzelne Bewerbungsgespräch individuell vorzubereiten.
Das Ziel: Bewerberinnen und Bewerber sollen sich willkommen und ernst genommen fühlen.
Ein individueller Gesprächsleitfaden könnte dabei folgendermaßen aussehen:
1. Sorgfältiges Lesen der Bewerbungsunterlagen
Lädst du jemanden zu einem Vorstellungsgespräch ein, hat er dich mit seinen Unterlagen überzeugt. Andernfalls wäre das Gespräch reine Zeitverschwendung. Genau deshalb ist es essenziell, sich vorher mit der Person auseinanderzusetzen: Lies dir also das Anschreiben, den Lebenslauf und auch die Zeugnisse genau durch.
Wenn du als Führungskraft beim Bewerbungsgespräch bereits ein grobes Bild von deinem Gegenüber sowie seiner Motivation und seinem Werdegang hast, kannst du viel besser auf ihn eingehen. Aus bestimmten Fakten und Besonderheiten lassen sich nämlich Fragen für den Gesprächsleitfaden ableiten. Das erhöht den Informationswert des Gesprächs für beide Seiten deutlich.
2. Wichtige Frage: Wer soll an dem Gespräch teilnehmen?
In kleinen Unternehmen führst du als Geschäftsführer die Bewerbungsgespräche oft selbst. Doch selbst hier gilt: Mit welcher Führungskraft arbeiten die Bewerberinnen später zusammen? Im Idealfall nimmt diese Person ebenfalls an dem Gespräch teil. Der Teilnehmerkreis vermittelt Bewerberinnen und Bewerbern zudem bereits, wie wichtig die jeweilige Position ist.
3. Groben Rahmen festlegen
Um eine Orientierung für Personalverantwortliche zu schaffen, sollten Vorstellungsgespräche einen groben Rahmen haben. Dazu gehören vor allem folgende Festlegungen:
- Ungefähre Dauer des Gesprächs
- Grober Gesprächsablauf (Phasen des Bewerbungsgesprächs)
- Wo findet das Gespräch statt?
- Wie sieht die Sitzordnung aus?
Am besten machst du dir eine Checkliste für die Vorbereitung, die du dann jedes Mal durchgehen kannst.
4. Fragenkatalog vorbereiten
„Was ist Ihre größte Schwäche?“ – solche und ähnliche Fragen wurden lange Zeit als Standard empfohlen. Doch wer solche Standardfragen stellt, bekommt am Ende auch entsprechend abgefeilte Standardantworten. Die Folge: du lernst die Bewerberin oder den Bewerber nicht wirklich kennen.
Die bessere Alternative besteht darin, ein klares Anforderungsprofil zu nutzen. Damit legst du die Richtung deiner Interviewfragen fest. Im Idealfall verknüpfst du diese mit individuellen Informationen aus den Bewerbungsunterlagen.
Hier ein kleines Beispiel:
Durch diese Verknüpfung erfährst du etwas über wichtige Fähigkeiten der Person und gehst mit den Interviewfragen auch auf den Werdegang ein. Der Effekt: Die Bewerberin erkennt, dass du dich vorbereitet hast. Du erhältst im Gegenzug die gewünschten Informationen.
Unterschied Bewerbungsgespräch Azubis
Auszubildende haben natürlich oft weniger oder auch keine Berufserfahrung. Daher werden in einem Bewerbungsgespräch für Azubis oft Fragen gestellt, die darauf abzielen, das Interesse und die Motivation des Bewerbers für den gewählten Beruf zu ermitteln. Auch Fragen zur schulischen Leistung und zu früheren Praktika können in einem Bewerbungsgespräch für Azubis eine größere Rolle spielen.
Ein weiterer Unterschied betrifft die Erwartungen an den Bewerber. Bei einer Vollzeitstelle wird oft erwartet, dass der Bewerber bereits über umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten in seinem Fachgebiet verfügt und sofort einsatzbereit ist. Bei Azubis hingegen wird eher darauf geachtet, dass der Bewerber ein hohes Lernpotenzial und die Fähigkeit mitbringt, sich schnell in neue Arbeitsprozesse einzuarbeiten.
Darüber hinaus kann das Bewerbungsgespräch für Azubis auch mehrere Gesprächspartner haben, wie z.B. den Ausbilder und/oder Vertreter des Betriebsrats, um sicherzustellen, dass der Bewerber auch in das Unternehmen passt und eine gute Beziehung zum Ausbilder aufbauen kann.
Insgesamt ist das Bewerbungsgespräch für Azubis in der Regel weniger formell und eher darauf ausgerichtet, die Eignung des Bewerbers für die Ausbildung zu prüfen, während ein Bewerbungsgespräch für eine Fachkraft oft gezielter auf die fachliche Qualifikation und Berufserfahrung des Bewerbers eingeht.
Ablauf des Vorstellungsgesprächs
Bewerbungsgespräche folgen oft einem groben Ablauf. Im Idealfall hältst du diesen teilstrukturiert ein. Das heißt: Du gibst grob Themen vor, lässt dem Gespräch danach aber genug Raum für eine Entwicklung.
