Viele FastBill-Nutzer geben uns regelmäßig Feedback zur Arbeit mit dem Produkt und senden uns Anregungen für weitere nützliche Funktionen und Möglichkeiten. So haben wir schon vor einiger Zeit damit begonnen, zwei wichtige Punkte zu entwickeln, die nun heute veröffentlicht werden können:

1. Aufträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine

In der Akquise und Bearbeitung von Projekten gibt es eine Reihe von Dokumententypen, die, je nach Struktur des eigenen Unternehmens uns des Kundenprojektes, zur ordnungsgemäßen Abwicklung erstellt werden müssen. So wird nach Annahme eines Angebots seitens des Kunden eine Auftragsbestätigung benötigt. Weiterhin ist es oft notwendig Sub-Dienstleister oder Lieferanten mit Zuarbeiten zu beauftragen bzw. Waren zu bestellen. Nicht zuletzt wird beim Versand eigener Waren ein Lieferschein benötigt.

Diese strukturell sehr ähnlichen, jedoch formal zu unterscheidenden, Dokumente können ab sofort mit FastBill erzeugt und versendet werden. Darüber hinaus ist es möglich, jedes bestehende Dokument in einen anderen Dokumententyp umzuwandeln. Z.B. überführen Sie ein gestelltes Angebot bequem in eine Auftragsbestätigung und verwenden diese dann zur Erstellung der Rechnung.

2. Rechnungsanhänge

Häufig ist es notwendig beim Versand von Rechnungen weitere Dokumente wie AGBs oder Stundenlisten beizulegen. Nur so kann ein vollständiges Mailing an den Kunden zusammengestellt werden.

In den Einstellungen Ihres FastBill Kontos im Punkt “Rechnungseinstellungen” können Sie nun allgemeine Dokumente hinterlegen, die jeder erstellten Rechnung angehangen werden sollen. Darüber hinaus gibt es nun auf der Detailseite einer fertigen Rechnung einen neuen Bereich “Anhänge”. Dort verwalten Sie Anlagen für die konkrete Rechnung. Neben allgemeinen Dokumenten können dort auch individuelle Dateien hochgeladen werden.

Mit den neuen Funktionen gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag noch effizienter und müssen sich weniger um Formalitäten kümmern. Wir werden auch weiterhin diese und weitere Funktionen ergänzen und optimieren und freuen uns wie immer über Feedback zu FastBill!

Um auch außerhalb des Webs das Thema “Software as a Service” bekannter zu machen und in den Mittelpunkt von Diskussionen zu stellen, war das Fastbill-Team gestern Abend auf dem Webmontag in Frankfurt. Im Rahmen des Ignite-Specials wurden dort insgesamt 13 Präsentationen je 5 Minuten zu verschiebenen Themen aus den Bereichen IT, Unternehmen und Kommunikation gehalten.

Geschäftsführer René Maudrich hielt dabei vor 120 Teilnehmern einen Vortrag über “web based business tools for freelancers and small businesses”. Das Thema war nicht nur sehr lehrreich, sondern sorgte im Nachhinein auch für Interesse am Umfeld von FastBill und dem Starterpaket für Gründer.

Die Präsentation steht als PDF zum Download zur Verfügung:
Download-Link

Kürzlich aus Irland zurückgekeht, stösst nun Florian Krämer-Eis als neues Teamitglied zu FastBill. Als Kernkompetenzen bringt Flo weitreichende Fähigkeiten in der webbasierten Softwareentwicklung und der Architektur von Datenstrukturen und Prozessen mit. Darüber hinaus kennt er sich bestens mit Javascript-Frameworks und der Umsetzung von ansprechenden Benutzeroberflächen aus.

Da wir hier bei FastBill fast täglich neue Ideen entwickeln und auch viele Vorschläge von unseren Kunden erhalten, wird es immer wichtiger die Produktentwicklung flexibel zu halten und schnell auf Anfragen reagieren zu können. Dabei sollen kleine Aufgaben mit hoher Priorität auch nicht die Umsetzung umfangreicher Konzepte verlangsamen, die zu neuen großartigen Produkterweiterungen führen.

Kurzum – wir freuen uns, mit Florian noch mehr Drive und Kreativität in die Produktentwicklung bringen zu können. Auf eine Gute Zusammenarbeit!

