Betriebsprüfung: Tipps für Unternehmen

Dir wurde eine Betriebsprüfung beziehungsweise eine Außenprüfung durch das Finanzamt angekündigt und du fragst dich nun, wie du dich am besten vorbereiten kannst? Im ersten Schritt gilt: Keine Panik! Bei einer solchen Prüfung des Finanzamtes handelt es sich um nichts, was dir Sorgen bereiten müsste – zumindest dann nicht, wenn du weißt, worauf du achten solltest, deine Besteuerungsgrundlagen kennst und Buchungen immer korrekt vorgenommen hast. Achte in diesem Zusammenhang auch unbedingt auf die geltenden Aufbewahrungspflichten nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD)! Im Zweifel solltest du dich immer von einem Steuerberater unterstützen lassen.

Inhaltsangabe

1. Betriebsprüfung: Begriffserklärung
2. Betriebsprüfung: Diese Arten gibt es
3. Betriebsprüfung: So läuft sie ab
4. Betriebsprüfung: Diese möglichen Folgen gibt es
5. Häufig gestellte Fragen zu Betriebsprüfung

Betriebsprüfung: Begriffserklärung

Wie die Bezeichnung bereits vermuten lässt, wird in Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt dein Unternehmen unter die Lupe genommen. Oft ist in diesem Zusammenhang auch von der sogenannten „Außenprüfung“ die Rede. Im Rahmen der Betriebsprüfung stehen deine Steuerpflichten im Fokus. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet die Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen. In den allermeisten Fällen werden Gewerbetreibende und Freiberufler geprüft. Nur in Ausnahmen erhalten Privatpersonen eine entsprechende Ankündigung. Dies ist in der Regel jedoch nur dann der Fall, wenn Unstimmigkeiten aufgetreten sind, denen das Finanzamt näher nachgehen möchte.

Die Betriebsprüfungsordnung als Rechtsgrundlage

Wenn dein Betrieb geprüft werden soll, können die zuständigen Mitarbeiter natürlich nicht nach Bauchgefühl vorgehen. Stattdessen müssen sie sich an eine rechtliche Grundlage, die Betriebsprüfungsordnung, halten. Über besagte Betriebsprüfungsordnung werden unter anderem:

• die Aufgaben der Betriebsprüfungsstellen
• die Größenklassen der Unternehmen
• der Umfang der Außenprüfung
• Details zur Anordnung der Betriebsprüfung

festgelegt. Selbstverständlich sind diese Vorgaben bindend. Das bedeutet, dass sich jeder – sowohl die Prüfenden als auch die Geprüften – an sie halten muss.

Betriebsprüfung: Wer kann geprüft werden?

Alles, was du mit Hinblick auf diese Frage wissen musst, wurde in der AO (Abgabenordnung) ab § 193 festgelegt. Hier steht unter anderem, dass das Finanzamt jederzeit dazu berechtigt ist, Betriebsprüfungen bzw. Außenprüfungen in Unternehmen durchzuführen – und zwar unabhängig von deren Größe. Zum Bereich der Unternehmen gehören dementsprechend natürlich auch die Freiberufler.

Sogar steuerpflichtige Privatpersonen können vom Finanzamt einer Betriebsprüfung unterzogen werden. Als Voraussetzung gilt jedoch, dass diese pro Jahr ein Einkommen von mehr als 500.000 Euro aus nicht-selbstständiger Arbeit generieren.

Steuerliche Betriebsprüfung: Aus diesen Gründen wird sie durchgeführt

Eine steuerliche Betriebsprüfung wird vor allem dann durchgeführt, wenn der Verdacht besteht, dass du in einem bestimmten Prüfungszeitraum bzw. Besteuerungszeitraum deinen steuerlichen Pflichten nicht nachgekommen bist. Das Verfahren, dass in einem solchen Fall in die Wege geleitet wird, ist sehr aufwendig. In der Regel besucht dich der prüfende Mitarbeiter in deinen Räumlichkeiten und kontrolliert deine Buchhaltung. Die gute Nachricht ist jedoch, dass du deinen Termin meist mehrere Wochen im Voraus erhältst. So kannst du dich gut auf alles vorbereiten und einen möglichst guten Eindruck hinterlassen.