Die wichtigsten Phasen im Überblick:
1. Smalltalk (5-10 Minuten)
Die Begrüßung gehört zu den wichtigsten Phasen in einem Bewerbungsgespräch. Hier stellen du und dein Unternehmen die Weichen für den weiteren Gesprächsverlauf.
Wichtige Aspekte:
- Namentlicher Empfang (z.B. durch Pförtner oder durch Personalverantwortliche)
- Freundliche Begrüßung per Handschlag (z.B. Fragen zur guten Anreise, Fragen nach einem Getränkewunsch)
- Vorstellung aller Teilnehmer mit Namen und Funktion
Im Idealfall vermittelst du dem Bewerber das Gefühl, dass das Vorstellungsgespräch kein Pflichttermin ist. Fühlt er sich ernst genommen und willkommen, ist das Eis oft bereits gebrochen.
2. Kennenlernen (15-20 Minuten)
Diese Phase ist der Kern des Vorstellungsgesprächs. Hier möchtest du den Kandidaten besser kennenlernen. Dabei sind vor allem folgende Themenbereiche wichtig:
- Bisheriger beruflicher Werdegang und Erfahrungen
- Fachliche Fähigkeiten und Arbeitsweise
- Persönlichkeit und Motivation
Im Idealfall enthält dein Interviewleitfaden individuelle Fragen, die auf den Bewerber eingehen. Im Normalfall erfährst du bereits im Anschreiben mehr über dessen Motivation und auch seine Arbeitsweise. Der Lebenslauf gibt dir zudem Informationen zu den bisherigen beruflichen Stationen.
3. Selbstpräsentation (10 Minuten)
Hier stellst du dein Unternehmen kurz vor. Bewerberinnen und Bewerber interessiert dabei oft mehr, wie die Arbeitsweise im Unternehmen aussieht und wie das Miteinander funktioniert. Zusätzlich möchten sie oft wissen, welche Anforderungen der Job mit sich bringt.
4. Rückfragen (5-10 Minuten)
Zum Ende des Gesprächs dürfen Bewerber noch einmal Rückfragen stellen, um Unklarheiten beseitigen zu können. Die Qualität der Rückfragen gibt dir als Führungskraft zudem auch einen Hinweis darauf, wie gut sich der Bewerber vorbereitet hat.
5. Abschluss (5 Minuten)
Zum Abschluss ist es sinnvoll, neben der Verabschiedung und dem Dank für das Gespräch auch gleich Informationen zum weiteren Verlauf zu nennen.
Dazu gehören:
- Der konkrete Ansprechpartner
- Verbindliche Frist bis zu einer Antwort
- Weitere Bewerbungsrunden
- Weiteres Vorgehen
Checkliste: Interviewleitfaden im Überblick
- Begrüße den Bewerber und stelle Dich sowie Dein Unternehmen kurz vor.
- Erkläre dem Bewerber, was die Position beinhaltet und welche Erwartungen Du an den Kandidaten hast.
- Stelle das Team vor. Wer wird der Vorgesetzte sein, wer die Kollegen, wo wird gearbeitet.
- Frage den Bewerber nach seinem Werdegang, seinen Fähigkeiten und Erfahrungen, um seine Eignung für die Position zu bewerten + Individuelle Fragen auf den Bewerber und seinen Werdegang zugeschnitten sind.
- Frage nach den Gründen, warum der Bewerber sich für die Position interessiert und was ihn an Deinem Unternehmen reizt.
- Frage nach den Soft Skills des Bewerbers, z.B. Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit oder Problemlösungskompetenz.
- Frage nach Herausforderungen, die der Bewerber in früheren Positionen bewältigen musste, und wie er damit umgegangen ist.
- Gib dem Bewerber die Möglichkeit, Fragen zu stellen, um mehr über die Position und das Unternehmen zu erfahren.
- Bedanke Dich beim Bewerber für das Gespräch und gib an, wie es weitergehen wird, z.B. wann er eine Rückmeldung von Dir erwarten kann.
Wie lange dauert ein Bewerbungsgespräch?
Die Länge eines Vorstellungsgesprächs variiert zwischen 45 und 60 Minuten. Geht es um spezielle Positionen mit viel Klärungsbedarf, kannst du auch 90 Minuten veranschlagen.
Deutlich längere Gespräche erhöhen den Informationsgehalt im Normalfall nicht. Der Grund: Die Konzentrationsfähigkeit lässt nach 60 Minuten deutlich nach.
Die richtigen Fragen für das Bewerbungsgespräch: Fragetechnik & Interviewfragen
Standardfragen sollten für deinen Gesprächsleitfaden tabu sein. Die bessere Alternative besteht darin, die Bewerberinnen und Bewerber in den Mittelpunkt zu stellen.
