Auftragsbestätigung Vorlage

Bestandteile eines Musters für die Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung benötigst du immer dann, wenn deine Kunden eines deiner Angebote angenommen haben. So verfügst du über eine schriftliche Absicherung und schützt dich vor möglichen Missverständnissen. Inhalt der Bestätigung sind dabei die vereinbarte Leistung, der damit verbundene Preis und bei Bedarf ein Liefertermin. Weitere Inhalte wie ein Zahlungsziel oder Hinweise auf individuelle Vereinbarungen lassen sich in unserem Muster vorab ergänzen. Umso mehr Details in der Vorlage zur Bestätigung der Aufträge bereits integriert sind, desto weniger Zeit benötigst du zum Ausfüllen des Dokuments. Wir haben unsere Vorlage daher mit relevanten Demodaten gefüllt, damit du diese nur noch austauschen musst.

Für dich als Auftragnehmer stellt die Auftragsbestätigung eine handfeste Willenserklärung dar, die rechtlich abgesichert ist. Die Vorlage für die Auftragsbestätigung, die du nach deinen Wünschen gestalten und in Form eines Geschäftsbriefs erweitern kannst, lohnt sich dabei auch zur Vereinbarung alternativer Inhalte wie zum Beispiel einem Eigentumsvorbehalt. 

An unserer Vorlage für deine Aufträge kannst du ganz einfach Anpassungen vornehmen. Tausche einfach unsere Demodaten wie Auftraggeber, Auftragnehmer, Produkte und Preise aus, wie sie auf deinem Angebot angegeben waren. Auf diese Weise erstellst du mit wenigen Klicks eine neue und individuelle Auftragsbestätigung, die jede Bestellung absichern kann. Nicht nur für einzelne Leistungen, sondern auch für eine langfristige Beauftragung verfügst du somit über den besten Schutz für dich und dein Unternehmen. Vertragliche Missverständnisse bleiben somit ausgeschlossen.

Pflichtangaben und Inhalte einer Auftragsbestätigung

Im Normalfall ist die Auftragsbestätigung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfassen und zu archivieren. Die Frist zur Aufbewahrung beträgt demnach sechs Jahre. Dadurch gewährleistest du eine vollständige, lückenlose und nachvollziehbare Buchhaltung. Eine bestimmte Form sieht der Gesetzgeber für die Auftragsbestätigung nicht vor. Unbedingt enthalten muss sie allerdings

• Anschrift und weitere Kontaktdaten des Auftragnehmers,
• die genaue Bezeichnung und Menge der Ware beziehungsweise den Umfang der zu erbringenden Dienstleistung,
• den vereinbarten Preis (gegebenenfalls unter Berücksichtigung der fälligen Mehrwertsteuer),
• den Termin und weitere Regelungen für die Lieferung oder das Erbringen der Leistung,
• die Zahlungsbedingungen und den Gerichtsstand sowie
• einen eventuellen Eigentumsvorbehalt.

Als zweckmäßig erweist es sich, im Schreiben ausdrücklich für die Erteilung des Auftrages zu danken und die Kunden in ihrem Kauf zu bestätigen. Der eindeutige Hinweis auf die AGB beugt späteren Problemen oder Missverständnissen vor. Wo die Mitteilung von ursprünglich abgesprochenen Details im Vertrag abweicht, bittest du den Kunden zusätzlich um die Bestätigung des Auftrags durch seine Unterschrift.

Welchen Vorteil hat die Verwendung eines Musters für Auftragsbestätigungen?

Mit unserer kostenlosen Vorlage für Auftragsbestätigungen sorgst du für deutliche Vereinfachungen im Businssalltag. Sowohl für Freelancer als auch für kleine und mittlere Unternehmen ermöglicht eine solche Vorlage, Leistungen und Produkte schnellstmöglich zu bestätigen und Angebote abzusichern. Auch typische Übertragungs- und Rechtschreibfehler lassen sich durch einheitliche Muster vermeiden. Solange die nötigen Angaben im Schreiben enthalten sind, wird die Vorlage wirksam und gilt rechtlich. So bist du nicht auf mündliche Absprachen angewiesen, sondern hast als Beweismittel einen wirksamen Geschäftsbrief, der deine Beauftragung absichert.

Probleme mit unklaren Formulierungen oder ungenauen Aussagen bleiben dir durch die Nutzung unserer Vorlage ebenfalls erspart. Dies schützt dich im Streitfall gegenüber deinem Auftraggeber und sorgt für eine reibungslose Abwicklung der Bestellung. Vor allem bei einem großen Auftragsvolumen ist die zusätzliche Absicherung des Auftrags dabei entscheidend, um immer wirtschaftlich zu arbeiten. Genaue Bedingungen zwischen dir und deinen Kunden lassen sich durch die Korrespondenz über die Auftragsbestätigung exakt zwischen den Parteien festlegen, falls es zu Unklarheiten kommen sollte.