Betriebsprüfung: Diese Arten gibt es

Wer an eine Betriebsprüfung oder an eine Außenprüfung denkt, denkt oft direkt an seine Buchhaltung und an das korrekte Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen. Aber es gibt noch weitere Betriebsprüfungsarten. Die folgende Tabelle zeigt dir, welche:

Betriebsprüfung: So läuft sie ab

Eine Betriebsprüfung läuft immer nach dem gleichen Schema ab. Und genau hieraus ergibt sich für dich und alle anderen Steuerpflichtigen ein besonderer Vorteil. Denn: Aufgrund der Tatsache, dass die Verantwortlichen hier nach Standards vorgehen, kannst du dich im Vorfeld gut vorbereiten.

Die folgenden Abschnitte helfen dir dabei, die Situation besser einzuschätzen und bieten dir wertvolle Tipps rund um deine Betriebsprüfung für den jeweiligen Prüfungszeitaum.

Die Prüfungsanordnung

Die gute Nachricht zuerst: Der Betriebsprüfer wird dich nicht überraschen. Stattdessen schickt er dir im Vorfeld eine Prüfungsanordnung zu. Als Vorgabe gilt, dass diese dir mindestens zwei Wochen vor der eigentlichen Prüfung zugestellt werden muss. Für Großbetriebe gilt sogar ein zeitlicher Puffer von vier Wochen. Achtung: Sollte es sich um eine Anschlussprüfung handeln, müssen die genannten Pflichten nicht eingehalten werden.

Sollte dir die Prüfungsanordnung nicht rechtzeitig zugestellt worden sein, ist es die Pflicht des Finanzamts, zu beweisen, dass du das Schriftstück rechtzeitig erhalten hast.

Rechte und Pflichten bei der Prüfungsanordnung

Selbstverständlich bist du dazu verpflichtet, eine Prüfungsanordnung ernst zu nehmen. Wurde dir das Schriftstück ordnungsgemäß zugestellt, ist es nun an der Zeit, dich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Genau das ist nämlich dein gutes Recht. Es hat seinen Grund, weshalb die 2- bzw. 4-Wochen Frist eingeführt wurde. Während dieser Zeit kannst du übrigens auch überprüfen, ob die Prüfungsanordnung überhaupt rechtskräftig ist.

Sollte sich die Prüfung deines Betriebes aktuell nicht in deinen Tagesplan integrieren lassen, weil du beispielsweise mitten im Weihnachtsgeschäft bist, kannst du auch um eine Verlegung der Prüfung bitten. Vor allem dann, wenn du deinen Wunsch gut begründen kannst, wird diesem meist stattgegeben.

Prüfungsanordnung: Inhalt und Form

Die Prüfungsanordnung kann dir entweder schriftlich oder auf elektronischem Wege übermittelt werden. Wenn du einen Steuerberater beauftragt hast und dieser bevollmächtigt ist, erhält er die Prüfungsanordnung als erster. Das Dokument stellt in gewisser Weise den Prüfungsbeginn dar.

Aus dem Schreiben rund um die anstehende Außenprüfung kannst du entnehmen, welche Steuerarten und welcher Prüfungszeitraum bzw. Besteuerungszeitraum relevant werden. Zudem erfährst du, welche Finanzbehörde zuständig ist, was die Rechtsgrundlage für die Betriebsprüfung darstellt und wann und wo geprüft werden soll. Zu guter Letzt erfährst du auch noch den Namen des Betriebsprüfers.

Betriebsprüfung: Einspruchsmöglichkeiten

Gegen eine Betriebsprüfung kannst du insofern nicht Einspruch erheben, indem du beschießt, generell nicht geprüft werden zu wollen oder einen anderen Prüfungszeitraum in den Fokus zu rücken. Es besteht – wie oben erwähnt – lediglich oft die Möglichkeit, den anberaumten Termin für die Außenprüfung zu verschieben. Wie du hier vorgehst, stimmst du am besten mit deinem Steuerberater ab. Wichtig ist, dass du dich bezüglich deines Einspruchs schnell bei der entsprechenden Stelle meldest und gut begründen kannst, weshalb es dir nicht (oder nur schwer) möglich ist, die Prüfung zum gewünschten Datum durchführen zu lassen. Häufig wird dir dann ein anderer Prüfungsbeginn vorgeschlagen. Der Prüfungszeitraum bleibt jedoch gleich. Hierbei handelt es sich um die Spanne, die vom jeweiligen Prüfer genau unter die Lupe genommen wird. Auf sie hast du keinen Einfluss. Dass sich der Prüfer für einen bestimmten Prüfungszeitraum entscheidet, kann auch dem Zufall geschuldet sein. Es könnte jedoch auch sein, dass der Finanzbehörde (oder der Rentenversicherung) Unstimmigkeiten im jeweiligen Besteuerungszeitraum aufgefallen sind.