Gute Fragen im Bewerbungsgespräch wären zum Beispiel:
- Was hat dich an deinem Fachgebiet so begeistert, dass du es als Beruf gewählt hast? (Motivation)
- Wie sah ein herkömmlicher Arbeitstag in deinem bisherigen Job aus? (Werdegang)
- Welche 3 Aufgaben deines Jobs machen dir am meisten Freude? (Arbeitsweise)
- Welche Hoffnungen verbindest du mit einem Wechsel zu uns? (der neue Job)
Wie findet man Schwächen und Stärken des Bewerbers?
Die Stärken und Schwächen eines Bewerbers sind wichtige Kriterien für die spätere Auswahl. Doch wenn du konkret danach fragst, wirst du auch hier vorbereitete Antworten bekommen. Deshalb ist es wichtig, nach konkreten Situationen zu fragen.
Hier ein Beispiel:
„Erinnerst du dich an ein besonders dringendes Problem in deinem bisherigen Job? Wie hast du dieses gelöst?“
Die darauf folgenden Schilderungen geben ein konkretes Bild über die Problemlösungskompetenz der Bewerber. Stünde in deinem Fragenkatalog hingegen nur: „Wie gut ist deine Problemlösungskompetenz?“, wäre der Informationsgehalt in Bezug auf etwaige Stärken und Schwächen deutlich geringer.
Welche Fragen sind im Bewerbungsgespräch unangemessen?
Es gibt Interviewfragen, die du als Führungskraft in einem Bewerbungsgespräch eigentlich stellen darfst. Tust du es doch, darf die Bewerberin oder der Bewerber lügen. Der Grund: Eine Verweigerung der Antwort hat eventuell negative Folgen für die Einstellungschancen.
Folgende Bereiche darfst du im Bewerbungsgespräch nur dann streifen, wenn sie für die Ausübung des Jobs konkret wichtig sind:
- Familienplanung (z.B.: Wollen Sie in naher Zukunft Kinder?“)
- Gesundheit (nur, insofern es die Ausübung des Jobs betrifft)
- Religiöse Zugehörigkeit (eingeschränkt möglich bei konfessionellen Institutionen)
- Politische Überzeugung
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Ethnische Herkunft
- Vermögen
- Vorstrafen
Auswertung und Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs
Die Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs besteht zunächst aus zwei Schritten:
- Auswertung der eigenen Notizen
- Abgleich der Bewerber mit den Kriterien des eigenen Anforderungsprofils
Zusätzlich solltest du oder die Personalverantwortlichen auch die persönlichen Eindrücke aus dem Gespräch mit einfließen lassen. Hier einige interessante Fragestellungen:
- Was war der Person besonders wichtig? (häufige Nachfragen)
- Passen diese Vorstellungen gut zum Unternehmen?
- Wie hat die Person auf die Konditionen reagiert?
Typische Fehler im Bewerbungsgespräch
Ein Vorstellungsgespräch bietet für beide Seiten die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen. Aus diesem Grund kannst du dabei auch als Führungskraft gegenüber dem Bewerber viele Fehler machen.
Hier eine Auswahl typischer Fehler:
- Nur Standardfragen stellen
- Durch schlechte Körpersprache Desinteresse signalisieren
- Unvorbereitet ins Vorstellungsgespräch gehen
- Schwache Fragetechnik
- Dem Bewerber ins Wort fallen
Tipps für das Bewerbungsgespräch
Unsere Checkliste für dein Bewerbungsgespräch:
- Alle beteiligten Personen rechtzeitig informieren und einladen
- Im Vorfeld die Bewerbungsunterlagen genau studieren
- Fragenkatalog individualisieren
- Namentliche Begrüßung und Gastfreundschaft
- Angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen (z.B. lockere Sitzordnung oder Vorstellung aller Beteiligten)
- Den Bewerbern auf Augenhöhe begegnen
- Aufmerksam zuhören und dies auch zeigen (Notizen sind ok)
- Kluge und individuelle Fragen stellen
- Auf Rückfragen ehrlich antworten
- Getätigte Zusagen einhalten
FAQ - Bewerbungsgespräch führen
Wie sollte man sich zum Vorstellungsgespräch vorbereiten?
Es ist wichtig, ein klares Anforderungsprofil zu formulieren und sich individuell auf jeden Bewerber vorzubereiten. So lassen sich aus den Bewerbungsunterlagen individuelle Fragen ableiten, mit denen Personalverantwortliche sich ein gutes Bild machen können. Zusätzlich sollten alle für die Jobposition wichtigen Führungskräfte wie direkte Vorgesetzte am Gespräch teilnehmen.
Wie lange sollte ein Bewerbungsgespräch dauern?
Eine Zeitspanne zwischen 45 und 60 Minuten ist üblich. Nur in Ausnahmefällen dauern Vorstellungsgespräche auch einmal bis zu 90 Minuten.
Welche Fragen sollten dem Bewerber nicht gestellt werden?
Alle Fragen zu den Themen Familienplanung, Gesundheit, politische Einstellung, ethnische Herkunft, religiöse Zugehörigkeit, Vorstrafen und Vermögen sind meistens unzulässig. Ausnahmen gelten nur, wenn die Antwort für die Ausübung der konkreten Jobbeschreibung unbedingt erforderlich ist.