Auftragsbestätigung direkt in FastBill schreiben und versenden

Statt mit Vorlagen bei wichtigen Geschäftsbriefen wie der Auftragsbestätigung zu arbeiten, kannst du Rechnungen, Angebote,  Lieferscheine, Mahnungen oder eben Auftragsbestätigungen auch direkt in FastBill erstellen. Im Buchhaltungsprogramm von FastBill findest du ebenfalls Vorlagen für die wichtigen Korrespondenzen. Beim arbeiten mit den Vorlagen in FastBill Weise wird die Auftragsbestätigung für Produkte und Dienstleistungen direkt im System hinterlegt und lässt sich später zu einer Rechnungen oder einem Lieferscheinen umwandeln. Jetzt kostenlos 14 Tage lang testen!

Was ist bei einer vom Angebot abweichenden Auftragsbestätigung zu beachten?

Weicht die Auftragsbestätigung von vorab vereinbarten Details ab, betrachtet sie der Gesetzgeber als neues Angebot. Als Willenserklärung erlangt es in einem solchen Fall erst Gültigkeit, wenn ihm der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Gemäß Handelsgesetzbuch kann Schweigen lediglich im Geschäftsverkehr unter Kaufleuten als „stillschweigende“ Akzeptanz interpretiert werden. Insbesondere einem größeren Auftrag, beispielsweise im Bauwesen, gehen regelmäßig Verhandlungen über das Angebot voraus. Soweit diese nicht in einem von beiden Seiten gezeichneten Vertrag münden, schreibst du die dabei abgesprochenen Bedingungen in deiner Auftragsbestätigung konkret fest.

Welche Vorteile bringt eine Auftragsbestätigung für beide Seiten?

Obwohl kleinere und mittlere Firmen wegen des Aufwands gerne auf eine Auftragsbestätigung verzichten, macht sie meistens Sinn. Nicht selten entstehen bei telefonischen Absprachen zum Umfang des Auftrags Missverständnisse in der Wahrnehmung von Details. Im Nachhinein lassen sich dann Vereinbarungen zu Terminen oder vermeintlich genannte Konditionen schwer nachvollziehen. Außerdem gilt die Auftragsbestätigung als Zeichen des Respekts und der Höflichkeit im Umgang mit Geschäftspartnern. Ebenfalls ist eine Auftragsbestätigung schnell erstellt, wenn man ein Muster oder eine Buchhaltungssoftware wie FastBill verwendet. Sie fasst die gemäß Vertrag zu erbringenden Leistungen für deine Kunden zusammen und bietet auch darüber hinaus zahlreiche Vorteile:

Auftragsbestätigungen beugen Missverständnissen vor, indem sie den Inhalt des Auftrags für den Kunden nachprüfbar und exakt festhalten.

Sie informieren die Kunden auf einen Blick über Bestellmengen, auszuführende Dienstleistungen, Lieferzeiten, Preise sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Bei möglichen Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Missverständnissen dient eine Auftragsbestätigung gegebenenfalls als wichtiges entlastendes Beweismittel. Damit sicherst du dich speziell bei einem mündlich oder am Telefon erteilten Auftrag zusätzlich gegen nachträgliche Forderungen ab.

Nicht zuletzt zeigt eine Bestätigung des Auftrags die Verlässlichkeit des eigenen Unternehmens und drückt die Wertschätzung deiner Kunden aus. Durch eine kluge Formulierung bestärkst du sie in ihrer Kaufentscheidung. Langfristig zahlt sich der Aufwand durch eine gezielte Kundenbindung für dein Unternehmen aus.

Wann schreibe ich eine Auftragsbestätigung?

Versenden solltest du eine Auftragsbestätigung möglichst umgehend nach dem Eingang der Bestellung. Zwingend notwendig für das Zustandekommen eines Vertrages wird sie immer bei freibleibenden beziehungsweise unverbindlichen Angeboten. Ein solches erstellst du beispielsweise, wenn du wegen sich laufend ändernder Kosten über keine gesicherten Grundlagen bezüglich der Preiskalkulation verfügst. Bestellt ein Kunde auf Basis einer solchen Offerte, erfordert ihre Annahme zwingend eine Auftragsbestätigung durch dich. Ebenfalls zu versenden ist sie bei abgeänderten oder zu spät eingegangenen Bestellungen sowie einem Auftrag ohne Angebot. Außerdem macht sie insbesondere bei Erstbestellungen Sinn, um unnötigen Missverständnissen von Anfang an zu begegnen. In allen anderen Fällen besteht – trotz ihrer zahlreichen Vorzüge – keine ausdrückliche rechtliche Verpflichtung, eine Auftragsbestätigung zu schreiben. Weiter oben auf der Seite findest du ein Muster für eine Auftragsbestätigung, sodass du sie in kürzester Zeit erstellen kannst.

Bei FastBill kostenfrei Vorlage für Auftragsbestätigungen herunterladen!

Gerne unterstützen wir dich mit unserer kostenlosen Vorlage für die Auftragsbestätigung dabei, die wichtigsten Details zu Inhalt und Konditionen noch einmal abzusichern. Dazu stellen wir dir per E-Mail eine kostenlose Word Vorlage zur Verfügung, wobei du das Schreiben nach deinen Vorlieben anpassen kannst. Überzeug dich daher jetzt selbst von unserer Vorlage für Auftragsbestätigungen von FastBill. Bei möglichen Fragen zur Nutzung des Musters steht dir unser Team natürlich gerne zur Verfügung, um einen reibungslosen Einsatz für Bereiche wie zum Beispiel Waren und Leistungen zu ermöglichen.