Der Tag der Betriebsprüfung

Er ist da. Der Tag, vor dem sich so viele Steuerpflichtige (oft übrigens grundlos) fürchten. Achte darauf, dass du alles gut vorbereitet hast und ausgeschlafen bist. Klingt selbstverständlich? Das sollte es auch sein. Leider sorgt allein das Wort „Betriebsprüfung“ bzw. „Außenprüfung“ bei vielen Unternehmern für unruhige Nächte. Und genau das kann sich auch auf die Konzentration am „großen Tag“ auswirken. Am besten rufst du dir immer wieder in Erinnerung, dass es sich bei einem Betriebsprüfer auch nur um einen Menschen handelt. Viele Unternehmer sind überrascht davon, dass dann am Ende alles „doch nicht so schlimm“ und es stattdessen leicht war, den jeweiligen Besteuerungszeitraum so transparent wie möglich zu gestalten. Du sicherlich auch.

Rechte und Pflichten am Tag der Betriebsprüfung

Im ersten Schritt ist der Prüfer, der Zugang zu deinen Räumlichkeiten erbittet, dazu verpflichtet, sich auszuweisen. Du darfst ihn also ohne schlechtes Gewissen noch vor dem Prüfungsbeginn vor Ort um seinen Dienstausweis bitten.

Die meisten Prüfer sind sehr verständnisvoll und wissen natürlich, dass sie immer auch mit einem gewissen Maß an Aufregung von Seiten der Steuerpflichtigen empfangen werden. Daher ist es für sie selbstverständlich, zu versuchen, deinen Arbeitsablauf nicht zu stören. Du musst dem Beamten zwar Zutritt zu deinen geschäftlichen, aber nicht zu deinen privaten Räumlichkeiten gewähren. Sollte er letztere – warum auch immer – kontrollieren wollen, muss er dies gezielt anfragen. Dies gilt auch dann, wenn der Prüfer beispielsweise Einsicht in deine privaten Kontoauszüge haben möchte.

Zu guter Letzt bist du im Rahmen einer Betriebsprüfung in jedem Fall zur Mitwirkung verpflichtet. Das bedeutet: Hat der Prüfer eine Frage zu einem bestimmten Sachverhalt oder möchte er Unterlagen einsehen, musst du ihm – solange alles verhältnismäßig ist – weiterhelfen. Ansonsten wäre der Prüfende dazu berechtigt, ein Zwangsgeld zu verhängen.

Es ist wichtig, dass du bei der Betriebsprüfung die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) beachtest und deine Daten auf den geforderten Datenträgern vorhältst. Der Prüfer kann Einsicht in deine elektronischen Aufzeichnungen verlangen und prüfen, ob sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Welche Unterlagen werden bei der Betriebsprüfung benötigt?

Welche Unterlagen bei einer Betriebsprüfung benötigt werden, ist natürlich immer vom Umfang derselben abhängig. Du kannst jedoch davon ausgehen, dass der Prüfer zum Prüfungsbeginn vor allem einen Blick auf die Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und andere Unterlagen, die in steuerlicher Hinsicht von Bedeutung sind, werfen wird. Am besten bereitest du alles vor, damit du die jeweiligen Dokumente rund um deine Besteuerungsgrundlagen bei Bedarf vorweisen kannst.

Betriebsprüfer: Was darf er?

Ein Betriebsprüfer bzw. ein Steuerprüfer darf nicht nach Gutdünken vorgehen, sondern ist natürlich auch an bestimmte Regeln gebunden. Im ersten Schritt muss er sich an den Inhalt der oben genannten Prüfungsanordnung halten. Unter anderem bedeutet dies:

• Er darf nicht ohne Erlaubnis deine privaten Räumlichkeiten betreten oder einen Blick auf deine privaten Kontoauszüge werfen. (Hierfür muss ein gesonderter Antrag gestellt werden.)
• Er darf deinen allgemeinen Geschäftsbetrieb nicht unverhältnismäßig stören.