Viele Existenzgründer und Selbständige kennen das: Man möchte sich konzentriert dem eigentlichen Tagesgeschäft widmen, mit dem ja auch das Geld verdient wird. Dazu kommt aber notwendiger, jedoch oft lästiger Papierkram, der Zeit und Aufmerksamkeit kostet. Lösungen für diese Problematik sind: Profis einbeziehen oder für die wichtigen Aufgaben gut geeignete Tools nutzen.

Hier hatten wir von FastBill die Idee, mit ausgewählten SaaS (Software as a Service) Anbietern zum Gründerjahr 2010 ein Paket für Existenzgründer zu schnüren. Durch die fachliche Spezialisierung der verschiedenen Angebote, ist ein großer Teil der Grundlagen der betriebswirtschaftlichen und administrativen Prozesse gelegt. Selbstverständlich kommen die wichtigen Vorteile von SaaS-Tools, wie kurze Einarbeitungszeit, schnelle und unkomplizierte Nutzung, hohe Verfügbarkeit und ein persönlicher Kundensupport, direkt zum Tragen.

In dem Existenzgründerpaket 2010 finden sich nun folgende Softwareprodukte, aus denen jeder Gründer individuell nach Bedarf und Interesse auswählen kann:

• Für die Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Zeiterfassung ist FastBill.com konzipiert.
• Eine anschließende steuerliche Verarbeitung und Erstellung von Steuererklärungen bietet steuerberaten.de.
• Eine professionelle Internetseite für das Unternehmen ist schnell und preiswert über gruenderhomepage.de erstellt..
• sipgate team bietet eine webbasierte, leicht skalierbare Telefonanlage für Startups – Die Komplettlösung für Telefonie, Fax, SMS und Voicemail
• Kollaborative Arbeit sowie die Daten und Struktur von Projekten lassen sich mit teamspace.de organisieren.
• Mit communote.com wird die interne Kommunikation im Unternehmenzu Themen und Projekten in Form von Kurznachrichten mit Microblogging realisiert.

Geringe Monatsgebühren für die Einstiegspakete sind ein günstiger Weg für Gründer und Jungunternehmer den Papierkram in den Griff zu bekommen.

Eine Übersicht zum Starterpaket mit allen 6 Angeboten kann unter www.fastbill.com/starterpaket2010 gefunden werden.

Da diese Auswahl von Services nur einige Bereiche des Arbeitsalltages betreffen, würden wir uns über Hinweise und Empfehlungen für weitere praktische Online Tools freuen. Auch Erfahrungsberichte sind immer willkommen, gerne auch als Beiträge, auf die wir verweisen können.

Ihr FastBill Team

Rechnungs-Formalitäten, die bares Geld Wert sind

Für viele ein leidiges Thema: Wer freiberuflich arbeitet oder ein eigenes Unternehmen aufbaut, muss sich auf einmal mit Aufgaben beschäftigen, die fern der eigentlichen Berufung liegen. Neben dem Kerngeschäft gehören fortan zahlreiche Verwaltungstätigkeiten zum Arbeitsalltag, mit denen man sich früher nie befassen musste. Insbesondere das gesamte Abrechnungsprozedere erfordert Zeit und Nerven. Das fängt schon beim Schreiben von Rechnungen an. Damit diese steuerlich korrekt und vom Finanzamt akzeptiert sind, müssen Rechnungen wichtige, gesetzlich vorgegebene Bestandteile enthalten. Muss der Kunde fehlerhafte Rechnungen reklamieren, geht wertvolle Zeit verloren, in der kein Geld fließt. Worauf es ankommt, zeigt die folgende Checkliste:

Pflichtangaben:

1. Steuernummer (gibt’s beim Finanzamt, genauso wie Infos zu Ausnahmeregelungen)
2. Leistungsentgelt
3. Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Rechnungsdatum
6. Umfang und Art der Leistung
7. Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), z.B. 1.3.2010 oder März 2010
8. Name und Anschrift von Leistungserbringer (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
9. Elektronische Signatur bei Versand per E-Mail

„Es empfiehlt sich außerdem, einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen einzufügen“, so René Maudrich, Geschäftsführer des Unternehmens FastBill, das Web-Lösungen für papierlose Offices entwickelt. „Fehlt ein entsprechender Vermerk, kann sich der Kunde mit der Bezahlung automatisch 30 Tage Zeit lassen. Gerade in Anfangszeiten oder wenn es mal nicht so gut läuft, sind späte Zahlungseingänge gefährlich für die Liquidität eines Unternehmers.“ Um Engpässe zu vermeiden, rät Maudrich, am besten Rechnungen direkt nach Abschluss eines Projektes zu stellen.