Um die Informationen zu erhalten, die er braucht, ist er jedoch durchaus dazu berechtigt, mit deinen Mitarbeitern zu sprechen. Das Wort „verhältnismäßig“ spielt in diesem Zusammenhang jedoch eine wichtige Rolle. Es macht durchaus einen Unterschied, ob ein Prüfer während einer Schicht ein bis zwei Fragen stellt oder ob er mit seinen Befragungen deine komplette Produktion lahmlegt.

Unternehmer: Diese Rechte und Pflichten gibt es

Als Unternehmer hast du das Recht, dass die Betriebsprüfung durch das Finanzamt in dem Rahmen, in dem sie angekündigt wurde, durchgeführt wird. Deine privaten Verhältnisse werden insofern geschützt, als dass der Betriebsprüfer einen gesonderten Antrag stellen muss, wenn er deine privaten Kontoauszüge oder deine Wohnverhältnisse sehen möchte. Im ersten Schritt darf der Betriebsprüfer vom Finanzamt nur die Steuerarten unter die Lupe nehmen, die er auch angekündigt hat.

Gleichzeitig bist du jedoch auch verpflichtet, mitzuarbeiten. Anders als es beispielsweise bei einer Steuerfahndung der Fall wäre, darfst du bei einer Betriebsprüfung nicht die Aussage verweigern.

Finanzamt: Zeitpunkt und Methoden für den Erhalt des Dokumenten-Zugangs

Das Finanzamt informiert dich (oder deinen Steuerberater) entweder per Post oder per E-Mail darüber, dass eine Betriebsprüfung bei dir ansteht. Für Großbetriebe gilt, dass zwischen dem besagten Schreiben und der Prüfung mindestens vier Wochen liegen müssen. Kleinere Betriebe haben zwei Wochen Zeit, um sich vorzubereiten.

Verhaltensweisen während einer Prüfung der Lohn- oder Umsatzsteuer-Nachschau

Eine Lohn- oder Umsatzsteuer-Nachschau kann besonders unangenehm werden. Denn: Die Bezeichnung „Nachschau“ deutet hier darauf hin, dass du keine Zeit hast, dich vorzubereiten. Oder anders: Der Steuerprüfer steht unangemeldet vor der Tür. Er ist dazu berechtigt, während deiner Arbeitszeit deine Räumlichkeiten zu betreten und „nach dem Rechten“ zu sehen. In diesem Fall gehst du am besten wie folgt vor:

• Kontaktiere sofort deinen Steuerberater und bitte ihn, an der Prüfung teilzunehmen.
• Bitte den Prüfer (falls nicht schon geschehen) darum, sich auszuweisen.
• Suche alle geforderten Unterlagen heraus.
• Solltest du deine Buchhaltung auf elektronischem Wege abspeichern, musst du dem Prüfer den entsprechenden PC zur Verfügung stellen.
• Bleibe freundlich.

Die Schlussbesprechung

Egal, auf welche Steuerarten du geprüft wurdest: Auf so gut wie jede Betriebsprüfung folgt die sogenannte Schlussbesprechung. Diese beinhaltet die Prüfungsfeststellungen und dient dazu, über etwaige Beanstandungen und Details mit dem Steuerpflichtigen zu sprechen und Sachverhalte zu klären. Als Unternehmer hast du hierauf sogar ein Recht. Du solltest die Schlussbesprechung allein schon deswegen wahrnehmen, weil du in ihrem Zusammenhang noch einmal die Möglichkeit hast, deinem Prüfer deine Sicht der Dinge darzulegen und vielleicht sogar Steuernachzahlungen zu umgehen.

Am besten ist es, wenn nicht nur du selbst, sondern auch dein Steuerberater an der Schlussbesprechung teilnimmt.

Dein Zeitplan ist eng getaktet? Vielleicht betreut dich dein Steuerberater auch aus einer weiter entfernten Stadt? Kein Problem! Viele Prüfer bieten die Möglichkeit, Schlussbesprechungen auch ganz einfach telefonisch durchzuführen.

Wichtig ist, dass die Schlussbesprechung nicht direkt nach der Betriebsprüfung am Prüfungsort stattfindet. Klar: Wenn du von deinem Steuerprüfer erfährst, dass sich deine steuerlichen Grundlagen auf Basis der Betriebsprüfung ändern werden, möchtest du sicherlich gleich alles „sofort und direkt“ klären. Wichtig ist es jedoch, sich Zeit zu lassen. Überlege dir, wie du deine Sicht der Dinge darstellen möchtest und vereinbare am besten einen Termin in frühestens zwei Wochen. Stimme dich auch hier unbedingt mit deinem Steuerberater ab. Letztendlich braucht es für die Schlussbesprechung nicht nur die passenden Argumente, sondern auch ein wenig Verhandlungsgeschick.

Betriebsprüfung: Diese möglichen Folgen gibt es

Sollte der Prüfer Unstimmigkeiten feststellen und im Rahmen der beanstanden, kann es sein, dass du mit Zuzahlungen bzw. Steuernachzahlungen rechnen musst. Sollte die Differenz, die gegebenenfalls nachzahlen musst, nicht genau zu beziffern sein, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du geschätzt wirst.

Derartige Schätzungen fallen oft vergleichsweise hoch aus. Daher sollte es in deinem eigenen Interesse liegen, alle wichtigen Daten zusammenzutragen.

Vor allem dann, wenn du keine oder eine unzureichende Buchführung betrieben hast, verstehen die Prüfer jedoch keinen Spaß. In solchen Fällen drohen Geld- und Freiheitsstrafen. Wie hoch diese ausfallen, ist von der Höhe des Steuerschadens abhängig. In besonders schlimmen Fällen droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Wenn der Schaden hierbei dann umfangreicher als 100.000 Euro war, kann es sein, dass du ins Gefängnis musst. In Fällen von „großem Ausmaß“ (gemeint ist zum Beispiel ein Vermögensschaden von bis zu 50.000 Euro) droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren.

Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Im Rahmen einer Betriebsprüfung wird der Prüfer aller Wahrscheinlichkeit in dein Fahrtenbuch werfen. Dieses sollte natürlich ordnungsgemäß geführt worden sein. Ein Begriff, der in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle spielt, ist der Zusatz „zeitnah“.

Denn: Es gibt durchaus Betriebe, in denen das Fahrtenbuch erst dann nachgeschrieben wird, wenn sich der Prüfer angemeldet hat. Papier Fahrtenbücher werden jedoch jedes Jahr mit einem neuen Deckblatt ausgestattet. Somit sieht der Prüfer genau, wann du das Fahrtenbuch gekauft hast und ob dessen Inhalt realistisch ist.

Alternativ zum Papier Fahrtenbuch kannst du mittlerweile auch die elektronische Variante nutzen.

Auskunftsersuchen schafft Klarheit

Wenn es darum geht, alle Sachverhalte klar nachvollziehen zu können, ist der Prüfer dazu berechtigt, sich mit seinem Auskunftsersuchen an Dritte zu wenden. Wichtig ist jedoch, dass er zunächst dich befragt hat. Das Auskunftsersuchen über Dritte ist vergleichsweise selten.

Ein typisches Beispiel:

Ein Prüfer stellt Ungereimtheiten in Bezug auf deine Umsatzerlöse fest, spricht dich hierauf an und schätzt deinen Gewinn. Parallel dazu bittet dich der Prüfer, Abrechnungen vorzulegen, um sich ein besseres Bild machen zu können. Du weigerst dich, die entsprechenden Informationen zu liefern. Daraufhin droht dir der Prüfer, sich mit einem Auskunftsersuchen an die Abrechnungsstelle zu wenden. Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass es dir nun auch erlaubt wäre, dich gegen das Auskunftsersuchen zu wehren. Am besten sprichst du mit deinem Steuerberater, um herauszufinden, ob besagtes Auskunftsersuchen unverhältnismäßig sein könnte.

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Häufig gestellte Fragen zu Betriebsprüfung

Bei der Betriebsprüfung handelt es sich um einen Themenbereich, der von vielen Missverständnissen geprägt ist. Zahlreiche Steuerpflichtige haben Angst davor, hohe Steuernachzahlungen leisten zu müssen. Mit den folgenden beiden Fragen beschäftigen sich besonders viele Unternehmer.